Abfrage-Assistent (SAP Business One)

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Der Abfrageassistent ist ein Werkzeug, das den SAP Business One User bei der Definition von Abfragen im System unterstützt.

Der Abfrageassistent in SAP Business One ist ein Instrument, mit dem man Daten aus der Datenbank von SAP Business One abrufen und gefiltert werden können. Mit ihm können mithilfe von benutzerdefinierten Abfragen die von den Benutzern benötigten Daten ausgewählt und angezeigt werden.

Mit dem Abfrageassistenten lassen sich etwa Abfragen erstellen, um Informationen über Kunden, Lieferanten, Artikel, Geschäftsvorgänge und andere Daten, in der SAP Business One-Datenbank abrufen zu können. Der Abfrageassistent ermöglicht, Abfragen nach bestimmten Kriterien zu filtern, um nur die relevanten Ergebnisse anzuzeigen.

Zudem ist es möglich, die Ergebnisse von Abfragen zur weiteren Verarbeitung oder Analyse in anderen Anwendungen zu exportieren.

Abfrageassistenten für SAP User mit geringen SQL-Kenntnissen

Das Tool führt durch alle Schritte zur Erstellung einer SQL-Abfrage auf die Tabellen von SAP Business One und ist speziell für die User gedacht, die keine oder wenige Kenntnisse über die SQL-Syntax verfügen. Man sollte zwar über gewisse Grundkenntnisse der Tabellenstruktur von SAP Business One verfügen. Allerdings unterstützt der Abfrageassistent auch hierbei, indem nach Anwahl einer Tabelle die Beziehung zu den verknüpften Tabellen angezeigt werden.

Der Abfrageassistent kann direkt über den Pfad Extras > Abfragen > Abfrageassistent aufgerufen werden. Mit diesem Tool können Sie mit wenigen Mausklicks komplexe SQL-Abfragen erstellen und ausführen, um wertvolle Einblicke in Ihre Geschäftsdaten zu erhalten.

Die Architektur des Abfrageassistenten

Der Abfrage-Assistent teilt sich in drei Hauptsegmente auf:

1. Tabellenübersicht (links): Hier werden die Datenbanktabellen aufgelistet, aus denen Sie wählen können.

1. Verfügbare Felder (Mitte): Dieser Bereich zeigt die Felder der ausgewählten Tabelle und deren Datenbank- sowie Anzeigebezeichnungen.

1. SQL-Schlüsselwörter (rechts): Hier können Sie die Struktur Ihrer SQL-Abfrage mit Befehlen wie SELECT, FROM, WHERE, ORDER BY und GROUP BY definieren.

Praktische Anwendung des Abfrage-Assistenten

Für eine Abfrage beginnt man mit der Auswahl einer Tabelle aus der Tabellenliste, indem man das oberste Feld anklickt und die TAB-Taste drückt, um die Suche zu starten. Man wählt etwa die Tabelle "ORCD Business Partners". Ein Doppelklick lädt die gewählte Tabelle für die Abfrage.

Im mittleren Teil, den verfügbaren Feldern, erscheint nun eine Liste von Spalten, aus denen man wählen kann. Auf der rechten Seite definieren man die Abfrage genauer, indem man SQL-Schlüsselwörter und die gewählten Felder einfügen. Nach Auswahl und Einrichtung der Felder und Bedingungen kann man die Abfrage mit einem Klick auf „Ausführen“ starten und erhält die gewünschten Informationen in einer übersichtlichen Liste.

Ergebnisse effektiv nutzen

Nach Ausführung der Abfrage werden die Ergebnisse in einer Liste angezeigt, die z.B. den Kundensaldo für Geschäftspartner aus Ihrer Firmendatenbank auflistet. Man hat jetzt die Möglichkeit, die Abfrage zu bearbeiten, erneut auszuführen oder für späteren Gebrauch zu speichern.

Zusätzliche Funktionen: Verlinkte Tabellen und Exportoptionen

Wenn Felder fett markiert sind, weist das auf verlinkte Tabellen hin. Diese können direkt in Ihre Abfrage einbezogen werden, um etwa zusätzliche Details wie die Namen der zuständigen Vertriebsmitarbeiter einzuschließen.