Die Implementierung von Kontierungsmustern in SAP Business One verbessert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzbuchhaltung verwalten. Diese leistungsstarken Werkzeuge bieten eine vordefinierte Methode für die Zuordnung von Buchungen zu den entsprechenden Konten. Folglich wird der Prozess der Finanztransaktionen nicht nur beschleunigt, sondern auch die Genauigkeit erheblich verbessert. Überdies ermöglicht die Nutzung dieser Muster eine verbesserte Übersichtlichkeit und Kontrolle über die finanziellen Abläufe, weshalb Unternehmen effizienter und zielgerichteter agieren können.
Was sind Kontierungsmuster?
Kontierungsmuster in SAP Business One, kurz gesagt, sind Vorlagen, die dabei dazu dienen, die Buchung gleichartiger Geschäftsvorfälle sowohl zu vereinfachen als auch zu standardisieren. Insbesondere enthalten sie Informationen über relevante Sach- oder Geschäftspartnerkonten, Steuerkennzeichen und die Verteilung der Transaktionsbeträge als Prozentwerte. Dadurch wird eine konsistente und effiziente Buchführung ermöglicht. Die Nutzung dieser Muster gewährleistet, dass dadurch wiederkehrende Buchungen nicht nur gemäß den steuerrechtlichen Vorschriften, sondern auch den unternehmensinternen Richtlinien korrekt erfasst werden, was letztlich zur finanziellen Integrität und Compliance beiträgt.
Erstellung von Kontierungsmuster in SAP Business One
Die Erstellung eines Kontierungsmusters in SAP Business One beginnt im Modul Finanzwesen, wo man das Fenster für Kontierungsmuster öffnet und in den Erfassungsmodus wechselt. Nach der Eingabe eines Codes und einer Beschreibung für das Muster definiert man die relevanten Konten mit den Prozentsätzen und Steuerkennzeichen.
Für Bewirtungsaufwendungen wird etwa ein Sachkonto mit 70% für steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben. Außerdem wurde ein weiteres Konto mit 30% für den nicht abzugsfähigen Anteil angelegt. Die Vorsteuer wird dabei einheitlich mit dem Kennzeichen V2 für 19% erfasst, da die Abzugsbeschränkung nicht die Vorsteuer betrifft. Das Kontierungsmuster lässt bewusst das Gegenkonto offen, um Flexibilität bei der Erstattung der Aufwendungen zu gewährleisten.
Definition von Kontierungsmuster in SAP Business One
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Bearbeiten der Felder für Soll und Haben in Prozent
Im Gegensatz zu fixen Beträgen definieren Sie die Zu- und Abflüsse mittels prozentualer Aufteilung für jede Buchungszeile, wie in der Grafik dargestellt. Bei der Eintragung im Journal genügt die Angabe eines Gesamtbetrags; die Verteilung erfolgt automatisch nach den vorgegebenen Prozentsätzen.‘Hinzufügen’
Klicken Sie dieses Button um das Buchungsschema anzulegen.
Um ein Buchungsschema zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
Bearbeiten der Felder für Soll und Haben in Prozen
Im Gegensatz zu fixen Beträgen definieren Sie die Zu- und Abflüsse mittels prozentualer Aufteilung für jede Buchungszeile, wie in der Grafik dargestellt. Bei der Eintragung im Journal genügt die Angabe eines Gesamtbetrags; die Verteilung erfolgt dabei automatisch nach den vorgegebenen Prozentsätzen.‘Hinzufügen’
Durch Klicken dieses Buttons legen Sie das Buchungsschema an.
Für die Anwendung eines Buchungsschemas im Journalbuchungsfenster sind folgende Schritte erforderlich:
Vorlagentyp auswählen
Wählen Sie “Prozentsatz” aus dem Dropdown-Menü für den Vorlagentyp.Vorlage angeben
Fügen Sie den Code des Buchungsschemas ein oder nutzen Sie die Auswahlhilfe, um aus den verfügbaren Schemata zu wählen.
Um ein Buchungsschema zu nutzen, beachten Sie folgende Punkte:
Soll- und Habenfelder bearbeiten
Statt der Prozentwerte tragen Sie die gewünschten Beträge direkt ein. Ändern Sie einen Wert, passt sich Verteilung der Beträge entsprechend an.Vorlage zurücksetzen
Um die Verknüpfung zwischen Journalbuchung und Buchungsschema aufzuheben, nutzen Sie diesen Button. Danach ist eine Neuberechnung bei Betragseingaben nicht mehr gegeben. Neue Buchungszeilen können hinzugefügt werden, eine Rückkehr zum ursprünglichen Zustand ist dabei für diese Buchung nicht möglich. Wählen Sie das Buchungsschema erneut, um von vorne zu beginnen.‘Hinzufügen’ für die Journalbuchung betätigen
Um die Buchung abzuschließen, klicken Sie auf diesen Button.
Anwendung in SAP Business One
Die Anwendung eines Kontierungsmusters erfolgt bei der Erstellung einer Journalbuchung im Modul Finanzwesen. Nach Auswahl des Kontierungsmusters werden die Buchungszeilen automatisch mit den vordefinierten Konten, Prozentsätzen und Steuerkennzeichen ausgefüllt. Tatsächlich vereinfacht sich die Erfassung komplexer Buchungen erheblich und minimiert Fehlerquellen.
Flexibilität bei abweichenden Geschäftsvorfällen
Ein Kontierungsmuster in SAP Business One bietet einerseits nicht nur Effizienz und Standardisierung. Sie sorgt darüber hinaus auch für die nötige Flexibilität, um auf abweichende Geschäftsvorfälle reagieren zu können. Durch Zurücksetzen der Vorlage können Nutzer die prozentuale Verteilung anpassen und somit individuelle Buchungsanforderungen erfüllen.
Fazit
Die Implementierung von Kontierungsvorlagen kann in Ihrer Buchhaltungsroutine beträchtliche Zeitersparnisse bewirken. Dies gilt insbesondere für häufig wiederkehrende Buchungsvorgänge, bei denen der Einsatz solcher Muster besonders effektiv ist. Ein prägnantes Anwendungsbeispiel hierfür ist das Management des Kassenbuchs.
Indem man für jede Transaktionsart des Kassenbuchs – sei es Einzahlungen oder Auszahlungen – spezifische Kontierungsvorlagen mit einprägsamen Bezeichnungen erstellt, kann man den Buchungsprozess erheblich vereinfachen. In typischen kleineren bis mittelgroßen Betrieben ist eine Wiederholung der Kassenbuchtransaktionen üblich, sodass eine Auswahl von etwa 30 bis 40 unterschiedlichen Vorlagen ausreichend ist, um hierdurch die Mehrheit dieser Buchungen abzudecken.
Für die verbleibenden Transaktionen, die sich außerhalb dieser wiederholenden Muster bewegen, bietet sich die Durchführung klassischer Journalbuchungen an. Die dadurch realisierte Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Kassenbuchtransaktionen kann somit beträchtlich sein.