Wenn Sie schon mal ein ERP-Projekt durchgeführt haben, oder auch nur eins planen, haben Sie bestimmt vom Key-User*in und Projektleiter*in gehört. Ebenfalls wissen Sie wahrscheinlich, dass ein ERP-Projekt manchmal einer Großbaustelle gleichen kann – spätestens wenn keiner mehr weiß, was der andere tut und alles immer teurer wird. Deshalb ist es wichtig, dass die Aufgaben von Key-User*in und der Projektleitung klar definiert sind. Dies gilt besonders, da sich diese an einigen Stellen überschneiden.
Wie beispielsweise Kommunikation, eigentlich besonders in der Kommunikation. Denn die ist das A und O für ein gelungenes Projekt-Management:
Projektleitung: Alles im Blick und trotzdem ein Auge fürs Detail
Während der*die Projektleiter*in stets die ERP-Einführung als Ganzes betreut und im Blick behält, sind Key-User immer nur für eine Abteilung verantwortlich. Das bedeutet, dass es wiederum mehrere Key-User geben kann. Bei kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe nur eine Person. Der*die Key-User*in ist dabei Anlauf- und Informationsstelle für seine Kolleg*innen und stammt daher selbst oft aus dem Unternehmen. Die Projektleiter*innen werden auch extern besetzt und kommuniziert daher formeller, z.B. über Rundmails. Das bedeutet jedoch nicht, dass die*der Projektleiter*in frei davon ist, mit Beteiligten zu interagieren. Beide, Projektleiter und Key-User sollten sich in Empathie üben, da der Projekt-Erfolg davon abhängig ist, ob am Ende alle mitziehen.
Wer wem was zu sagen hat
Da die Projektleitung aber die ist, die Entscheidungen trifft und Ansagen macht, sollte diese auf jeden Fall gewisse Management Qualitäten mitbringen, aber auch gut mit den Key-Usern interagieren können, da diese oft intern den besseren Durch- und Einblick haben. Dabei hat der*die Projektleiter*in auch die Aufgabe, den oder die Key-User*in zu unterstützen – und: hier arbeitet man im Team! Daher sollten sich Key-User und Projektleiter*in schon vor Projektbeginn zusammensetzen. Dann kann bestimmt werden auf welchem Wege, wann und wo während des Projekts kommuniziert wird. Außerdem können Aufgaben verteilt und besprochen werden, wie sich diese mit dem Tagesgeschäft der Key-User vereinbaren lassen. Der*die Projektleiter*in hat dann auch die Aufgabe sich mit der Geschäftsführung abzusprechen, dass hier keine Überbelastung der Key-User stattfindet. Dazu sollte es nicht kommen, denn die Arbeit der Key-User ist auch insofern wichtig für das Projekt, da diese die Aufgabe haben, alle Mitarbeiter*innen on Board zu holen und dort auch zu halten. Der*die Projektleiter*in wiederum hat den stärkeren (autoritären) Kontakt zur Geschäftsführung, die diese auch einsetzten sollte, wenn es z.B. zu Überlastungen kommt.
Wenn Sie sich dafür interessieren, wie Sie die Mitarbeiter*innen gut ins ERP-Projekt-Boot holen können, dann lesen Sie hier weiter.
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