Dokumenteinstellungen (oder Belegeinstellungen) sind ein zentraler Bestandteil der Systeminitialisierung in SAP Business One, mit denen das funktionale Verhalten und die Standardwerte für Belege und Stammdaten in den Modulen Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung und Finanzwesen festgelegt werden.
In SAP Business One dienen die Dokumenteinstellungen als wichtiges Werkzeug, um das System an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen. Über den Pfad Administration > Systeminitialisierung > Belegeinstellungen steuern Anwender globale Regeln und spezielle Mechanismen für die Verarbeitung aller Geschäftsvorfälle und Stammdaten.
Die Einstellungen gliedern sich in mehrere Registerkarten. Auf der Registerkarte Allgemein definieren Anwender Vorgaben, die für alle Belege in Verkauf und Einkauf gelten. Hier legen sie beispielsweise die Berechnungsgrundlage für den Bruttogewinn fest und aktivieren die Bruttogewinnberechnung für das gesamte Unternehmen. Außerdem steuern sie an dieser Stelle, wie das System mit negativen Beständen umgeht, indem sie Sperren auf Firmen- oder Lagerebene aktivieren oder deaktivieren. Weiterhin lassen sich Optionen zur Sperrung mehrerer Rahmenverträge für denselben Beleg einstellen sowie Regeln für den Umgang mit Belegreferenzen definieren.
Die Registerkarte Pro Beleg ermöglicht detaillierte Einstellungen je Belegart, etwa für Verkaufs- und Einkaufsbelege, Bankenabwicklung, Buchhaltung, Lagerverwaltung und Produktion. Hier wird bestimmt, wie das System auf doppelte Kunden- oder Lieferantenreferenznummern reagiert, ob das Feld Bemerkungen bei manuellen und automatisch generierten Journalbuchungen obligatorisch ist und ob positive Anfangsbestände mit Nullpreis zulässig sind. Darüber hinaus werden hier Optionen zur Verwaltung von Serien- oder Chargennummern gesteuert, etwa die Zuordnung nur bei Freigabe von Bestandsbuchungen. Außerdem definieren Anwender, ob beim Erwerb einer Anlage mit Skonto automatisch eine Aktivierungsgutschrift erzeugt wird, und sie legen fest, ob Serien- oder Chargenartikel bevorzugt nach Lagerplätzen oder nach Serien-/Chargeninformationen ausgegeben werden. Zudem können sie bestimmen, ob bei Lieferscheinen oder Ausgangsrechnungen mit Seriennummern automatisch Kundenequipment-Stammdaten angelegt werden.
Auf der Registerkarte Elektronische Belege aktivieren Benutzer die Funktion für elektronische Belege und legen Standardeinstellungen für den Import von Geschäftsdaten in elektronischen Formaten wie XML fest. Dadurch lassen sich zum Beispiel elektronische Eingangsbelege in SAP Business One Belege wie Ausgangsrechnungen überführen. Somit tragen die Dokumenteinstellungen wesentlich dazu bei, automatisierte Prozesse und die Einhaltung interner Geschäftsvorgaben im System sicherzustellen.
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