Ein Schlüssel, der die zu buchenden Geschäftsvorfälle unterscheidet. Die Belegart bestimmt, wo der Beleg wie z. B. Kundenaufträge, Bestellungen und Rechnungen gespeichert wird und welche Kontoarten gebucht werden sollen.
Diese Kategorisierung sorgt dafür, dass spezifische Finanzprozesse eindeutig zugeordnet und automatisch gebucht werden können. Die Belegarten decken dabei die typischen Vorgänge in einem Unternehmen ab:
- Ausgangsbuchung: Enthält Dokumente wie Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift, Lieferung und Retoure.
- Eingangsbuchung: Beinhaltet die Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Wareneingang und Retoure.
- Bankbuchung: Umfasst Buchungen wie Eingangszahlung, Ausgangszahlung und Journalbuchung.
- Kassenbuchung: Für Journalbuchungen wie Kontierungsmuster, Dauerbuchungen sowie Ausgangsrechnungen und Zahlungen.
- Lohnbuchung: Spezifisch für die Erfassung von Lohnbuchungen.
- Sonstige Buchungen: Erfasst alle Buchungsvorgänge, die keiner der obigen Kategorien zuzuordnen sind.
Jede Belegart hat einen spezifischen Satz an Feldern und Funktionen, die auf den jeweiligen Geschäftsvorfall zugeschnitten sind. Eine Ausgangsrechnung beispielsweise enthält Details zu den verkauften Artikeln, dem Kunden und dem Rechnungsbetrag, während ein Wareneingang Informationen über die eingekauften Artikel, den Lieferanten und die Preisgestaltung liefert.
Die Bedeutung der Belegart zeigt sich vor allem bei der Verbuchung von Geschäftsvorfällen. So wird eine Ausgangsrechnung auf dem Debitorenkonto des Kunden sowie auf dem Erlöskonto erfasst. Ein Wareneingang dagegen wird im Kreditorenkonto des Lieferanten und auf dem Bestandskonto festgehalten.
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