Zahlungsavis in SAP Business One

Im Geschäftsleben ist es wichtig, Zahlungen schnell und effizient abzuwickeln. Dabei spielt das Zahlungsavis eine wichtige Rolle. Doch was genau ist ein Zahlungsavis und warum ist es so wichtig? In diesem Artikel wird alles Wissenswerte über diese Dokumente erzählt.

Was ist ein Zahlungsavis?

Ein Zahlungsavis ist ein Dokument, das den Zahlungseingang bestätigt. Es dient als Zahlungsnachweis und wird häufig vom Zahlungsempfänger ausgestellt. Der Zahlungsavis enthält in der Regel den Zahlungsbetrag, das Datum der Zahlung und den Namen des Zahlungspflichtigen.

Wofür wird ein Zahlungsavis verwendet?

Ein Zahlungsavis wird verwendet, um zu bestätigen, dass eine Zahlung eintrifft oder nicht eintrifft. Dabei kann es sich sowohl um eine einmalige Zahlung als auch um regelmäßig wiederkehrende Zahlungen handeln. Auch zur Begleichung einer offenen Forderung oder als Nachweis für die Buchhaltung kann ein Zahlungsavis verwendet werden.

Welche Arten von Zahlungsavisen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Zahlungsavisen:

Bankbestätigung:
Eine Bankbestätigung ist ein Dokument, das von der Bank des Zahlenden ausgestellt wird. Sie bestätigt, dass die Zahlung erfolgreich auf dem Konto des Zahlungsempfängers eingegangen ist.
Quittung: Eine Quittung ist ein Dokument, das vom Zahlungsempfänger ausgestellt wird. Sie bestätigt den erfolgreichen Eingang der Zahlung und dient als Nachweis für den Zahler.
Zahlungsbestätigung: Eine Zahlungsbestätigung ist ähnlich wie eine Quittung, wird aber vom Zahler ausgestellt. Sie dient als Nachweis für den Zahlungsempfänger.

Warum sind Zahlungsavisen wichtig?

Eine solche Zahlungsmitteilung ist notwendig, weil es beweist, dass eine Zahlung durchgeführt wurde. Er gibt dem Zahlungsempfänger die Gewissheit, dass die Zahlung eingegangen ist, und ermöglicht es ihm, genaue Aufzeichnungen zu führen. Ein Zahlungsavis kann dem Zahlungspflichtigen als Nachweis für eine beglichene Forderung dienen.

Vorteile

Sicherheit:
Ein Zahlungsavis bietet dem Zahlungsempfänger Sicherheit, da es belegt, dass eine Zahlung erfolgt ist.
Nachvollziehbarkeit:
Ein Zahlungsavis ermöglicht, Zahlungen nachzuverfolgen und buchhalterisch zu erfassen.
Kosteneffizienz:
Durch die Verwendung von Zahlungsavisen können Fehler und Unstimmigkeiten vermieden werden, was Zeit und Kosten spart.

Wie erstellt man ein Zahlungsavis?

Eine Zahlungsmitteilung kann einfach erstellt werden, indem die relevanten Informationen auf einem Dokument festgehalten werden. Dazu gehören der Zahlungsbetrag, das Zahlungsdatum und der Name des Zahlungspflichtigen. Es empfiehlt sich, das Dokument mit einem eindeutigen Verwendungszweck zu versehen, damit es später leichter zugeordnet werden kann. Eine Unterschrift des Zahlungsempfängers oder eine Bestätigung der Bank kann die Glaubwürdigkeit des Dokuments erhöhen.

Wenn mir ein Kunde ein Zahlungsavis schickt, was muss ich tun?

Sie sind zu nichts verpflichtet. Die Zahlungsmitteilung enthält nur Informationen. Warten Sie einige Tage, bis die Zahlung auf Ihrem Konto verbucht ist, und vergleichen Sie dann die Zahlung mit der Rechnung, wie es in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Muss ich meinen Lieferanten, wenn ich ihre Rechnungen bezahle, ein Zahlungsavis schicken?

Nein. Es handelt sich vielmehr um eine Gefälligkeit, z. B. wenn der geschuldete Betrag sehr hoch ist, die Zahlungsfristen ungewöhnlich lang sind oder es sich um eine internationale Überweisung handelt. Daher wird ein Zahlungsvorschlag weder unmittelbar gefordert, noch verlangt.

Was ist beim Umgang mit Zahlungsavisen zu beachten?

Als Nachweis für eine erfolgte Zahlung ist es wichtig, dass die Zahlungsmitteilungen sicher aufbewahrt werden. Es wird empfohlen, sie elektronisch aufzubewahren oder sie in Papierform zu archivieren. Es ist auch ratsam, sie mit ihrem Verwendungszweck zu versehen, damit sie in Zukunft leichter zugeordnet werden können.

Zahlungsavis in SAP Business One

Im Standard von SAP Business One ist keine explizite Funktion zur Erzeugung von Zahlungsavisen vorgesehen. Mit dem Add-on Versino Financial Suite jedoch, lässt schnell uns unkompliziert eine Zahlungsmitteilung erstellen. Direkt nach einem Zahllauf können die Zahlungsmitteilung mit allen notwendigen Informationen direkt in aus SAP Business One generiert und versendet werden.