CKS.DMS

E-Rechnung in Deutschland: So setzen Sie die Pflicht mit SAP Business One um

CKS.DMS ist ein in SAP Business One integriertes Dokumentenmanagementsystem der CK-Solution GmbH. Es archiviert alle steuerrechtlich relevanten Belege und E-Mails GoBD-konform, hält SAP-Ausgangsbelege automatisch und unveränderbar fest und verknüpft die archivierten Dokumente direkt mit dem zugehörigen SAP-Beleg, Kunden oder Lieferanten.

Kontext

Ausgehende Belege werden über einen Konfigurationsassistenten dem CKS.DMS-PDF-Printer zugeordnet; beim Drucken wird der Beleg als PDF gerendert und mit den Bewegungsdaten (Belegnummer, Buchungskreis, GP) in einem revisionssicheren Speicher archiviert. Dafür muss im jeweiligen Layout ein Markierungs-Tag gesetzt sein: in Coresuite-Designer-Layouts automatisch als CKSPRINTTAG, in Crystal-Reports-Layouts manuell eingefügt, in PLD-Layouts ebenfalls manuell. Eingehende Belege (Lieferantenrechnungen, Verträge, E-Mails) werden per Scan, PDF-Import oder Outlook-Plugin übernommen und über OCR-gestützte Felderkennung an SAP-Geschäftspartnern oder -Belegen verlinkt. Die Volltextsuche findet archivierte Dokumente auch ohne SAP-Beleg-Referenz. Über CKS.DIGITAL 4.0 als Plattform und die cks.API lassen sich Drittanwendungen und SAP-B1-Add-ons an das Archiv anschließen.

Abgrenzung

CKS.DMS ist kein Belegerfassungs- oder Buchungs-Tool — es archiviert und findet Dokumente, bucht aber nicht. Für automatisierte Rechnungs-Buchungen werden ergänzend Produkte wie CKS.WF (Workflow) oder die Versino Financial Suite bzw. SAP Document Information Extraction eingesetzt. Gegenüber reinen Cloud-Archiven wie d.velop oder ecoDMS bietet CKS.DMS die engste Integration mit SAP Business One; gegenüber einem freistehenden DMS fehlt dafür manche übergreifende Enterprise-Funktionalität, etwa differenzierte Berechtigungen auf Ordnerhierarchien außerhalb der B1-Welt.