Lieferantenanfrage (SAP Business One)

Die Lieferantenanfrage ist ein vorgelagerter Prozessschritt im Beschaffungsmodul von SAP Business One, der der strukturierten Einholung und dem Vergleich von Angeboten mehrerer Lieferanten dient – auf Basis eines zuvor identifizierten Bedarfs.

Kontext und Einsatzbereich:

Die Lieferantenanfrage wird typischerweise nach der Bestellanforderung initiiert und vor der eigentlichen Bestellung eingesetzt. Ziel ist es, Preise, Konditionen und Liefermöglichkeiten von verschiedenen Anbietern zu evaluieren.
Unternehmen nutzen diesen Schritt, um Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit im Einkauf sicherzustellen, ohne dabei Lagerbestände oder Buchwerte zu beeinflussen.

Ablauf und Funktion in SAP Business One:

Die Lieferantenanfrage kann manuell oder mithilfe eines Assistenten erstellt werden – meist direkt aus einer Bestellanforderung.
Mehrere Lieferantenanfragen lassen sich gruppieren (z. B. über die Gruppennummer), um eine einheitliche Angebotslage für denselben Bedarf zu schaffen.
Nach Erhalt der Angebote werden diese in der jeweiligen Anfrage manuell dokumentiert – inklusive Preis, Menge und Datum.
SAP Business One bietet mit dem integrierten „Lieferantenanfragevergleich“ ein Tool zum Angebotsvergleich. Dieser lässt sich sowohl separat als Bericht aufrufen als auch direkt aus der Anfrage starten.
Nach Auswahl des besten Angebots wird die entsprechende Anfrage in eine Bestellung überführt. Alternativ können aus dem Vergleichsbericht mehrere Bestellungen gleichzeitig generiert werden.
Nicht berücksichtigte Anfragen derselben Gruppe werden automatisch geschlossen – ihr Status ändert sich entsprechend und wird grafisch durch ein Schloss-Icon dargestellt.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen:

Im Gegensatz zur Bestellanforderung, die lediglich den internen Bedarf definiert, ist die Lieferantenanfrage der erste externe Schritt im Beschaffungsprozess. Sie beeinflusst weder Lagerbuchungen noch Buchhaltungswerte –anders als die Bestellung, die eine rechtsverbindliche Transaktion auslöst.

Beispiel:

Ein Unternehmen stellt über die Materialbedarfsplanung fest, dass Rohmaterial für die Produktion benötigt wird. Eine Bestellanforderung wird erstellt. Daraus entstehen drei Lieferantenanfragen an unterschiedliche Anbieter. Nach Angebotsvergleich wird eine Bestellung aus der wirtschaftlichsten Anfrage generiert. Die beiden anderen
Anfragen werden automatisch geschlossen.