Die Grundlagen der GoBD
Die GoBD umfassen eine Vielzahl von Anforderungen, die sicherstellen sollen, dass die Buchführung ordnungsgemäß und unveränderbar ist. Dies betrifft sowohl die eigentliche Buchführung als auch die Aufbewahrung der entsprechenden Daten. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Verfahrensdokumentation, die detailliert beschreibt, wie die Buchführungsprozesse ablaufen und wie die Daten verwaltet werden.
Jedes steuerpflichtige Unternehmen in Deutschland, unabhängig von seiner Größe, muss diese Anforderungen erfüllen. Dies gilt sowohl für Einzelunternehmen als auch für große Konzerne wie die im DAX notierten Unternehmen.
Herausforderungen für Unternehmen
Die GoBD stellen insbesondere in Bezug auf das Datenzugriffsrecht eine große Herausforderung für viele Unternehmen dar. Die Finanzverwaltung hat das Recht, auf die gespeicherten Daten zuzugreifen und diese zu überprüfen. Dies erfordert, dass die Daten über die gesamte gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinweg verfügbar und lesbar bleiben.
Viele IT-Systeme sind jedoch nicht darauf ausgelegt, die Daten in der geforderten Weise bereitzustellen. Es fehlt etwa oft an entsprechenden Exportschnittstellen, die die Daten gemäß den Anforderungen der GoBD exportieren können. Auch kann es vorkommen, dass die Daten nicht über die gesamte Aufbewahrungsdauer verfügbar sind, was zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen kann.
Die Bedeutung der Verfahrensdokumentation
Ein weiteres zentrales Element der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, diese ordnungsgemäß zu erstellen und zu pflegen. Die Verfahrensdokumentation ist jedoch unerlässlich, um den Ablauf der Buchführung und die Handhabung der Daten nachvollziehbar darzustellen. Sie dient dazu, den Prozess der Datenerfassung, -verarbeitung und -aufbewahrung transparent zu machen und die Einhaltung der GoBD nachzuweisen.
15 Kriterien für eine GoBD-konforme Software
Die folgende Checkliste erläutert die wesentlichen Anforderungen, die eine Software erfüllen sollte, um den GoBD-Richtlinien gerecht zu werden.
1. Sichere Aufbewahrung
Die Daten werden auf speziell zugewiesenen Servern in Deutschland gespeichert, die den deutschen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Digitale Belege und Dokumente bleiben während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten.
2. Unveränderbarkeit
Ein einmal hochgeladener Beleg bleibt im Originalzustand und wird mit einer vollständigen Versionshistorie gespeichert. So kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Änderungen vorgenommen wurden.
3. Unverlierbarkeit
Durch Berechtigungseinstellungen stellt man sicher, dass man hochgeladene Dokumente und elektronische Informationen nicht mehr löschen kann. Diese Maßnahme schützt vor Datenverlust und ungewollter Manipulation.
4. Vollständigkeit
Belege werden direkt mit dem jeweiligen Geschäftsvorfall verknüpft. E-Mails und Dokumente mit Handelsbriefcharakter werden durch Office-Integration oder E-Mail-Agenturen automatisch mit dem Vorfall verknüpft.
5. Nachvollziehbarkeit
Alle Verarbeitungsschritte werden lückenlos in der Software dokumentiert – von der Entstehung eines Vorgangs bis zur abschließenden Buchung. Dadurch bleibt jede Aktion transparent und nachvollziehbar.
6. Auffindbarkeit
Eine schnelle Volltextsuche und Drill-Down-Funktionen ermöglichen es, jede Information zügig zu finden. Diese Funktionen erhöhen die Effizienz im Arbeitsalltag erheblich.
7. Ordnung
Dokumente sind eindeutig identifizierbar und strukturiert im System abgelegt. Diese Ordnung erleichtert den Zugriff und die Verwaltung der Daten.
8. Zeitgerechte Erfassung
Sobald Belege vom Scanner oder der Smartphone-Kamera in die Software hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst. Mobile Apps unterstützen zudem die Bearbeitung von unterwegs.
9. Zeitgerechte Buchung
Durch Kontierungsassistenten und die am Vorgang dokumentierten buchungsrelevanten Informationen können Buchungen schneller erledigt werden. Bei Ausfall einer Fachkraft kann eine Vertretung mit passenden Zugriffsrechten schnell einspringen.
10. Tägliche Kassenführung
Jeder Kassenbewegung wird der buchungsbegründende Beleg sofort zugeordnet. Dadurch bleibt die Kassenführung stets aktuell und korrekt.
11. Jederzeitige Kassensturzfähigkeit
Der Sollbestand der Kasse kann mit einem Mausklick aus der Software abgerufen werden. Dies erleichtert die Kontrolle und Überprüfung der Kassenbestände.
12. Maschinelle Auswertbarkeit
Umfassende Berichtsfunktionen liefern in Echtzeit alle relevanten Informationen, die Betriebsprüfer benötigen. Diese Auswertungen erleichtern die Vorbereitung auf Prüfungen und Audits.
13. Datenzugriff der Finanzbehörde
Im Falle einer Steuerprüfung erhält die Finanzverwaltung den benötigten Datenzugriff. Unterschiedliche Zugriffsarten oder ein IDEA-GDPdU-Export sind schnell eingerichtet.
14. Internes Kontrollsystem
Durch Berechtigungseinstellungen wird die Funktionstrennung im System festgelegt und dokumentiert. Diese Einstellungen unterstützen eine etwaige Prüfung und sichern interne Abläufe ab.
15. Verfahrensdokumentation
Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die digitale Protokollierung aller Bearbeitungsschritte unterstützt.
Fünf Mythen zur GoBD und digitalen Aufbewahrung von Dokumenten
Wenn es um die digitale Archivierung von Dokumenten geht, kursieren viele Missverständnisse. Diese Mythen können Unternehmen davon abhalten, die Vorteile der digitalen Transformation voll auszuschöpfen. Lassen Sie uns die fünf häufigsten Mythen rund um die GoBD und die digitale Dokumentenaufbewahrung aufklären.
Mythos 1: Dokumente werden digital aufbewahrt
Es ist ein verbreiteter Irrglaube, dass Dokumente, die man in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) digital speichert, automatisch als Originale gelten. Das ist falsch. Tatsächlich akzeptieren Finanzbehörden Kopien als ausreichenden Beleg dafür, dass ein Original existiert hat. Ob Sie ein Dokument in Papierform oder digital aufbewahren, spielt dabei keine Rolle. Dennoch gibt es bestimmte Dokumente, die man weiterhin in Papierform aufbewahren sollte, um ihre Originalität zu bewahren. Dazu gehören Abschlüsse, Verträge und notariell beglaubigte Urkunden. Elektronisch eingegangene Dokumente, wie Rechnungen im PDF-Format, kann man jedoch direkt im DMS als Original archivieren.
Mythos 2: Papierdokumente müssen nicht mehr aufbewahrt werden
Obwohl man die meisten Papierdokumente nicht mehr aufbewahren muss, gibt es Ausnahmen. Notarielle Urkunden, Abschlüsse, Verträge und Zollpapiere müssen im Original vorliegen, falls ein Prüfer sie anfordert. Es ist wichtig, dass Unternehmen wissen, welche Dokumente man weiterhin physisch aufbewahrt muss, um auf Prüfungen vorbereitet zu sein.
Mythos 3: Originaldokumente notwendig
Dieser Mythos ist teilweise korrekt. Prüfer können verlangen, dass man Originaldokumente vorgelegt, wenn die digitalen Kopien unvollständig oder unleserlich sind. Deshalb ist es entscheidend, dass man alle steuerlich relevanten Informationen beim Digitalisierungsprozess sorgfältig prüft. Dabei ist sicherzustellen, dass sie später bei Bedarf vollständig lesbar sind.
Mythos 4: E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
E-Mails sind zunächst ein Transportmedium und nicht unbedingt aufbewahrungspflichtig. Wenn eine E-Mail lediglich eine elektronische Rechnung im PDF-Format transportiert, muss man die E-Mail selbst nicht archivieren. Ist jedoch der Inhalt der E-Mail steuerlich relevant, muss man sie aufbewahren. Darüber hinaus können E-Mails, die geschäftsrelevante Informationen wie Konditionsvereinbarungen enthalten, ebenfalls aufbewahrungspflichtig sein.
Mythos 5: Digitale Signatur ist erforderlich
Eine digitale Signatur ist für die Rechtmäßigkeit der Ablage nicht notwendig. Es ist ausreichend, wenn man interne Prüf- und Kontrollverfahren angewendet, die die Rechtmäßigkeit der Dokumente sicherstellen. Ein Beispiel ist die sachliche und rechnerische Prüfung einer Eingangsrechnung. Solange alle relevanten Dokumente, wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, den Geschäftsvorfall lückenlos dokumentieren, ist keine digitale Signatur erforderlich
GoBD-Konformität mit SAP Business One: Die Vorteile der Modulverknüpfung
Die Verknüpfung von ERP-, CRM- und Archivierungsmodulen in SAP Business One bietet mehrere entscheidende Vorteile für die Einhaltung der GoBD-Richtlinien. SAP Business One ermöglicht eine GoBD-konforme, nahezu selbstständige Archivierung aller relevanten Dokumente, einschließlich Rechnungen und steuerlich relevanter E-Mails. Eine zentrale Datenquelle reduziert Fehlerquellen und Inkonsistenzen, die bei separaten Systemen auftreten können, und verbessert die Datenqualität erheblich.
Darüber hinaus werden Dokumente automatisch den entsprechenden Kunden oder Lieferanten zugeordnet, was eine einfache Nachvollziehbarkeit und Erfüllung der GoBD-Anforderungen gewährleistet. Schnelle Zugriffszeiten und komfortable Suchfunktionen erleichtern die Bereitstellung von Informationen bei Betriebsprüfungen. SAP Business One gewährleistet zudem die unveränderbare Speicherung von Dokumenten gemäß GoBD-Vorgaben, insbesondere für elektronische Kommunikation.
Die Verknüpfung der Module optimiert Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung und unterstützt eine GoBD-konforme Abwicklung von Geschäftsvorfällen. Zentrale Datenhaltung und regelmäßige Backups erhöhen die Sicherheit des Dokumentenbestands und erfüllen die GoBD-Anforderungen an die Datensicherheit.
Fazit: GOBD-Konformität mit SAP Business One
Die Einhaltung der GoBD stellt für viele Unternehmen eine bedeutende Herausforderung dar. SAP Business One bietet hierbei eine umfassende Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, alle Anforderungen der GoBD problemlos zu erfüllen.