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Eine E-Rechnung ist schnell erzeugt. SAP Business One bringt die XRechnung im Standard mit, und wer mit cks.eINVOICE oder dem Coresuite Designer arbeitet, kommt ebenfalls ohne große Umwege zur fertigen Datei. Ein Klick, ein Dokument, erledigt. Soweit die ideale Welt. In der Praxis scheitert die E-Rechnung selten am Erzeugen, sondern am Inhalt. Die Prüfung fragt nach einer Käuferreferenz, die nie gepflegt wurde. Sie fragt nach einem Ansprechpartner mit Telefonnummer oder nach Ihrer eigenen IBAN. Und sie fragt meistens erst dann, wenn die Rechnung schon unterwegs ist. Der neue E-Rechnungs-Check der Versino Financial Suite prüft die E-Rechnung bevor sie das Haus verlässt.

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Warum der Fehler erst beim Kunden auffällt

Solange Rechnungen als PDF verschickt wurden, hat ein leeres Feld niemanden gestört. Ein Mensch liest über eine fehlende Zeile hinweg. Eine Maschine tut das nicht. Die europäische Norm für E-Rechnungen (EN 16931) und die deutsche XRechnung prüfen jede Pflichtangabe nach festen Regeln. Fehlt eine, schlägt die Validierung fehl.

Der Zeitpunkt, ab dem das zählt, steht fest. Liegt Ihr Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Jahr 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegt er darunter, gilt der 1. Januar 2028. Ab Ihrem Stichtag wird jede Lücke in den Stammdaten zu einer Rechnung, die die Prüfung nicht besteht.

Was der E-RechnungsCheck macht

Der E-RechnungsCheck ist ein neues Modul der Versino Financial Suite. Er prüft einen Ausgangsbeleg, bevor daraus eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung wird. Das kann eine Rechnung sein, eine Gutschrift, eine Anzahlungsrechnung oder ein Entwurf. Sie wählen die Belegart, geben die Belegnummer ein und starten die Prüfung mit F5. Lassen Sie die Nummer leer, nimmt das Modul den letzten Beleg dieser Belegart.

Das Ergebnis ist eine von drei Aussagen: versandbereit, versandbereit mit Warnungen oder NICHT versandbereit. Darunter steht, was nachzutragen ist. Und zwar Feld für Feld, mit dem aktuellen Wert und mit der Stelle in SAP, an der Sie ihn korrigieren.

Jeder Befund trägt eine Ampel:

• KRITISCH: Die Validierung schlägt fehl, eine Pflichtangabe fehlt.
• WARNUNG: Das sollte korrigiert werden.
• HINWEIS: Prüfen, ob das Format-Mapping den Fall richtig abbildet. Gemeint ist die Übersetzung der SAP-Felder in die XML-Datei.
• OK: Nichts zu tun.

Das Modul arbeitet nur lesend. Es ändert nichts in SAP.

Ein Beispiel aus dem Demo-Mandanten

Der Screenshot zeigt eine Rechnung aus einem Demo-Mandanten an die Enterprise GmbH über 498,61 Euro brutto. Das Ergebnis lautet: NICHT versandbereit, drei kritische Befunde, zwei Warnungen. Nachzutragen sind die Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID, der Kontakt (hier der Dokumentinhaber), die eigene IBAN für die Überweisung, Angaben in den Firmendaten und die E-Mail-Adresse des Kunden für den Rechnungsempfang. Die Prüfung hat 0,8 Sekunden gedauert.

Der erste Punkt verdient einen zweiten Blick. Die Käuferreferenz ist für die XRechnung Pflicht, umsatzsteuerlich aber unbeachtlich. Bei Behörden gehört dort die Leitweg-ID hinein. Im B2B-Geschäft genügt ein schlichter Bindestrich. Ein Feld, das den Fiskus nicht interessiert und trotzdem jede Rechnung aufhält: Genau so etwas erfährt man ungern erst vom Kunden.

Vier Raster statt einer Fehlermeldung

Das Ergebnis verteilt sich auf vier Raster:

1. Receipt: versandbereit ja oder nein, und was nachzutragen ist.
2. Checkliste Beleg: Referenz, Verkäufer, Käufer, Zahlung, Steuer und Versand.
3. Steuer je Satz: die Steueraufschlüsselung je Steuersatz, gebuchte Umsatzsteuer gegen rechnerische.
4. Positionen: jede Belegzeile mit ihrem Befund.

Einige Prüfungen gehen tiefer, als man es von einer Checkliste erwartet. Die Leitweg-ID prüft das Modul nicht nur auf Vorhandensein, sondern auch auf Aufbau und Prüfziffer. Dasselbe gilt für die IBANs. Die Summenkette von Netto über Rabatt, Fracht und Anzahlung bis zum Brutto muss aufgehen. In den Positionstexten sucht das Modul nach unsichtbaren Steuerzeichen, die in XML nicht erlaubt sind. Auf Papier fallen sie niemandem auf.

Auch Sonderfälle bekommen einen eigenen Hinweis. Bei einer Anzahlungsrechnung meldet das Modul zum Beispiel, dass deren Belegcode in der XRechnung nicht vorgesehen ist. Die Abbildung klären Sie dann am besten vorab mit dem Empfänger.

Erst die Stammdaten, dann der Beleg

Die Belegprüfung ist der dritte von drei Schritten. Davor stehen zwei Prüfungen, die nicht am einzelnen Beleg ansetzen, sondern am Bestand:

• Stammdaten Kunden: Welche Kunden haben Pflegebedarf? Das Modul zeigt eine Zeile je Kunde und darunter die Checkliste Feld für Feld. In der Grundeinstellung berücksichtigt es nur Kunden mit einer Rechnung in den letzten zwölf Monaten.
• Meine Daten: Firmendetails, Banken und Zahlwege, Steuergruppen und Verkäufer-Kontakt. Also alles, was auf jeder Ihrer Rechnungen als Absender erscheint.

Hier liegt der eigentliche Hebel. Ein fehlender Ansprechpartner im Mitarbeiterstamm taucht sonst auf jeder einzelnen Rechnung wieder auf. Wer ihn einmal nachträgt, hat das Thema für alle Belege dieses Mitarbeiters erledigt. Die Belegprüfung wird damit vom Reparaturwerkzeug zur Schlusskontrolle.

Drei Prüfwege, je nach Generator

Wo ein Feld stehen muss, hängt davon ab, wer die E-Rechnung erzeugt. Im SAP-Standard steht die Käuferreferenz am Beleg in der Kundenreferenznummer. cks.eINVOICE liest die Leitweg-ID zuerst aus einem eigenen Feld der Rechnungsadresse und erst danach aus dem Geschäftspartner. Beim Verkäufer-Kontakt nimmt der Standard-Prüfweg den Dokumentinhaber oder wahlweise den Vertriebsmitarbeiter. cks.eINVOICE sucht der Reihe nach beim Vertriebsmitarbeiter, beim Dokumentinhaber und in den Firmendetails.

Eine Prüfung, die nur an einer Stelle sucht, meldet also im einen Fall einen Fehler, der keiner ist. Im anderen übersieht sie einen, der einer ist.

Deshalb hat der E-RechnungsCheck getrennte Prüfwege: SAP-Standard, cks.eINVOICE und Coresuite Designer, jeweils mit den drei Schritten Stammdaten Kunden, Meine Daten und Beleg prüfen. Der cks-Weg liest die Werte so, wie cks.eINVOICE sie liest. Er zeigt zusätzlich ein fünftes Raster mit dem cks-Protokoll zum Beleg. Ist cks.eINVOICE im Mandanten nicht installiert, sagt das Modul das und verweist auf den SAP-Standard.

Wer genau wissen will, was geprüft wird, kann nachsehen: Hinter jedem Schritt steckt eine SQL-Abfrage, die sich über „SQL anzeigen“ einblenden lässt. Die Ergebnisse speichern Sie als Excel- oder CSV-Datei und geben sie an die Person weiter, die die Stammdaten pflegt.

Was der Check nicht ersetzt

Bei aller Gründlichkeit: Der E-RechnungsCheck prüft die Daten in SAP, nicht die fertige XML-Datei. Einige Befunde enden deshalb mit der Empfehlung, einen Testbeleg zu validieren. Das betrifft etwa Skonto, Kopfrabatte über mehrere Steuersätze oder Beträge mit mehr als zwei Nachkommastellen. Ob das Format-Mapping solche Fälle richtig übersetzt, zeigt erst die Validierung einer echten Testrechnung.

Der Check sorgt dafür, dass diese Validierung nicht an Dingen scheitert, die man vorher hätte sehen können. Das ist weniger spektakulär als ein neues Format, aber deutlich nützlicher.

Für wen sich der E-RechnungsCheck lohnt

Der Check lohnt sich für Unternehmen, die mit SAP Business One Rechnungen an andere Unternehmen oder an öffentliche Auftraggeber schreiben. Er hilft der Buchhaltung, die Fehler lieber vor dem Versand findet als danach. Er hilft der kaufmännischen Leitung, die vor dem Stichtag wissen will, wie weit die Daten tatsächlich sind. Und er hilft der IT, die eine nachvollziehbare Liste bekommt statt einzelner Zurufe.

Eine E-Rechnung ist am Ende nur so gut wie das, was vorher in SAP steht. Das zu wissen, bevor der Kunde es Ihnen mitteilt, ist kein Luxus. Es ist schlicht die günstigere Reihenfolge.

Stand der Rechtslage: Juli 2026 (BMF, FeRD). Modulstand: Versino Financial Suite E-RechnungsCheck, Version 1.0.

Weiterführend: Die Grundlagen zur E-Rechnungspflicht haben wir bereits an anderer Stelle im Blog eingeordnet: E-Invoicing 2026: What is changing now for SMEs and SAP B1 users and E-Invoicing 2026: From Receipt to Mandatory Issuance — what SMEs must clarify now.