Oft sind es die neuen Zusätze der AGBs oder Änderungen und Ergänzungen förmlicher Klauseln die wir gerne achtlos überscrollen oder in den Papierkorb wandern. Die neuen Buchführungsrichtlinien sollten Unternehmen aber berücksichtigen. Auch ERP-Software, wie SAP Business One, sollten Unternehmen daraufhin kontrollieren.
Das Bundesfinanzministerium hat für dieses Jahr die neuen “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) veröffentlicht.
In den Buchführungsrichtlinien ist festgehalten, wie man im IT-Buchführung und sonstige steuerrelevante Aufzeichnungen im Unternehmen führen muss. Das verstärkt dadurch die Anforderungen an die Buchhaltung und konkretisiert sie darüber hinaus. Laut Trovarit, ein Eingriff in die kaufmännischen Prozesse jedes Unternehmens. Davon sind z.B die Unveränderlichkeit von Buchungen und Aufzeichnungen oder die Aufbewahrung von elektronischen Belegen und EDV-Daten betroffen.
Ziele der Buchführungsrichtlinien
Diese Anforderungen der Buchführungsrichtlinien dienen vor allem der Nachvollziehbarkeit. Dabei gehört beispielsweise, dass man eine Buchung nicht in einer Weise ändern darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Außerdem sollen alle Informationen die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr ohne danach ersichtlichen Eingriff bearbeitet werden können.
Umsetzung der Buchführungsrichtlinien im ERP Software
Für diese Anforderungen müssen ERP-Systeme, wie SAP Business One, mit einer entsprechenden Protokollfunktion ausgestattet sein. Durch diese können Änderungen an erfassten Belegen, Stammdaten oder Programmen nachvollzogen werden. Zudem erfordern die neuen Grundsätze mindestens einen Mitarbeiter, der alle wirtschaftlichen Prozesse nachvollziehbar darstellen kann. Ein Buchführungssystem muss man deshalb auch entsprechend führen.