Basis für das operative Cash-Management ist die Offene-Posten-Liste (OPOS). Anhand der Fälligkeiten bzw. der erwarteten Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge der OPOS von Kunden und Lieferanten wird die Liquidität für die nahe Zukunft hochgerechnet.
1. Definition und Bedeutung
- Offene Posten sind Forderungen (Beträge, die ein Unternehmen von Kunden noch zu erhalten hat) oder Verbindlichkeiten (Beträge, die das Unternehmen seinen Lieferanten noch schuldet).
- Sie entstehen durch Rechnungen oder Gutschriften, die noch nicht beglichen sind.
- Die Verwaltung offener Posten ist entscheidend für die Liquiditätssteuerung und die Finanzplanung.
2. Verwaltung offener Posten in SAP Business One
Berichte und Status
- Offene-Posten-Liste (OPL): Zeigt eine Übersicht aller offenen Rechnungen und Gutschriften.
- Fälligkeitsberichte: Listen offene Posten nach Fälligkeitsdatum, um überfällige Zahlungen zu identifizieren.
- Offene-Posten-Bericht für Geschäftspartner: Zeigt offene Posten für einzelne Geschäftspartner.
Status eines Belegs
- Offen: Solange eine Rechnung oder Gutschrift nicht vollständig bezahlt ist.
- Teilzahlung: Der Beleg bleibt offen, bis der Restbetrag beglichen ist.
- Abgeschlossen: Nach vollständiger Zahlung wechselt der Status zu „abgeschlossen“.
- Storniert: Ein stornierter Beleg kann nicht wieder in den Status „offen“ gesetzt werden.
Zahlungen und Ausgleich
- Zahlungen: Offene Posten werden durch Eingangs- oder Ausgangszahlungen ausgeglichen.
- Teilzahlungen: Reduzieren den offenen Saldo, der Beleg bleibt jedoch als „offen“ markiert.
- Abstimmung: Die Abstimmung erfolgt über das Fenster „Offene Posten“.
Mahnwesen und Belegkette
- Mahnwesen: Offene Posten werden im Mahnwesen berücksichtigt, um Kunden an überfällige Zahlungen zu erinnern.
- Belegkette: Die offenen Posten aus Belegen wie Angeboten, Kundenaufträgen, Lieferungen und Retouren sind für die Finanzbuchhaltung relevant.
3. Bedeutung für die Finanzbuchhaltung
Liquiditätsplanung
- Die Überwachung offener Posten hilft, die Liquidität zu sichern und die Zahlungsfähigkeit zu gewährleisten.
Forderungs- und Verbindlichkeitenmanagement
- Forderungsmanagement: Regelmäßige Überprüfung offener Forderungen ermöglicht das frühzeitige Erkennen und Mahnen überfälliger Zahlungen.
- Verbindlichkeitenmanagement: Überwacht offene Verbindlichkeiten, um Zahlungsverpflichtungen gegenüber Lieferanten im Blick zu behalten.
Berichtswesen und Abstimmung
- Offene Posten sind ein zentraler Bestandteil der Finanzberichte und unterstützen eine präzise Finanzanalyse.
- Abstimmung mit Bankkonten: Offene Posten müssen regelmäßig mit den tatsächlichen Bankkonten abgestimmt werden.
Das Finanzwesen in SAP Business One
Das Finanzwesen in SAP Business One beinhaltet die Einträge, zu denen man per Gesetz verpflichtet ist und reichert diese mit ...