Die Verwaltung der Buchungsperioden in SAP Business One ist ein wesentlicher Prozess für die korrekte und zeitgerechte Zuordnung von Geschäftsvorfällen. In diesem Zusammenhang fungieren Buchungsperioden als entscheidende Abgrenzungselemente innerhalb der integrierten Finanzbuchhaltung. Sie ermöglichen die genaue Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu den jeweiligen Buchungsperioden, die sich aus Geschäftsjahren und deren Unterperioden wie Quartalen oder Monaten zusammensetzen. Die Einteilung der Teilperioden orientiert sich dabei an den berichtsrelevanten Anforderungen des Unternehmens, z.B. an den Fristen für das interne und externe Berichtswesen.
Buchungsperioden & Teilperioden
Der Prozess beginnt im Modul Administration unter Systeminitialisierung, wo sich das Fenster Buchungsperioden befindet. Das Anlegen einer neuen Buchungsperiode erfolgt über die Schaltfläche “Neue Periode”. Im Eingabefenster wird dann der Periodencode, der z.B. für das Geschäftsjahr 2024 stehen kann, und die Periodenbezeichnung eingegeben. Die Wahl der Unterperioden, wie z.B. Jahres-, Quartals- oder Monatsperioden, hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Die Anzahl der Perioden ergibt sich direkt aus der Auswahl der Teilperioden.
Buchungsperioden sind wesentlich im Rahmen der Buchführung.
Hier sind einige wichtige Aspekte dazu:
Zeitnahe Buchungen:
Geschäftsvorfälle sollten sofort nach ihrem Auftreten erfasst werden. Regelmäßiges Buchen ist wichtig, und das bloße Sammeln von Belegen für spätere Eintragungen entspricht nicht den Standards.
Tägliche Kassenbuchführung:
Einnahmen und Ausgaben der Kasse müssen täglich festgehalten werden, wie in § 146 Abs. 1 Satz 2 AO vorgeschrieben.
Periodenweise Buchungen:
Es ist akzeptabel, Geschäftsvorfälle periodisch statt laufend zu buchen, sofern die Vollständigkeit und zeitnahe Kontierung sichergestellt sind.
Zuordnung zu Abrechnungsperioden:
Jeder Geschäftsvorfall muss der Periode zugeordnet werden, in der er entstanden ist, ob das nun das Geschäftsjahr oder eine kürzere, vorgeschriebene Periode ist.
Erfassung durch EDV-Systeme:
Bei sofortiger Erfassung von Geschäftsvorfällen in EDV-Systemen entfällt die Problematik der zeitnahen Erfassung. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen als Belege dienen. Bei längerer Zeit zwischen Erfassung und Buchung müssen die Vorfälle fortlaufend und korrekt in den Grundbüchern verzeichnet sein.
Diese Regeln sorgen für eine ordnungsgemäße und pünktliche Buchführung, die für die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Finanzdaten unerlässlich ist.
Periodenkennzeichen, Nummerierungsserien & Periodenstatus
Über das Periodenkennzeichen kann man Buchungsperioden bestimmten Nummerierungsserien zuordnen und so die Belegnummerierung nach Geschäftsjahren steuern. Der Periodenstatus legt fest, welche Geschäftsvorfälle in den jeweiligen Buchungsperioden gebucht werden können.
Buchungs- & Fälligkeitsdatum
Die Felder für Buchungs- und Fälligkeitsdatum grenzen den Buchungszeitraum ab und legen die Zeiträume für die Offene-Posten-Buchhaltung und die Wertstellung fest. Ebenso wichtig ist die Abgrenzung der zulässigen Leistungszeiträume in den Feldern für das Belegdatum, um eventuelle Abweichungen zwischen Leistungs- und Buchungszeiträumen zu berücksichtigen. Der Geschäftsjahresbeginn und das Geschäftsjahr selbst haben Informationscharakter, insbesondere wenn mehrere Hauptbuchperioden zu einem Geschäftsjahr zusammengefasst werden sollen.
Status für eine Buchungsperiode in SAP Business One
Nach dem Anlegen der Buchungsperioden für ein Geschäftsjahr, z.B. 2024, werden diese im Hauptfenster „Buchungsperioden“ angezeigt und die Teilperioden automatisch gekennzeichnet. Es gibt vier mögliche Status für eine Buchungsperiode: „Entsperrt“, „Entsperrt außer Verkauf“, „Abschlussperiode“ und „Gesperrt“. Jeder Status hat bestimmte Funktionen, die von der vollständigen Buchungsfreiheit bis zur vollständigen Sperre reichen.
Änderung des Periodenstatus für die Abschlussperiode
Eine automatische Änderung des Periodenstatus für die Abschlussperiode richtet man über das Hauptfenster „Buchungsperioden“ ein. Dort kann man ein Datum für die automatische Änderung festlegen. Diese Funktion ist besonders nützlich, um sicherzustellen, dass nach einer bestimmten Periode keine laufenden Geschäftsvorfälle mehr gebucht werden.
Berechtigungen im Zusammenhang mit Buchungsperioden in SAP Business One
Zu den Berechtigungen im Zusammenhang mit Buchungsperioden gehören die zum Ändern des Periodenstatus und die Berechtigung zum Buchen in der Abschlussperiode. Diese Berechtigungen werden im Modul „Administration“ unter „Systeminitialisierung“ und „Berechtigungen“ verwaltet. Sie sind insbesondere für die Berechtigungsgruppe „Finanzen“ relevant, um eine korrekte und sichere Handhabung der Buchungsperioden zu gewährleisten.
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