MariProject / Tool für die E-Rechnung

Ab dem Jahr 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das digitale Posteingangsbuch von MariProject bietet eine Lösung für die E-Rechnung, die nicht nur den Anforderungen entspricht, sondern auch Prozesse optimiert. Doch wie funktioniert das System und welche Vorteile bietet es für mittelständische Unternehmen?

Der Druck wächst: Die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

Mit der Einführung der gesetzlichen Pflicht zur Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen in Deutschland müssen Unternehmen ihre bisherigen Prozesse überdenken. Diese Änderung zwingt Unternehmen dazu, sich mit neuen Technologien auseinanderzusetzen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Hier setzt das Posteingangsbuch von MariProject an. Es ermöglicht die Verarbeitung von E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD bereits jetzt – und das effizient und automatisiert.

Was kann das digitale Posteingangsbuch?

Das Posteingangsbuch erkennt E-Rechnungen automatisch, verschlagwortet sie und leitet sie zur weiteren Bearbeitung weiter. In Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie ELO, CKS.DMS oder SharePoint kann man diese Rechnungen außerdem rechtssicher archivieren. Dies ist relevant, da die Archivierung von Dokumenten für viele Unternehmen eine komplexe, zeitaufwändige Herausforderung darstellt.

Was das digitale Posteingangsbuch besonders macht, ist seine Fähigkeit zur Prozessautomatisierung. Unternehmen können im Posteingangsbuch Workflows hinterlegen, die automatisch starten, sobald man ein Dokument ins System hochlädt.

Ein praktisches Beispiel: E-Rechnung in Aktion

Wie genau funktioniert das in der Praxis? Stellen Sie sich vor, ein Lieferant sendet eine Rechnung an eine spezifische E-Mail-Adresse, zum Beispiel an rechnungen@firmax.com. Der MariProject-Service holt dieses Dokument automatisch aus dem Posteingang und verschiebt es in den entsprechenden Ordner, ähnlich wie bei Drag-and-Drop. Handelt es sich um ein PDF-Dokument, wird dieses mithilfe eines OCR-Erkennungstools wie AURE AI Document Intelligence analysiert, verschlagwortet und mit einem Eingangsstempel versehen.

Falls das System eine E-Rechnung erkennt, leitet die Software diese automatisch zur Freigabe weiter. Der zuständige Mitarbeiter kann nun alle relevanten Informationen und Schlagwörter sehen und die Rechnung per Mausklick freigeben.

Vorteile der Automatisierung für die Buchhaltung

Sobald man die Rechnung freigegeben hat, leitet das System sie zur Bearbeitung in die Buchhaltung weiter. Viele der bei der Verschlagwortung erkannten Felder, wie Bestellnummern oder Beträge, verknüpft die Anwendung automatisch mit der entsprechenden Bestellung in SAP Business One. Das bedeutet, dass die Buchhaltungsabteilung keine Daten manuell eintippen muss, sondern lediglich prüft, ob die Rechnung zur Bestellung passt und die Automatisierung korrekt funktioniert hat. Dies spart Zeit und minimiert die Fehlerquote bei der Dateneingabe.

Nahtlose Integration mit MariProject

MariProject ist vollständig in SAP Business One integriert, was den nahtlosen Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen und Prozessen ermöglicht. Diese Integration reduziert Medienbrüche und sorgt dafür, dass alle relevanten Daten sofort zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus steht die Funktionalität des Posteingangsbuchs auch über das Web zur Verfügung, sodass der Zugriff ortsunabhängig und flexibel erfolgen kann – ein klarer Vorteil in Zeiten von Homeoffice und verteilten Teams.

Zeitersparnis und rechtssichere Archivierung

Das digitale Posteingangsbuch bietet durch seine intelligente, automatisierte Verarbeitung nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern auch die Sicherheit, dass alle Rechnungen rechtssicher archiviert werden. Dies ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die gesetzlichen Vorschriften wie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) entsprechen müssen.

Mehr Effizienz durch Digitalisierung

Die Einführung der Pflicht zur Verarbeitung von E-Rechnungen stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung, die jedoch auch als Chance zur Optimierung von Geschäftsprozessen genutzt werden kann. Mit dem digitalen Posteingangsbuch von MariProject für SAP Business One lassen sich Rechnungen effizient, automatisiert und rechtssicher verarbeiten. Die Kombination aus OCR-Technologie, automatisierten Workflows und nahtloser Integration in MariProject bietet mittelständischen Unternehmen eine zukunftssichere Lösung.

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