Wie man Projektziele definiert

Ein Ziel zu formulieren ist eine Sache, ein Ziel zu erreichen eine andere. Dieser Schwierigkeit sind besonders Unternehmen, die in Projekten denken und arbeiten, immer wieder ausgesetzt. Um aus einer Projekt-Utopie echte Projektziele zu definieren, braucht es schon mehr als klare Worte. Denn häufig wird nur das Ergebnis nach der Ziellinie fokussiert nicht aber der Weg dorthin. Die vielen kleinen Meilensteine sind aber häufig relevant, um am Ende prüfbar zu machen: Haben wir unser Ziel erreicht?

Alle Augen auf die Projektziele

Natürlich ist es wichtig, den Fokus auf das Ziel zu richten. Jedoch sollte man nicht blindlings darauf zustolpern. Jeder Schritt muss die Frage geprüft werden: Bringt uns das näher zum Ziel? Gerade in Projekten, an denen mehrere Menschen beteiligt sind, nehmen alle im Projektteam diese Kontrollfunktion ein. Dadurch können alle Mitarbeiter überprüfen, ob sie in die gleiche Richtung ziehen. Ohne einen einheitlichen Fokus fällt die Definition der Ziele oder des Ziels wahrscheinlich doch verschieden aus und die Prioritäten werden unterschiedlich gesetzt.

Dazu kommt, dass auch verschiedene Fragen beantwortet werden müssen, die sich abseits des Ziels stellen, aber trotzdem relevant für dessen Erreichen ist. Was ist, wenn das Projekt in einer Krisensituation steckt? Wie könnte diese aussehen? Und wie kann das Ziel dennoch erreicht werden?

S.M.A.R.T. – e Projektziele

Diese Fragen können nur beantwortet werden, wenn man das Ziel klar vor Augen hat. Dazu braucht es zu Beginn erst mal jemand, der das Projektziel definiert. Das ist meist der Auftraggeber des Projekts. Im Falle eines ERP-Projekts lautet dieses häufig erst mal: Einführung eines neuen Systems. Allerdings ist dieses Ziel auch meist mit dem Gedanken verbunden, dass sich etwas im Unternehmen verändern soll. Wie z.B. mehr Effizienz, ein besseres Controlling oder automatisierte Abläufe. In die Definition dieser Ziele müssen dann beispielsweise schon die bestehenden Prozesse miteinbezogen und überlegt werden, ob diese Zielsetzungen umsetzbar und messbar sind. Das ist die erste große Aufgabe des Projektteams – und spiegelt sich in ERP-Projekten häufig in der Prozessanalyse wider. Zwar heißt es zwar, dass die Ziele erst beim Projekt-Kick-Off definiert werden sollen, jedoch ist dies meist ein wenig spät. Am besten eignet sich zur Ausformulierung der Ziele die Vorprojektphase, da Zieldefinitionen auch über die Systemauswahl entscheiden können.

Hilfreich ist an dieser Stelle häufig die Anwendung des S.M.A.R.T.- Akronyms, dass zeigt, ob Ziele klar formuliert und messbar sind. S.M.A.R.T. steht dabei für

Spezifisch
Messbar
Akzeptiert
Realistisch
Terminiert

Geht es um das Beispiel eines ERP-Projekts und als Ziel soll die Einführung eines neuen Systems stehen, könnte diese in etwa so aussehen: Im neuen System ist die Zeitspanne vom Erhalten einer Bestellung bis zum Versand um 40% reduziert.

Sonderfall: Agile Projekte

Statt ein Projektziel im klassischen Sinne definiert man bei agilen Projekten “Produktversionen”. Deren Fokus liegt auf dem Nutzen des Produkts – also das Endergebnis des Projekts – für den Anwender. Diese Herangehensweise macht manchmal auch bei klassischen Projekten Sinn, da aus einer Produktversion gut Projektziele abgeleitet werden können.