SAP Business One / Berechtigungen im Finanzwesen

Das Finanzwesen-Modul in SAP Business One erfordert eine präzise und differenzierte Berechtigungsverwaltung, da es sensible Unternehmensdaten und kritische Geschäftsprozesse umfasst. Durch eine granular einstellbare Zugriffssteuerung können Unternehmen indes sicherstellen, dass Benutzer dabei nur die Daten sehen und bearbeiten, die sie für ihre Rolle benötigen.

1. Hauptbereiche der Berechtigungen im Finanzwesen

Das Modul umfasst einige Funktionen, die spezifische Berechtigungen erfordern:

• Kontenplan: Zugriff auf die Erstellung und Bearbeitung von Konten.
• Journalbuchungen: Berechtigungen für das Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von Buchungsbelegen.
• Berichte: Zugriff auf Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen oder Bilanzen.
• Budgetierung: Steuerung von Budgets und Kostenstellen.
• Periodenschließung: Berechtigungen zur Verwaltung von abgeschlossenen Buchungsperioden.

2. Berechtigungsstufen und -optionen

2.1 Vollzugriff

• Benutzer können alle Funktionen innerhalb des Finanzmoduls uneingeschränkt nutzen.
• Ideal für Finanzleiter oder Controller, die umfangreiche Zugriffsrechte benötigen.

2.2 Nur Leserechte

• Benutzer können Berichte und Daten einsehen, jedoch keine Änderungen vornehmen.
• Geeignet für Prüfer oder Teammitglieder, die Analysen erstellen, aber keine Buchungen vornehmen.

2.3 Keine Berechtigung

• Der Zugriff auf bestimmte Funktionen wird vollständig gesperrt.
• Empfohlen für Mitarbeiter außerhalb der Finanzabteilung, um sensible Daten zu schützen.

3. Detaillierte Steuerung einzelner Funktionen

3.1 Kontenplan

• Zugriffssteuerung auf Kontenebene: Berechtigungen im Finanzwesen kann man für spezifische Konten oder Kontengruppen festlegen.
• Vertrauliche Konten: Zugang zu sensiblen Konten (z. B. Gehaltskonten) kann man auf ausgewählte Benutzer beschränken.

3.2 Journalbuchungen

• Erstellen von Buchungen: Nur autorisierte Benutzer können neue Buchungen anlegen.
• Bearbeitung bestehender Buchungen: Anpassungen an bereits gebuchten Vorgängen können eingeschränkt werden, um Manipulationen zu vermeiden.

3.3 Finanzberichte

• Berechtigungen für den Zugriff auf spezifische Berichte können individuell angepasst werden:
  • Zugriff auf vollständige Berichte.
  • Eingeschränkte Sichtbarkeit durch Datenmaskierung (z. B. Maskierung sensibler Werte wie Gewinnmargen).

3.4 Budgetmanagement

• Benutzer können nur die Budgets sehen oder bearbeiten, für die sie autorisiert sind.
• Einschränkungen auf Kostenstellenebene sind möglich.

3.5 Periodenschließung

• Nur Benutzer mit entsprechenden Rechten können Buchungen in geschlossenen Perioden vornehmen. Diese Funktion ist essenziell, um die Integrität von historischen Daten zu wahren.

4. Einrichtung und Verwaltung von Berechtigungen im Finanzwesen

4.1 Vorgehen

1. Öffnen der Berechtigungsverwaltung:
   • Navigieren Sie zu Administration > Systeminitialisierung > Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen.
2. Auswahl des Benutzers oder der Benutzergruppe:
   • Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus, deren Berechtigungen angepasst werden sollen.
3. Anpassung der Berechtigungen:
   • Legen Sie die Berechtigungsstufe für das Modul „Finanzwesen“ oder einzelne Funktionen fest (z. B. Kontenplan, Journalbuchungen).
4. Speichern und Testen:
   • Speichern Sie die Änderungen und prüfen Sie mit einem Testbenutzer, ob die Berechtigungen korrekt wirken.

4.2 Nutzung von Berechtigungsprofilen

• Wiederkehrende Berechtigungsmuster können als Profile gespeichert und auf andere Benutzer übertragen werden.
• Besonders nützlich bei der Einrichtung neuer Mitarbeiter.

5. Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen

5.1 Änderungsprotokollierung

• Alle Änderungen an Berechtigungen und Finanzdaten werden im Änderungsprotokoll erfasst, um Audits zu erleichtern.

5.2 Genehmigungsworkflows

• Für bestimmte Aktionen, wie das Überschreiten eines Budgets oder das Buchen von hohen Beträgen, können Genehmigungsworkflows eingerichtet werden.

5.3 Rollenspezifische Einstellungen

• Rollen wie „Finanzanalyst“ oder „Buchhalter“ können erstellt werden, um Berechtigungen konsistent zuzuweisen.