PEPPOL (PanEuropean Public Procurement Online) stellt eine essenzielle Plattform dar, um den Austausch von elektronischen Belegen zwischen Handelspartnern im öffentlichen Beschaffungswesen zu erleichtern. Durch ein spezielles "4-Ecken-Modell" ermöglicht PEPPOL den Austausch von standardbasierten elektronischen Belegen über das PEPPOL-Netzwerk. Diese Plattform integriert sich nahtlos in SAP Business One, um eine effiziente Handhabung von elektronischen Belegen zu gewährleisten.
Durch die Nutzung von PEPPOL-Zugriffspunkten können Benutzer auf das PEPPOL-Netzwerk zugreifen und elektronische Belege gemäß den PEPPOL-Spezifikationen austauschen. Dies bietet den Vorteil, dass Käufer und Anbieter ihren bevorzugten Anbieter eines zentralen Zugriffspunktes auswählen können, um eine Verbindung zu allen PEPPOL-Teilnehmern herzustellen, die bereits im Netzwerk vorhanden sind. Dabei folgt das Prinzip: „Einmal verbinden, mit allen verbinden“.
Die elektronische Rechnungsstellung, die durch PEPPOL erleichtert wird, ist in einigen Ländern eine gesetzliche Anforderung für öffentliche Beschaffungsprozesse. Ursprünglich als europäische Initiative gestartet, haben auch Länder außerhalb Europas die Möglichkeit, PEPPOL-Standards zu implementieren und zu nutzen.
Für die Implementierung der PEPPOL-Lösung in SAP Business One werden verschiedene Systeme und Tools benötigt, darunter der SAP Business One Client, der Electronic Document Service (EDS), der Electronic File Manager (EFM), die SAP Business One Integration Platform (B1i) und ein SAP Access Point oder ein anderer Zugriffspunkt.
Besonders hervorzuheben ist, dass das PEPPOL-Protokoll in bestimmten Lokalisierungen verfügbar ist, die spezifische Funktionen für elektronische Belege und Berichte sowie PEPPOL-Funktionen enthalten. Hierzu gehören unter anderem Länder wie die Tschechische Republik, Spanien, Griechenland, Ungarn, Italien, die Niederlande, Portugal und das Vereinigte Königreich. In anderen Ländern wie Argentinien, Brasilien, Costa Rica, Guatemala, Indien und Mexiko ist das PEPPOL-Protokoll derzeit nicht verfügbar. Alle anderen Lokalisierungen bieten zwei Protokolle, „Generisch“ und PEPPOL.
Die Integration ermöglicht die Generierung von UBL-Rechnungen (Version 2.1) über EFM und ein B1i-Szenario, das mit dem SAP-Zugriffspunkt verbunden ist. Diese Integration von PEPPOL in SAP Business One optimiert die Prozesse der elektronischen Belegübermittlung und erleichtert die Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern, insbesondere in öffentlichen Beschaffungsprozessen.
