Ein Workflow oder Arbeitsablauf ist eine festgelegte Folge von Aktivitäten in einem Unternehmen. Oft wird dieser Workflow von von einer Standard- oder Branchensoftware unterstützte. Deshalb wird ein Workflow auch als die computergestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen, Vorgängen oder Weiterleitung von elektronischen Dokumenten (daher auch oft als Vorgangsbearbeitung) bezeichnet.
Ein Workflow lässt sich grundsätzlich von einem Geschäftsprozess unterscheiden. Beide hängen eng miteinander zusammen, sind jedoch nicht synonym. Bei einem Workflow handelt es sich um die Automatisierung eines Geschäftsprozesses.
Workflows sind standardisierte Prozesse. Damit eignen sie sich gut zur Automatisierung. In einem Workflow wird u. a. festgelegt, wer wann bestimmte Tätigkeiten ausführen muss, um den Prozess abzuschließen. Außerdem wird festgelegt, wer welche Unterlagen einzureichen hat, damit alle am Verfahren teilnehmenden Personen Zugang zu den erforderlichen Informationen haben.
Moderne Businesssoftware bildet komplette Prozesse ab, nicht nur einen Ausschnitt oder Teilbereich. Dazu gehören unter anderem die Prüfung und Genehmigung von Dokumenten, Bestellungen, Eingangsrechnungen und Ähnliches. Auch die Erfassung, Kontierung und Buchung gehören dazu.
Der Workflow ist nicht mit dem Geschäftsprozess zu verwechseln. Die beiden Begriffe sind eng miteinander verbunden, aber nicht synonym. Der Geschäftsprozess ist die Vorlage, der durch einen Workflow automatisiert werden soll.
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