Referenzfeldverknüpfungen in SAP Business One bieten eine effiziente Möglichkeit, relevante Informationen aus Geschäftsbelegen automatisch in die Finanzbuchhaltung zu übertragen. Zu den übertragbaren Informationen gehören unter anderem Rechnungsnummern, Buchungstexte und interne Belegnummern. Diese Funktionalität ist besonders nützlich, um die Genauigkeit der Buchführung zu erhöhen und manuellen Aufwand zu reduzieren.
Belegtypen, die automatische Journaleinträge erzeugen
Im Modul “Administration” befindet sich der Bereich “Definition” und “Allgemein”. Hier kann man das Fenster “Referenzfeldverknüpfungen” öffnen. Dieses Fenster zeigt eine Übersicht aller Belegtypen, die automatische Journaleinträge in der Finanzbuchhaltung erzeugen. Es zeigt dabei an, ob die Standardkonfigurationen für jeden Belegtyp beibehalten oder angepasst wurden.
Referenzarten in SAP Business One
Für jeden Belegtyp lassen sich bis zu zwölf verschiedene Referenzen an die Finanzbuchhaltung übermitteln. Dies ergibt sich aus der Verfügbarkeit von vier Referenzarten: Referenzen 1 bis 3 und das Bemerkungsfeld. Diese Referenzen können in Journalbuchungen sowohl in den Kopfbereich als auch in die Geschäftspartner- und Sachkontenbuchungszeilen übertragen werden.
Zuordnung von Beleginformationen
Die Zuordnung von Beleginformationen zu den Referenzfeldern sollte man sorgfältig durchführen. Die Feldlänge sind begrenzt und somit werden Informationen eventuell unvollständig angezeigt. Die maximale Zeichenanzahl kann man abfragen, indem man den Mauszeiger auf die entsprechenden Felder positioniert.
Informationen verteilen
Beispielsweise kann man für Eingangsrechnungen die Belegnummer standardmäßig im Referenzfeld 1 und die Lieferantenreferenznummer im Referenzfeld 2 übertragen. Im Bemerkungsfeld können automatisch generierte oder manuell eingegebene Buchungstexte aufgenommen werden. In den Buchungszeilen können ähnliche Informationen wie in den Kopfbereichen eingetragen werden, wobei für Geschäftspartnerbuchungszeilen abweichende Informationen, wie die Ratennummer, festgelegt werden können.
Systemverknüpfungen im Finanzberichtswesens nach IFRS
Beim Aufbau Ihres Finanzberichtswesens nach IFRS ist es wichtig, einen Blick auf die Anpassung und Verwaltung Ihrer Systemverknüpfungen zu werfen. Dabei spielen sowohl die Verknüpfungen zwischen den Referenzfeldern als auch die Einstellungen der benutzerdefinierten Felder eine entscheidende Rolle. Idealerweise sollten diese Konfigurationen vor Beginn des neuen Geschäftsjahres, für das die IFRS-Berichterstattung geplant ist, abgeschlossen sein. Obwohl Änderungen an diesen Verknüpfungen jederzeit möglich sind, entpfielt es sich, diese hauptsächlich zwischen den Geschäftsjahren vorzunehmen, um die Konsistenz und Genauigkeit der Finanzberichterstattung zu gewährleisten.
Es ist sehr wichtig, dass Anpassungen in diesem Bereich nicht im Alleingang vorgenommen werden. Stattdessen sollte ein Austausch mit dem Buchhaltungsteam Ihres Unternehmens stattfinden. Besprechen Sie im Detail, welche Auswirkungen die geplanten Änderungen auf die verschiedenen Aspekte Ihres Finanzmanagements haben könnten – von der automatischen und manuellen Abstimmung über die Verarbeitung von Kontoauszügen bis hin zu den Auswirkungen auf die Integration von Partner-Add-ons oder spezielle Funktionen wie formatierte Suchen. Ein solch proaktiver Ansatz bei der Planung und Kommunikation hilft nicht nur, Überraschungen zu vermeiden, sondern stellt auch die reibungslose Funktionalität und Effizienz Ihrer Finanzprozesse sicher.
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