Buchungsperioden in SAP Business One

Die korrekte Verwaltung von Buchungsperioden in SAP Business One ist entscheidend für die Einhaltung von Geschäftsprozessen und die Vermeidung von Buchungsfehlern. Diese Anleitung bietet eine detaillierte Erläuterung der Einrichtung, Konfiguration und Verwaltung von Buchungsperioden, inklusive Tipps zur Optimierung und Fehlervermeidung.

1. Anlage neuer Buchungsperioden

Schritt 1: Navigation zur Buchungsperioden-Option

Gehen Sie in SAP Business One zu:
Administration → Systeminitialisierung → Buchungsperioden
Das Fenster für Buchungsperioden öffnet sich.

Schritt 2: Festlegen des Fälligkeitsdatums

Geben Sie im Abschnitt „Fälligkeitsdatum bis“ ein Datum ein, das sicherstellt, dass auch Buchungen mit Fälligkeiten im nächsten Geschäftsjahr möglich sind.
- Beispiel: Bei einer Rechnung vom 15.12.2024 mit 60 Tagen Nettofälligkeit sollte das Fälligkeitsdatum über den 31.12.2024 hinausgehen.

Schritt 3: Neue Periode erstellen

Klicken Sie unten rechts auf „Neue Periode“.
Ein weiteres Fenster öffnet sich zur Definition der Periode.

In diesem Fenster haben sie nun mehrere Optionen.

Wie im roten Kasten zu sehen, können Sie für neue Perioden ein „Fälligkeitsdatum bis“ festlegen. Bitte beachten Sie unbedingt vor Anlage der neuen Buchungsperioden hier ein Datum / Monat festzulegen, damit eine Buchung am Ende des Geschäftsjahres möglich ist, deren Fälligkeitsdatum aufgrund der hinterlegten Zahlungsbedingung bereits im nächsten Geschäftsjahr liegt

Beispiel:
Sie erstellen am 15.12.2024 eine Rechnung mit einer Nettofälligkeit 60 Tage. Wenn die Buchungsperiode Dezember 2024 in den Einstellungen das Fälligkeitsdatum nur bis 31.12.2024 unterstützt, dann erhalten Sie den Hinweis „Datum weicht vom zulässigen Bereich ab“ und Sie können die Rechnung nicht hinzufügen.

Um eine neue Buchungsperiode anzulegen, klicken Sie unten rechts auf den Button mit der Aufschrift „Neue Periode“

Nun öffnet sich Folgendes Fenster

Periodencode
Im Periodencode geben Sie einen Code für die Buchungsperiode ein. Dieser Code kann bis zu 20 Zeichen lang sein.
Periodenname
In den Periodenname geben Sie einen Namen für die Buchungsperiode ein. Dieser Name kann bis zu 20 Zeichen lang sein.
Teilperioden
Bei den Teilperioden können sie verschiedene abstände einstellen, die sich wiederrum auf das Feld Anzahl der Perioden auswirken.
Teilperiode = Jahr wäre dann Anzahl der Perioden = 1
Teilperiode = Quartale wäre Anzahl der Perioden = 4
Teilperiode = Monat dann wiederum Anzahl der Perioden = 12
Als Beispiel auf dem Bild von der vorherigen Seite sehen sie bei Periodencode 2008-01 bis 2008-12, hier wurde bei der Option Teilperioden „Monate“ eingestellt.
Periodenkennzeichen
Das Periodenkennzeichen bezieht sich auf jede Belegserie (Zeile), die mit einer oder mehreren Buchungsperioden verknüpft werden kann. Jede Belegserie muss mit einem Periodenkennzeichen verknüpft sein, damit die Belegnummerierung für jedes Geschäftsjahr, beginnend bei 1, aktiviert wird. Wählen Sie das Periodenkennzeichen, um es mit der Buchungsperiode zu verknüpfen. Das Periodenkennzeichen kann auch mit mehreren Perioden in der gleichen Firma verknüpft werden.
Buchungsdatum von… bis…
Bei dem Buchungsdatum müssen sie den Buchungszeitraum der neuen Periode eingeben. Im Feld Buchungsdatum von… wird der Tag nach dem Enddatum der letzten vorhandenen Buchungsperiode angezeigt und im Feld bis… der gleiche Tag ein Jahr später.
Fälligkeitsdatum von… bis…
Im Fälligkeitsdatum müssen sie den Fälligkeitszeitraum der neuen Periode eingeben. Der Fälligkeitszeitrum kann länger als der Buchungszeitraum sein.
Belegdatum von… bis…
Geben sie hier den Belegzeitraum für die neue Periode an. Der Belegzeitraum kann länger als der Buchungszeitraum sein.
Geschäftsjahresbeginn
Wie der Name des Feldes schon sagt, müssen sie hier das Anfangsdatum des Geschäftsjahres eingeben, zu dem diese neu erstellte Periode gehört.
Geschäftsjahr
Hier müssen sie nur das Jahr des Geschäftsjahres eingeben, zu dem die Periode gehört. Das wäre jetzt z.B. „2025“ für nächstes Jahr.

2. Sperren von Buchungsperioden in SAP B1

Um Missverständnissen vorzubeugen:

Einen Monatsabschluss-Lauf oder Ähnliches gibt es in SAP Business One nicht.
Es gibt einen Periodenabschluss, der aber rein zum Geschäftsjahreswechsel zum Jahresabschluss durchgeführt wird.

In SAP Business One gibt es keinen Monatsabschluss-Lauf, wie Sie ihn vielleicht aus Ihrem bisherigen System kennen. Stattdessen bietet das System einen Periodenabschluss, der ausschließlich zum Geschäftsjahreswechsel durchgeführt wird. Dabei werden die GuV-Konten auf Null gestellt. Wenn Sie mehr über den Periodenabschluss erfahren möchten, können wir Ihnen gerne die entsprechende Dokumentation der SAP zur Verfügung stellen.

Das Fehlen eines Monatsabschluss-Laufs hindert Sie jedoch nicht daran, zum Monatsende Korrekturbuchungen wie beispielsweise für die Lagerwertberichtigung vorzunehmen. Solche Anpassungen erfolgen über reguläre Journalbuchungen mit einem entsprechenden Buchungsdatum.

Sobald die Monats-Gewinn- und Verlustrechnung erstellt ist, sollten Sie das System für diesen Zeitraum sperren, um nachträgliche Änderungen ohne Ihr Wissen zu verhindern. SAP Business One bietet hierfür die Möglichkeit, Buchungsperioden zu schließen und bei Bedarf wieder zu öffnen – flexibel und sicher.

Auf dem untenstehenden Bild sehen Sie, wie und wo Sie diese Einstellung vornehmen können.

Weisen Sie den Buchungsperioden in SAP Business One den passenden Status zu, um die Buchungsberechtigungen gezielt zu steuern:

Entsperrt
Dieser Status erlaubt allen Benutzern, entsprechend ihrer Berechtigungen, alle Arten von Transaktionen und Belegen in der Periode zu buchen. Er wird standardmäßig für neue Buchungsperioden festgelegt.
Entsperrt außer Verkauf
Alle Transaktionen und Belege können gebucht werden, mit Ausnahme von Verkaufsbelegen. Dieser Status eignet sich für abgeschlossene Perioden, in denen beispielsweise noch verspätete Eingangsrechnungen oder andere Transaktionen nachgetragen werden müssen.
Abschlussperiode
Nur Benutzer mit der Berechtigung für Periodenabschlüsse können Belege und Transaktionen buchen. Nutzen Sie diesen Status, wenn die Periode weitgehend abgeschlossen ist, alle verspäteten Transaktionen erfasst wurden und nur noch der Jahresabschluss aussteht.
Gesperrt
In diesem Status sind keine Buchungen mehr möglich. Wählen Sie ihn, sobald alle Anpassungen erfasst wurden und der Jahresabschluss für die Periode abgeschlossen ist.

Durch die gezielte Zuweisung dieser Status behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die Buchungsaktivitäten in den verschiedenen Periode