SAP B1 Blog

Verwendung und Vorteile

Auf Basis eines Rahmenvertrags kann man diverse Belege wie Kundenaufträge, Bestellungen oder Lieferungen erstellen. Die im Rahmenvertrag hinterlegten Preise und Mengen werden dabei automatisch in die Belege übernommen.

Vereinfachte Belegerfassung

Durch die automatische Übernahme von Daten aus dem Rahmenvertrag wird die Belegerfassung beschleunigt und vereinfacht, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.

Transparenz und Kontrolle

Der Erfüllungsgrad eines Rahmenvertrags kann jederzeit über den Bericht „Rahmenvertragsliste“ eingesehen werden. Dies ermöglicht eine ständige Überwachung und Anpassung, um die vereinbarten Ziele zu erreichen.

Verbesserte Planungssicherheit

Durch die Vereinbarung fester Mengen und Preise über einen längeren Zeitraum wird die Planungssicherheit sowohl für das Unternehmen als auch für die Vertragspartner erhöht.

Rahmenvertrag Typen in SAP Business One

In SAP Business One gibt es zwei Haupttypen von Rahmenverträgen:

Allgemeine Rahmenverträge:

Diese Art von Vertrag eignet sich ideal für Waren, bei denen der Lieferzeitpunkt keine kritische Rolle spielt. Unternehmen, die eine flexible Handhabung bei der Lieferung und Abnahme von Waren benötigen, profitieren von diesen Verträgen. Der Vorteil liegt in der geringen zeitlichen Bindung, die es ermöglicht, Waren nach Bedarf zu beziehen.

Spezifische Rahmenverträge:

Diese Verträge sind für Waren oder Dienstleistungen gedacht, die man in festgelegten Intervallen liefern muss. Sie enthalten präzise Zeitpläne und sorgen dafür, dass die Lieferung zu genau definierten Terminen erfolgt. Diese Verträge eignen sich besonders für Situationen, in denen eine genaue Planung und Terminierung erforderlich ist.

Die Unterschiede zwischen den beiden Rahmenvertragstypen liegen hauptsächlich in der zeitlichen Strukturierung und dem Grad der Verbindlichkeit der Liefertermine. Während allgemeine Rahmenverträge mehr Flexibilität bieten, stellen spezifische Rahmenverträge dabei sicher, dass Lieferungen innerhalb eines klar definierten Zeitrahmens erfolgen.

Praxisbeispiel: Beschaffungsvereinbarungen

Ein praktisches Beispiel für die Anwendung von Rahmenverträgen ist die Beschaffungsvereinbarung in SAP Business One. Diese Verträge helfen Unternehmen, langfristige Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten zu festigen und gleichzeitig Beschaffungsprozesse zu optimieren.

Auswirkungen der Rahmenverträge auf die Finanzbuchhaltung

Rahmenverträge haben mehrere wichtige Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens, die deren Effizienz und Genauigkeit erheblich verbessern können:

1. Vereinfachte Buchungsprozesse: Da die Konditionen im Rahmenvertrag bereits festgelegt sind, vereinfacht sich die Verbuchung einzelner Lieferungen oder Leistungen. Die Buchhaltung muss dementsprechend nicht jedes Mal neue Preise oder Bedingungen prüfen.
2. Reduzierter Verwaltungsaufwand: Durch die Bündelung von Bestellungen und die Festlegung der Vertragsbedingungen sinken die Prozess- und Transaktionskosten in der Buchhaltung.
3. Verbesserte Planbarkeit: Rahmenverträge ermöglichen eine genauere Budgetplanung und Kostenkalkulation, da Preise und Mengen über einen längeren Zeitraum festgelegt sind.
4. Rechnungsprüfung: Die Finanzbuchhaltung kann eingehende Rechnungen einfacher und schneller gegen die im Rahmenvertrag vereinbarten Konditionen prüfen.

1. Abgrenzungen: Bei Rahmenverträgen mit festgelegten Abnahmemengen oder -zeiträumen kann man notwendige Rückstellungen oder Abgrenzungen in der Buchhaltung besser planen und buchen.
2. Controlling: Rahmenverträge erleichtern das Controlling, da Soll-Ist-Vergleiche zwischen vereinbarten und tatsächlich abgerufenen Mengen oder Leistungen einfacher durchgeführt werden können.
3. Risikomanagement: Die langfristige Festlegung von Preisen und Konditionen kann dabei das finanzielle Risiko von Preisschwankungen reduzieren, was sich positiv auf die Finanzplanung auswirkt.
4. Verbuchung von Rabatten: Die durch Rahmenverträge vereinbarten Mengenrabatte, oder Rückvergütungen muss man korrekt in der Buchhaltung erfassen und periodisch abgrenzen.
5. Bestandsbewertung: Bei Rahmenverträgen für Waren kann man die Bewertung von Lagerbeständen vereinfachen, da die Einstandspreise über einen längeren Zeitraum konstant bleiben.
6. Liquiditätsplanung: Durch die im Rahmenvertrag festgelegten Zahlungsbedingungen lässt sich der Zahlungsverkehr besser planen und steuern.

Rahmenverträge und Projekte

In SAP Business One können Verkaufsrahmenverträge auch Projekten zugeordnet werden. Dies bietet zusätzliche Vorteile für die Projektplanung und -durchführung:

1. Geplantes Stundenvolumen: Der Verkaufsrahmenvertrag legt ein geplantes Stundenvolumen für das Projekt fest und ermittelt, wie viele Stunden des Volumens bereits in Rechnung gestellt sind.
2. Integration mit PZE App: Durch die Verbindung zwischen Rahmenvertrag und Projekt wird bei der Rechnungsstellung über die PZE App die Rahmenvertragsinformation stets mitgeführt.
3. Stundensatzermittlung: Der Stundensatz wird bei der Erstellung der Rechnung entweder aus der Preisliste, die dem Kunden zugrunde liegt, oder aus dem Rahmenvertrag entnommen. Der Rahmenvertrag muss in diesem Fall als Vertragstyp spezifisch definiert sein.

Diese Integration erleichtert die Nachverfolgung und Abrechnung von Projektstunden und sorgt für eine nahtlose Verbindung zwischen Projektmanagement und Finanzbuchhaltung.

Mehrere Rahmenverträge mit überlappenden Zeiträumen

In SAP Business One können Unternehmen nun die Funktion aktivieren, die es ermöglicht, mehrere Rahmenverträge mit überlappenden Zeiträumen für denselben Kunden zu erstellen. Diese Option ist besonders nützlich, wenn verschiedene Verträge unterschiedliche Bedingungen oder Leistungen abdecken, die gleichzeitig gelten sollen. Durch das Markieren des entsprechenden Ankreuzfelds in den Einstellungen lässt sich diese Flexibilität einrichten. Ohne diese Einstellung würde das System verhindern, dass zwei oder mehr Rahmenverträge für identische Zeiträume bei einem Kunden angelegt werden, was die Vertragsgestaltung einschränken könnte.

Rahmenverträge: Planbarkeit, Risikominimierung und Effizienzsteigerung

Rahmenverträge in SAP Business One bieten mittelständischen Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Beziehungen zu ihren Geschäftspartnern zu stärken. Durch die klare Definition von Mengen, Preisen und Lieferbedingungen können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Lieferkette stabiler und planbarer gestalten. Die positiven Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung tragen zudem zu einer besseren Planbarkeit, Risikominimierung und Effizienzsteigerung bei. Die Möglichkeit, Verkaufsrahmenverträge Projekten zuzuordnen, bietet zusätzliche Vorteile für das Projektmanagement.