Wartung richtig abgrenzen mit Pro Rata Funktionen

Für alle Unternehmen die irgendeine Art von Wartung abrechnen (z.B. in der Software & IT-Branche), ist besonders die Abrechnung von Wartungsgebühren eine regelmäßige Herausforderung. Für Firmen die Wartungen nicht nur verkaufen, sondern bei anderen Softwareherstellern einkaufen trifft das doppelt zu.
Die Vertragsverwaltung von MARIProject für SAP Business One hält für das Management von Wartungsabrechnungen mit dem Pro Rata Modul einige exklusive Funktionen bereit.

So können solche Abrechnungspositionen in Abhängigkeit von Artikelpositionen erzeugt und zur Abrechnung jährliche, halbjährliche und quartalsweise eingestellt werden.

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Mit der neusten Version von MARIProject 5.2 kommen damit einige wichtige Erweiterungen zum Thema Wartungsabrechnung hinzu.

Justierung des Wartungszeitraums in den Jahresrhythmus:

Wird ein Wartungsvertrag mit zum Beispiel jährlicher Wartung im Oktober eines Jahres abgeschlossen, so soll der Kunde eine Rechnung über drei Monate(Oktober-Dezember) und anschließend Jahresrechnungen beginnend mit dem Januar erhalten.

Verteilung der Erlöse auf einzelne Monate:

Die Erlöse einer Jahreswartungsrechnung sollen anteilig in jedem Buchungsmonat gebucht werden.

Wartungspositionen auf der Einkaufsseite:

Es können nun auch Wartungspositionen über Einkaufsvorgänge eingekauft werden.

Abgrenzung der Wartungskosten:

Erstellt man Wartungspositionen , so kann man mit der Bestellung eine Abgrenzung der Kosten auf den Zeitraum verteilt vornehmen. Die abgegrenzten Kosten löst MariProject ann durch die Eingangsrechnungen auf und verteilt sie wieder auf den Zeitraum.

Pro Rata-Regel:

Zur Definition der Verteilungsbuchungen werden Pro Rata-Regeln eingeführt, die man an der jeweiligen Wartungsposition auswählen kann. Die Regel definiert verschiedene Vorgehensweisen bei der Verbuchung der Abgrenzung und definiert die gewünschten Sachkonten.

Abgrenzung bereits bei der Bestellung von Wartung

Bereits bei Bestellung der Wartung kann man die dafür anfallenden zukünftigen Kosten als Rückstellung in der Finanzbuchhaltung einstellen. Diese werden dann durch die Eingangsrechnung aufgelöst.

Sicherheit durch Simulator

Um sicher zu gehen, dass die über die Pro Rata kreierten automatischen Buchungen sich auch wie gewünscht auswirken, kann man dies nötigenfalls über eine Simulation überprüfen.

Fazit

Wie in vielen anderen Bereichen, beweist MARIProject wieder einmal, wie nah die Anwendungen an den sehr speziellen Bedürfnissen der adressierten Branchen dran ist. Mit den ausgebauten Funktionen rund um das Management von Wartungen, kann überdies MariProject gleich mehreren Beteiligten in diesem Business das Leben wesentlich erleichtern: Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung und allemal den beauftragten Steuerberatern!