Beleg(SAP Business One)

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Ein Beleg ist ein zentrales Element in SAP Business One, das verschiedene Geschäftsvorfälle dokumentiert und nachverfolgbar macht. Er dient als Grundlage für die Buchhaltung und die Verwaltung betrieblicher Prozesse in Bereichen wie Einkauf, Verkauf, Lager, Finanzwesen, Service und Produktion.

1. Belegarten

SAP Business One unterscheidet verschiedene Belegarten, die spezifische Geschäftsprozesse abbilden:

Einkauf: Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung, Eingangs-Gutschrift
Verkauf: Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift
Lager: Bestandszugang, Bestandsabgang, Umlagerung, Bestandszählung
Finanzwesen: Journalbuchung, Ein- und Ausgangszahlung
Service: Serviceabruf
Produktion: Produktionsauftrag

2. Belegstatus

Jeder Beleg hat einen bestimmten Status, der den Bearbeitungsstand angibt:

Offen: Neu angelegt und noch bearbeitbar
Offen – Gedruckt: Bereits gedruckt, aber noch nicht abgeschlossen
Storniert: Manuell aufgehoben und nicht mehr bearbeitbar
Abgeschlossen: Vollständig verarbeitet oder manuell abgeschlossen
Geparkt: Zwischengespeichert, kann später vervollständigt werden
Genehmigt: Beleg hat einen Genehmigungsprozess durchlaufen

3. Belegstruktur

Ein Beleg in SAP Business One besteht aus folgenden Hauptbereichen:

Belegkopf: Enthält allgemeine Informationen wie Belegnummer, Datum, Geschäftspartner und Status.
Belegmitte: Beinhaltet die Positionen des Belegs, z. B. Artikel, Mengen und Preise.
Belegfuß: Zeigt zusammenfassende Informationen wie Gesamtsumme, Rabatte und Frachtkosten.

4. Belegnummerierung

Jeder Beleg wird mit einer eindeutigen Belegnummer versehen. Die Nummernserien können individuell in den Belegeinstellungen definiert werden. Dabei müssen sie lückenlos und aufsteigend sein, um die Buchhaltungsvorschriften zu erfüllen.

5. Belegketten und Referenzbelege

SAP Business One ermöglicht die Verknüpfung von Belegen, sodass eine nachvollziehbare Belegkette entsteht:

Belegkette: Zeigt die Abfolge von Belegen innerhalb eines Geschäftsprozesses, z. B. vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung.
Verknüpfungsplan: Stellt grafisch dar, welche Belege miteinander verbunden sind.
Referenzbelege: Belege können auf andere Belege verweisen, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

6. Belegarten nach Inhalt

SAP Business One unterscheidet Belege nach ihrem Inhalt:

Artikelbelege: Beziehen sich auf Waren, die im Artikelstamm definiert sind.
Servicebelege: Beziehen sich auf Dienstleistungen, die nicht als Artikel geführt werden.
Hinweis: Artikel und Serviceleistungen können nicht innerhalb desselben Belegs kombiniert werden.

7. Belegdatum und Buchungsdatum

Belegdatum: Gibt an, wann der Beleg ausgestellt wurde.
Buchungsdatum: Bestimmt, wann der Beleg in die Finanzbuchhaltung einfließt und für Berichte berücksichtigt wird.

8. Geparkte Belege und Genehmigungsprozess

Geparkte Belege: Belege, die unvollständig sind oder auf eine Entscheidung warten, können als Entwurf gespeichert werden.
Genehmigungsprozess: Belege können einen Genehmigungsworkflow durchlaufen, bevor sie verarbeitet werden dürfen.

9. Belegbezogene Funktionen

SAP Business One bietet verschiedene Funktionen zur Bearbeitung von Belegen:

Belege können kopiert, dupliziert oder storniert werden.
Weiterverarbeitung in andere Belegarten ist möglich.
Offene Belege können in Berichten analysiert und verwaltet werden.
Belege lassen sich exportieren und drucken.
Mit der Funktion „Belegnummerierung prüfen“ kann die Vollständigkeit der Belegnummern kontrolliert werden.

10. Beleginformationen und Automatisierung

Formatted Search (FMS-Abfrage): Ermöglicht das automatische Abrufen von Daten wie Artikelnummer, Menge oder Rabatt in Belegen.
Belegkürzel: Jeder Belegart ist ein spezifisches Kürzel zugeordnet, um eine schnelle Identifikation zu ermöglichen.