Zeit aufzuräumen – Jetzt ERP Software optimieren (Teil2)
5 Apr

Zeit aufzuräumen – Jetzt ERP Software optimieren (Teil2)

Man muss schon lange suchen, um dieser Corona-Krise etwas Positives abzugewinnen. Wenn es da etwas gibt, dann das plötzlich Freiräume entstehen, um Projekte anzugehen, die man schon lange vor sich hergeschoben hat. Eines dieser Projekte ist, das eigene ERP System zu optimieren. Im zweiten Teil dieser Reihe widmen wir uns den ungenutzten Funktionen am Beispiel von SAP Business One Aktivitäten.

Die meisten ERP Funktionen liegen brach

Die Erfahrung sagt, dass Unternehmen im Durchschnitt die Funktionen ihrer ERP – Software gerade mal zu 30 % nutzen. Nun ist es zu einem schon so, dass ERP Systeme oft eine sehr breite Palette an Funktionalitäten anbieten. Und manche dieser Features und Module sind tatsächlich für Bereiche, die schlicht in ein oder anderem Unternehmen nicht vorkommen. Gleichzeitig gibt es aber Bereiche, die man ursprünglich vorhatte einzuführen. Im “Getümmel” des Einführungsprojektes gingen die unter, wurden auf später verschoben und schließlich vergessen. Auch kamen Prozesse oder ganze neue Geschäftsfelder lange nach der ERP-Einführung hinzu und wurden nicht integriert. Last but not least ist auch die Software gewachsen und hat über Updates neue Funktionen erhalten.

Am Beispiel von SAP Business One

Nehmen wir als Beispiel, SAP Business One um Anhand der dort vorhandenen Standardfunktionen durchzuexerzieren, wo mögliche Potenziale für eine Optimierung liegen. Dabei hangeln wir uns zunächst am Order 2 Cash Prozess entlang. Das ist nur ein kleiner Ausschnitt, aber einer der nun einmal wesentlich in fast jedem Unternehmen ist.

Das Aktivitätenmanagement

Es ist jetzt für Unternehmen sehr wichtig die Übersicht zu behalten, wer im Unternehmen was tut. Ja, ganz sicher gibt es viele Ansätze und viel Software die Vorgänge dokumentieren und verfolgen. Und viele Unternehmen setzen auf moderne (teilweise gehypte) Tools, die völlig autark neben der integrierten Businesssoftware laufen. Und ja, vielleicht gibt es da auch Werkzeug die einfach “schöner” oder “sexyer” sind als die nüchterne Oberfläche als die einer SAP ERP. Hinter dem unauffälligen Fensterchen einer Aktivität, steht allerdings ein mächtiges Werkzeug Vorgänge zu dokumentieren und zu steuern.

Aktivität-SAP-Business-One

Egal welche Interaktion mit einem Geschäftspartner kann mit einer Aktivität dokumentiert werden. Ob das nun interne Vorgänge sind, Telefonate, Tasks oder Besprechungen, alles wird strukturiert abgelegt. Der entscheidende Vorteil, dies innerhalb der ERP-Anwendung zu erledigen ist die Integration und Interaktion mit den Geschäftsvorfällen und Dokumenten des Systems.

Aktivität - Verknüpfte Belege

Auch in Addons mit Aktivitäten arbeiten

Über Folgeaktivitäten lassen sich komplette Arbeitsabläufe nachvollziehen. Mit den Customizing-Tools von SAP Business One kann man so mit wenig Aufwand eine Workflowsteuerung etablieren. Das geht so weit, dass man aus Anwendungen außerhalb der ERP-Software solche Aktivitäten anlegen kann, um deren Weiterverarbeitung anzustoßen. Überdies haben die meisten Addon Hersteller die Aktivitäten tief in ihren Prozessen integriert. So kann man Projekte in MariProject mit Aktivitäten verbinden. Bei CKS-DMS lassen sich Dokumente mit Aktivitäten steuern. Boyums CRM for Outlook lässt die Anlage von Aktivitäten direkt aus Outlook zu.

Dokument zur Aktivität archivieren
Aktivität mit MariProject verknüpfen

Einmal im System erfasst können Aktivitäten einzelnen oder mehreren Mitarbeitern zu Bearbeitung übergeben werden. Übersichten über die eigenen oder/und die Aktivitäten der Mitarbeiter sorgen dafür, dass der Überblick über den Workload erhalten bleibt. Aufgaben kann man sich dabei zu Wiedervorlage anlegen.

Aktivitäten an “Außenwelt” senden und empfangen

Aktivitäten können auf verschiedenen Wegen mit der Umgebung ausgetauscht werden. So lassen sich die Aufgaben und Informationen an die Mobil App von SAP Business One weitergeben und Aktualisierung empfangen. Über die Integration von E-Mail-Systemen können E-Mails als Aktivität samt Anhang angelegt werden.
Der Fantasie von Integrationsszenarien mit SAP Business One die Aktivitäten als Organisations- und Steuerungswerkzeug nutzen sind fast keine Grenzen gesetzt, setz man die Integrationsplattform von SAP Business One ein. Hier können beliebige Trigger dafür sorgen, dass Aktivitäten Aktionen in anderen Applikationen veranlassen oder veranlasst werden.

Die Voraussetzungen

Wie bei allem in einer ERP-Software kommt es auch beim Aktivitätenmanagement darauf an, klare standardisierte Strukturen zu schaffen. Dabei kann man folgenden Fragen nachgehen:

  • Welche verschiedene Typen von Aktivitäten gibt es im Unternehmen
  • Welche Themen können diese Typen behandeln
  • Wer kann Aktivitäten anlegen
  • Für wen kann man Aktivitäten anlegen
  • Welche Aktivitäten und Folgeaktivitäten sollen innerhalb eines Arbeitsablaufs angelegt werden
  • Welche Auswertungen sollen aus den Aktivitäten erstellt werden
  • Wer soll wie über die Anlage oder Änderung eine Aktivität informiert
  • Welche Aktivitäten sollen automatisch angelegt werden
  • Mit welche Anwendungen und Apps sollen Aktivitäten ausgetauscht werden.

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