Klare Zahlen, freier Kopf: Ihr Backoffice für SAP Business One
Der Versino Buchhaltungsservice übernimmt Ihre Buchhaltung direkt in Ihrem SAP-Business-One-System. Dabei arbeitet Versino als externer Dienstleister dort, wo Ihre Daten ohnehin liegen. Deshalb wechseln Sie kein System und exportieren keine Daten in eine fremde Software. Außerdem behalten Sie die volle Hoheit über Ihr System.
Somit erhalten Sie eine saubere, DATEV-fähige Buchhaltung, die Ihre Steuerkanzlei ohne Umwege weiterverarbeiten kann. Auf dieser Seite finden Sie zunächst alle Leistungen im Detail, anschließend die technische Basis und die Aufgabenteilung mit Ihrer Steuerkanzlei und schließlich Antworten auf die häufigsten Fragen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Vier Leistungsbereiche im Standard:
Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER und vorbereitende Buchhaltung für den Jahresabschluss. - Erweiterbar nach Vereinbarung:
Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen und Forderungsmanagement sowie eine Schnittstellenfunktion zwischen Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei. - Direkt in Ihrem SAP Business One:
kein Systemwechsel, kein Datenexport, stattdessen Zugriff remote über VPN oder RDP. - DATEV-fähig:
Export und Import über die Versino Financial Suite, Kontierung nach SKR03 oder SKR04. - Klare Rollenteilung:
Versino bucht, Ihre Steuerkanzlei berät. Versino übernimmt dabei keine steuerberatenden Tätigkeiten. - Feste Ansprechperson:
Versino stellt eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter für Ihre Buchhaltung bereit, zudem ist die Vertretung gesichert.
Die Leistungen im Detail
1. Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist der umfangreichste Teil des Service. Versino begleitet jede Eingangsrechnung zunächst vom Eingang bis zur Zahlung und anschließend bis zur Abstimmung des Lieferantenkontos.
Prüfung, Erfassung und Buchung von Eingangsrechnungen
- Digitale Erfassung und automatische Belegerkennung mit CKS.DMS oder candis
- Kategorisierung und Kontierung nach SKR03 oder SKR04
- Überwachung wiederkehrender Rechnungen, beispielsweise Miete oder Leasing
Rechnungsprüfung und Freigabeworkflows
- Abgleich der Rechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen
- Zusätzlich mehrstufige Freigabeprozesse mit automatischen Benachrichtigungen, sofern Ihr Unternehmen das braucht
Zahlungen an Lieferanten
- Automatische Zahlungsvorschlagslisten
- Übermittlung der SEPA-Zahlungen, wobei die Skontofristen berücksichtigt werden
Abstimmung der Kreditorenkonten
- Regelmäßige Kontrolle der offenen Posten
- Außerdem Abstimmung der Zahlungen mit den Bankkonten
2. Anlagenbuchhaltung
Darüber hinaus führt Versino Ihre komplette Anlagenbuchhaltung: vom Zugang eines Anlageguts über die laufende Abschreibung bis zum Anlagenspiegel.
Verwaltung und Buchung von Anlagegütern
- Erfassung und Verwaltung aller Anlagegüter nach gesetzlichen und Ihren individuellen Vorgaben
- Vollständige Dokumentation von Zugängen, Abgängen und Umbuchungen
- Verbindung mit der Kreditorenbuchhaltung, sodass Anlagenkäufe direkt zugeordnet werden
- Automatische Ermittlung der richtigen Konten für Anlagenbuchungen (Kontenfindung)
- Nachträgliche Zugänge und Wertanpassungen, wobei die Abschreibungen automatisch neu berechnet werden
- Erfassung von Investitionen und Bestandsveränderungen
- Schließlich Erstellung eines Anlagenspiegels für die Nachvollziehbarkeit
Berechnung und Buchung von Abschreibungen
Dabei werden Abschreibungen auf Basis der AfA-Tabellen nach steuerlichen und bilanziellen Vorgaben automatisch berechnet und gebucht. Insbesondere werden diese Methoden unterstützt:
- Lineare Abschreibung
- Degressive Abschreibung
- Sonderabschreibungen
- Manuelle Abschreibungen für einmalige Wertanpassungen
Somit sind alle Anlagentransaktionen nach HGB dokumentiert und fließen direkt in Finanzbuchhaltung und Steuerwesen ein.
3. Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER
- Monatliche Erstellung und elektronische Übermittlung über ELSTER
- Zuvor Prüfung der Daten auf Plausibilität und Korrektheit
- Transparente Dokumentation, damit Ihr Steuerberater alles nachvollziehen kann
- Außerdem Überwachung der Updates und Installation der aktuellen ELSTER-Version für SAP Business One
4. Vorbereitende Buchhaltung für den Jahresabschluss
- Erstellung der Summen- und Saldenlisten
- Abstimmung der Bilanz- und GuV-Konten
- DATEV-Export und DATEV-Import über die Versino Financial Suite
Ihre Steuerkanzlei erhält damit eine Buchhaltung, die sie direkt weiterverarbeiten kann, und keinen Datenberg, den sie erst sortieren muss.
Zusätzliche Module nach Vereinbarung
Die vier Bereiche oben bilden den Standard. Zusätzlich erweitert Versino den Umfang je nach Vereinbarung um diese Module:
- Debitorenbuchhaltung: Erstellung und Verwaltung von Kundenrechnungen und Zahlungseingängen
- Mahnwesen und Forderungsmanagement
- Schnittstellenfunktion zwischen Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei
Welche Module für Ihr Unternehmen sinnvoll sind, klären wir gemeinsam. Anschließend halten wir den genauen Leistungsumfang in einem Leistungsschein fest.
So arbeiten wir zusammen
- Zugriff: Versino arbeitet remote über VPN oder RDP direkt in Ihrem SAP-Business-One-System.
- Belegaustausch: Dafür tauschen wir Belege sicher per E-Mail oder über ein Kundenportal aus.
- Personal: Versino stellt eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter für Ihre Buchhaltung bereit. Zudem ist für die Vertretung gesorgt.
- Abrechnung: Versino rechnet dabei nach tatsächlichem Aufwand ab, monatlich zum Monatsende.
- Aktuelle Systeme: Versino sorgt dafür, dass SAP Business One und die Versino Financial Suite auf aktuellem Stand sind und die Buchhaltungsdaten sicher bleiben.
Ihr Beitrag: Sie stellen Belege, Dokumente und Informationen rechtzeitig bereit. Sie prüfen die gebuchten Daten und melden Fehler sofort, damit sie korrigiert werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten bleiben jedoch bei Ihnen.
Die technische Basis
Der Service stützt sich auf vier Bausteine, die ineinandergreifen.
SAP Business One
Gebucht wird in Ihrem bestehenden SAP-Business-One-System. Für die Arbeit im System benötigt Versino allerdings eine eigene SAP-Business-One-Lizenz. Dabei reicht für den Standardumfang mindestens eine Limited Financial User Lizenz. Übernimmt Versino später weitere Aufgaben, kann eine Professional Lizenz nötig werden. Ist bei Ihnen keine Lizenz frei, muss folglich eine zusätzliche Lizenz erworben werden.
CKS.DMS für SAP Business One
CKS.DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das vollständig in SAP Business One integriert ist.
- Belegerfassung per Drag and Drop, Scanner oder E-Mail-Import, mit automatischer Zuordnung zu Belegen, Geschäftspartnern oder Projekten
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD, DSGVO und HGB, geschützt durch Versionierung und Protokollierung
- Zudem Volltextsuche und OCR-Texterkennung
- Workflows zur Freigabe und automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit Datenextraktion
- Außerdem Erstellung und Verarbeitung eingehender X-Rechnungen
candis für Eingangsrechnungen
candis ist eine cloudbasierte Software für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen, vom Eingang über Prüfung und Freigabe bis zur Zahlung.
- Rechnungseingang über eine eigene E-Mail-Adresse oder per Drag and Drop, mit automatischer Dublettenprüfung
- KI-gestützte Erfassung von Rechnungsnummer, Betrag, IBAN, Zahlungsziel und Kostenstelle
- Unterstützung von ZUGFeRD, XRechnung, PDF und gescannten Belegen
- Mehrstufige Freigaben mit E-Mail-Erinnerungen und Kommentaren direkt am Beleg
- Darüber hinaus Übersicht über Fälligkeiten und Skontofristen
- GoBD-konforme Archivierung auf Servern in Deutschland
- Direkte Übergabe an DATEV Unternehmen online und DATEV Rechnungswesen
Versino Financial Suite
Die Versino Financial Suite erweitert das Finanzwesen von SAP Business One. Zusammen mit dem Financial Cockpit ist sie somit das Regiezentrum des Buchhaltungsservice.
- DATEV- und Steuerberater-Schnittstelle: Export und Import von Buchungsdaten, Lohn- und Gehaltsbuchungen im DATEV-Format
- Erweitertes Reporting: monatliche BWA, Summen- und Saldenliste im DATEV-Aufbau und weitere Auswertungen
- Automatische Rechnungsabgrenzung für Kosten aus Eingangsrechnungen und Erlöse aus Ausgangsrechnungen
- Financial Cockpit mit Launchpad, erweiterten Kontoblättern, integrierten Auswertungen und erweiterter Suche
Klare Aufgabenteilung mit Ihrer Steuerkanzlei
Versino arbeitet ausschließlich als externer Buchhaltungsdienstleister und übernimmt keine steuerberatenden Tätigkeiten nach dem Steuerberatungsgesetz (StBerG). Somit gilt eine klare Rollenteilung: Versino liefert eine saubere, DATEV-fähige Buchhaltung. Ihre Steuerkanzlei übernimmt sie anschließend und bewertet sie steuerlich. Dadurch macht jede Seite, was sie am besten kann.
Vertraulichkeit und Datenschutz
- Versino verarbeitet Ihre Daten nach DSGVO und BDSG.
- Personenbezogene Daten verarbeitet Versino nur nach Ihren Weisungen. Dafür schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Alle Mitarbeitenden, die Ihre Buchhaltung bearbeiten, haben eine Vertraulichkeitserklärung unterschrieben.
- Außerdem gehen Daten nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung an Dritte, oder wenn ein Gesetz es verlangt.
Für wen sich der Service eignet
Der Versino Buchhaltungsservice passt zu Unternehmen, die SAP Business One einsetzen und Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Vorbereitung des Jahresabschlusses an einen spezialisierten Dienstleister abgeben wollen, ohne die Hoheit über ihr System abzugeben. Insbesondere entlastet er dort, wo wiederkehrende Aufgaben im Tagesgeschäft sonst liegen bleiben.
Mehr Hintergrund lesen Sie im Beitrag Versino Buchhaltungsservice.