Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Definition:
Die GDPdU war eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen, die von 2002 bis 2014 gültig war. Sie regelte den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen bei Betriebsprüfungen durch Finanzbehörden, die Aufbewahrung und Archivierung von digitalen steuerrelevanten Daten und Dokumenten sowie die Mitwirkungspflichten von Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.
Kernpunkte:
Vollständige und korrekte Erfassung aller Geschäftsvorfälle: Alle Geschäftsvorfälle mussten vollständig und korrekt erfasst werden.
Keine Buchungen ohne Beleg: Es durfte keine Buchung ohne den entsprechenden Beleg geben.
Unveränderbarkeit von Buchungen: Einmal erfasste Buchungen durften im Nachhinein nicht verändert werden.
GDPdU-Export: Für Betriebsprüfer musste ein GDPdU-Export bereitgestellt werden.
Aufbewahrungspflicht: Buchungsdaten mussten sicher für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Handbuch: Es musste ein Handbuch für die verwendete Software bzw. Registrierkasse vorhanden sein.
Hintergrund:
Die GDPdU konkretisierte Regelungen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen. Sie entstand als Reaktion auf die zunehmende Digitalisierung der Buchhaltung in Unternehmen.
Ablösung durch GoBD:
Zum 1. Januar 2015 wurden die GDPdU durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) abgelöst. Die GoBD führen die Vorgaben der GDPdU und der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) in einem gemeinsamen Regelwerk zusammen.
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