E-Rechnung Stammdaten und Settings in SAP Business One

Um regelkonforme E-Rechnungen im XRechnung– oder ZUGFeRD-Format zu erstellen, benötigt ein ERP-System bestimmte, korrekt gepflegte Stammdaten. Zudem sind spezielle Einstellungen im SAP-System notwendig, um die gesetzlichen Anforderungen effizient zu erfüllen und dabei eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen.

Erforderliche E-Rechnung Stammdaten

Für die Erstellung einer rechtssicheren E-Rechnung bilden Unternehmens-, Kunden-, Produkt- und auftragsbezogene Daten die Grundlage. Nur mit korrekten und vollständigen Informationen lassen sich insofern, elektronische Rechnungen ohne Mehraufwand generieren und verarbeiten. Die wichtigsten Stammdaten im Überblick:

Unternehmensdaten:

Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Handelsregisternummer oder andere Registernummern
Bankverbindungsdaten

Kundendaten:

Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers
Kundennummer oder alternative eindeutige Kennung
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden (falls vorhanden)
Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Produktdaten:

Eindeutige Artikelnummern und -bezeichnungen
Einheitspreise und Mengeneinheiten
Geltende Steuersätze

Auftragsbezogene Daten:

Bestellnummer oder Vertragsnummer
Lieferscheinnummer
Leistungszeitraum oder Lieferdatum

Notwendige Einstellungen in SAP Business One für die XRechnung

Damit die E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und das System sie korrekt verarbeiten kann, sind in SAP Business One spezifische Konfigurationen erforderlich. Man beachte dabei folgende zentrale Angaben:

E-Rechnungs-Compliance-Prozess in SAP B1

Belegnummerierung: Eine eigene Nummernserie für elektronische Dokumente muss definiert und für alle relevanten Dokumenttypen wie Rechnungen und Gutschriften aktiviert werden.
Geschäftspartnerstamm: Die elektronische Belege-ID und die Umsatzsteuer-Struktur (für Deutschland 9930) sollten im Geschäftspartnerstamm gepflegt werden. Zudem müssen eine Rechnungs- und Lieferadresse sowie die IBAN-Nummer für Zahlungen hinterlegt sein. Optional kann auch eine E-Mail-Adresse für den Versand elektronischer Belege definiert werden, falls kein PEPPOL-Protokoll genutzt wird.
Exportpfad festlegen: Für den Export von XML-Dokumenten wird ein Exportpfad benötigt, der dafür in den allgemeinen SAP-Einstellungen sowie in den Einstellungen für elektronische Belege definiert wird. Die Berechtigungen für diesen Pfad müssen den Zugriff für Schreiben und Lesen gewähren.
Protokollwahl und Zertifikate: SAP bietet für XRechnungen die Wahl zwischen dem PEPPOL– und einem generischen Protokoll. Die Konfiguration des passenden Protokolls und ein entsprechendes Zertifikat zur elektronischen Signatur erhöhen die Sicherheit der Dokumente.
Firmendetails: Die relevanten Angaben zum Unternehmen, einschließlich UID-Nummer, Unternehmenssteuernummer und Kontaktinformationen, müssen in den Firmendetails gepflegt sein, da sie in der XML-Struktur der XRechnung als „Accounting Supplier Party“ verwendet werden.
Artikelstammdaten und Mengeneinheiten: Für das PEPPOL-Format müssen Artikelnummern und Mengeneinheiten klar definiert sein. SAP bietet die Möglichkeit, standardisierte Codelisten (z. B. GTIN) für Artikelnummern und Mengeneinheiten zu hinterlegen, sodass die Anforderungen an Klassifizierungen und Maßeinheiten erfüllt werden.

Datenqualität und -management

Die Pflege der E-Rechnung- Stammdaten hat direkten Einfluss auf die Qualität der erzeugten E-Rechnungen. Regelmäßige Datenpflege, Validierungsmechanismen und gezielte Schulungen sichern eine verlässliche Rechnungsstellung.

Regelmäßige Stammdatenpflege: Man muss sämtliche Datenbestände müssen laufend auf Aktualität und Richtigkeit überprüfen, um die Rechnungserstellung nicht zu gefährden.
Validierungsmechanismen: Automatisierte Prüfmechanismen stellen sicher, dass die Datenqualität den Anforderungen entspricht und dass man damit Fehler frühzeitig erkennt.
Mitarbeiterschulungen: Ein grundlegendes Verständnis der benötigten Daten und deren Wichtigkeit ist essenziell, um im Arbeitsalltag Fehler zu minimieren.

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