SAP B1 Blog

Grundlagen der Darlehensbuchung in SAP Business One

SAP Business One bietet keine gesonderte Funktionalität für Darlehen. Die Erfassung erfolgt über allgemeine Funktionen der Finanzbuchhaltung:

• Journalbuchungen: manuelle, flexible Verbuchung ohne Systemlogik.
• Bankenabwicklung: bei Zu- und Abflüssen direkt über Banktransaktionen.
• Kontoauszugsverarbeitung: bei automatisierter Buchung aus importierten Bankdaten.

Alle Darlehenstransaktionen erscheinen in den Standardberichten wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Anlage und Pflege relevanter Sachkonten

Die Grundlage für eine systematische Buchung bildet ein korrekt eingerichteter Kontenplan. Notwendig sind dabei:

• Passivkonto für die Verbindlichkeit (z. B. Konto 0650: Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten > 5 Jahre).
• Zinsaufwandskonto (z. B. 2120: Zinsaufwendungen langfristig).
• Bankkonto oder Zwischenkonto (z. B. 1200: Hausbank).
• Rechnungsabgrenzungsposten für Disagio (z. B. 0986).

Neue Konten lassen sich unter Verwaltung > Einrichtung > Finanzwesen > Kontenplan anlegen.

Darlehensarten im Vergleich

Annuitätendarlehen

Das Annuitätendarlehen ist eine der am häufigsten verwendeten Finanzierungsformen im Unternehmensbereich. Die wesentliche Eigenschaft liegt in der konstanten Ratenhöhe über die gesamte Laufzeit. Die Rate besteht demnach aus einem Zins- und einem Tilgungsanteil, wobei sich deren Verhältnis im Zeitverlauf ändert: Der Zinsanteil nimmt mit abnehmender Restschuld kontinuierlich ab, während der Tilgungsanteil entsprechend steigt. Dieses Modell sorgt für eine kalkulierbare Belastung in der Liquiditätsplanung und wird häufig für Investitionen in langlebige Wirtschaftsgüter verwendet.

Darlehensbuchungen in SAP Business One:
Die monatliche Buchung der Rate wird aufgeteilt: Der Tilgungsanteil wird im Soll auf das entsprechende Passivkonto für Verbindlichkeiten gebucht (z. B. Konto 0650 „Verbindlichkeiten ggü. Kreditinstituten (> 5 Jahre)“). Der Zinsanteil wird überdies im Soll auf das Zinsaufwandskonto erfasst (z. B. 2120 „Zinsaufwendungen für langfristige Verbindlichkeiten“). Der gesamte Darlehensbetrag fließt im Haben vom Bankkonto ab (z. B. Konto 1200 „Hausbank“).

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Tilgungsdarlehen

Beim Tilgungsdarlehen bleibt im Gegensatz zum Annuitätendarlehen der Tilgungsanteil jeder Rate konstant. Da sich der Zins aus der jeweiligen Restschuld berechnet, sinkt der zu zahlende Zinsanteil über die Laufzeit, was zu einer abnehmenden Gesamtrate führt. Unternehmen nutzen diese Darlehensart oft, wenn eine gezielte Rückführung der Verbindlichkeit mit planbaren Tilgungsbeträgen gewünscht ist, beispielsweise im Rahmen von Förderkrediten oder bei strukturierten Investitionsfinanzierungen.

Darlehensbuchungen in SAP Business One:
Die Buchungssystematik entspricht grundsätzlich der des Annuitätendarlehens. Der einzige Unterschied liegt in der Veränderlichkeit der Gesamtrate. Auch hier wird der konstante Tilgungsanteil im Soll auf das Verbindlichkeitskonto gebucht, der Zinsanteil auf das Zinsaufwandskonto und die gesamte Zahlung im Haben vom Bankkonto abgezogen.

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Fälligkeitsdarlehen

Diese Darlehensform zeichnet sich durch eine Einmalzahlung am Ende der Laufzeit aus. Während der Laufzeit erfolgen ausschließlich Zinszahlungen. Die Rückführung des Kapitals erfolgt dann in einem Betrag, was ein entsprechendes Liquiditätsmanagement erfordert. Unternehmen wählen diese Variante häufig zur kurz- oder mittelfristigen Überbrückung von Finanzierungsengpässen oder zur flexiblen Kapitalbereitstellung für geplante Projekte.

Darlehensbuchungen in SAP Business One:
Die regelmäßigen Zinszahlungen werden gebucht als Zinsaufwendungen im Soll (Konto 2120) gegenüber Bank im Haben (Konto 1200). Die Tilgung erfolgt entsprechend einmalig zum Laufzeitende mit einer Buchung Verbindlichkeiten im Soll, Bank im Haben.

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Darlehen mit Disagio / Agio

Ein Disagio liegt vor, wenn das Unternehmen nicht den vollen Nominalbetrag des Darlehens ausgezahlt bekommt. Der einbehaltene Betrag wird dabei als Damnum bezeichnet und buchhalterisch als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) geführt, der über die Laufzeit abgeschrieben wird. Ein Agio bedeutet, dass die Rückzahlung höher als der erhaltene Betrag ausfällt. Beide Varianten beeinflussen überdies die tatsächliche Zinsbelastung und erfordern eine differenzierte Erfassung.

Buchung in SAP Business One:
Die Auszahlung erfolgt beispielsweise als Bank an Verbindlichkeiten, wobei das Disagio separat als Disagio an RAP (0986) verbucht wird. Die Abschreibung erfolgt dabei linear mit der Buchung Zinsaufwand (Soll) an RAP (Haben).
Außerdem besteht steuerlich ein Wahlrecht: Der Betrag kann man entweder sofort als Aufwand oder über die Laufzeit verteilen.

Buchungsmethoden in SAP Business One

Manuelle Journalbuchung

• Aufruf über: Finanzwesen > Journalbuchung
• Manuelle Eingabe von Buchungsdatum, Beträgen und Sachkonten
• Erlaubt Fremdwährungen
• Flexibel bei komplexeren Fällen ohne Rechnungsbezug

Bankenabwicklung

• Eingangs-/Ausgangszahlungen über Menüpunkt Bankenabwicklung
• Auswahl der Zahlungsart (z. B. Akontozahlung)
• Direkte Verbuchung auf Hausbankkonto

Kontoauszugsverarbeitung

• Automatisierung durch Import von Bankdaten
• Erzeugung von Zahlungsbelegen und automatischer Zuordnung

Hinweise zur Praxis

• Darlehen sollten immer mit entsprechender Vertragsgrundlage dokumentiert sein.
• Die Zuordnung zu kurz- oder langfristigen Verbindlichkeiten ist bilanziell relevant.
• Berechnungen zum Zins- und Tilgungsanteil erfolgen idealerweise außerhalb von SAP Business One, z. B. via Excel oder externem Darlehensrechner.
• Die Anlage geeigneter Buchungsvorlagen kann den Buchungsprozess standardisieren.

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Wichtiger Hinweis: Die spezifische buchhalterische Behandlung von Darlehen kann je nach lokalen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien variieren. Wir empfehlen, sich für die korrekte Einrichtung der Konten und die Buchung von Darlehenstransaktionen in SAP Business One mit einem erfahrenen Buchhalter oder einem SAP Business One Berater abzustimmen.