SAP Business One - Stammdaten

Die korrekte Verwendung von Stammdaten ist die wichtigste Bedingung, um SAP Business One in vollem Umfang, langfristig und skalierbar zu nutzen. Entsprechend gepflegt hat man prinzipiell die Basis für alle Buchungen in SAP Business One: Die in drei Gruppen unterteilen Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten und Interessenten), Artikel, die im Bestand und eventuell Lagern gespeichert sind, und Sachkonten, die bei der Buchung von Transaktionen verwendet werden. Jedes Mal, wenn ein neuer Beleg im System erstellt wird oder andere Aktionen stattfinden, stellt SAP B1 mithilfe dieser Einträge einen Großteil der erforderlichen Informationen bereit.

Daten, die man nicht entfernen kann

Wenn überdies Stammdaten in SAP Business One bei einer Buchhaltungs- oder Bestandstransaktion beteiligt sind, können sie nicht aus dem System entfernt werden. Außerdem sind alle Partner und Artikel, die mit einem Kundenauftrag verbunden sind, ebenfalls geschützt.

---

SAP Business One User Stammdaten

Jede mit SAP Business One arbeitende Einzelperson muss als Anwender bzw. User angelegt werden. Der User wird in SAP Business One als solcher erkannt und kann sich mittels User-Code und Passwort in das Programm einwählen und mit demselben arbeiten. Als SAP-Kunde werden die sogenannten Named-User-Lizenzen erworben. Damit ist jede einzelne Nutzerlizenz einem Mitarbeitenden des Unternehmens in den Stammdaten zugewiesen. Unter den Usern gibt es überdies mit dem Super-User ein Typus mit besonderen Aufgaben in SAP Business One. Dieser User hat globale Berechtigungen und kann unter anderem das Kennwort eines anderen Nutzers anpassen.
Ansonsten werden über die User-Einstellungen alle Details zum Anwender hinterlegt, sei es die Zugehörigkeit zu Abteilungen oder Gruppen oder aber auch sein Passwort mit entsprechenden Regeln.

---

SAP Business One Geschäftspartner

Zentrale Stammdaten in SAP Business One sind mit Sicherheit die Geschäftspartner. Diese können dabei ganz unterschiedliche Rollen innehaben:

• juristischen Personen
• Unternehmen
• Organisationen
• Vereine
• Institutionen
• Behörden
• …

Geschäftspartner Kategorisierung

SAP Business One hält für diese Geschäftspartner eine grundlegenden Kategorisierung in Interessenten, Kunden und Lieferanten bereit. Der Interessent (Lead) beschreibt einen Zielkunden. Diese Daten liefern die Basis für Vertriebsaktivitäten und Marketingkampagnen. Sobald der Interessent den ersten Kauf tätigt, überträgt ihn SAP Business One in den Status „Kunde“. Der Status „Kunde“ kommt zur Anwendung, wenn es sich um Geschäftspartner handelt, mit denen man beim Verkauf von Produkten und Dienstleistungen zusammenarbeiten. Die Daten der Lieferanten stehen ihrerseits in Verbindung mit den Personen und Organisationen, von welchen Produkte und Dienstleistungen gekauft werden. Sie nehmen an der Erzeugung von Belegen im Kontext des Einkaufes, der Entgegennahme von Lieferungen und der Abwicklung von Lieferrentenzahlungen teil.

Fast immer ist mit einem Vorgang in SAP Business One ein Geschäftspartner verbunden. Sobald dies der Fall ist, ist der oder die verbundenen Geschäftspartner nicht mehr löschbar.

Business-Objekte mit den meisten Rubriken und Eingabefeldern

Die Geschäftspartner Stammdaten sind eines der Business-Objekte mit den meisten Rubriken und Eingabefeldern.

• Kopfdaten
  Die Basisdaten des Geschäftspartners wie Name, Type, Gruppenzugehörigkeit etc.
  
• Allgemein
  Grundlegende allgemeine Daten zum Geschäftspartner, wie generelle Verbindungsdaten, Branchenzugehörigkeit, Gruppierungen etc.
  
• Ansprechpartner
  Die verschiedenen Personen des Geschäftspartners, mit ihren Verbindungsdaten, Profilen, Aufgabe, Detailinformationen etc.
  
• AdressenRechnungs- und Lieferadressen mit allen nötigen Detailangaben
  
• Zahlungsbedingungen
  Alle Daten, die die Zahlungsinformationen des Geschäftspartners betreffen, inklusive Zahlungsziele, Kreditlimits, Preislisten, Mahnbedingungen, Obligolimits, Zinsen etc.
  
• Zahlungslauf
  Hier werden die Daten eingegeben, die man für den Zahlungsassistenten in der Bankenabwicklung benötigt
  
• Buchhaltung
  Hier finden sich zwei weitere Tabs: Unter „Allgemein“, befinden sich alle Daten Betreff Konsolidierung, Abstimmkonten, Anzahlung und Mahnwesen etc. Unter „Steuer“, findet man den entsprechenden Steuerstatus und die Steuergruppe des Geschäftspartners zugeordnet werden
  
• Eigenschaften
  Hier hat man die Möglichkeit, den Geschäftspartner durch Eigenschaften näher zu beschreiben und zu klassifizieren. Die Eigenschaften können dann als Kriterium in den unterschiedlichen Bereichen von SAP Business One herangezogen werden.
  
• Bemerkungen
  Hier kann man Langtexte und Anmerkungen pflegen und Bilddateien hinterlegen.
  
• Anhänge
  Hier können Dateien in beliebigen Formaten angehängt werden.

Auslösbare Aktionen

Aus dem Geschäftspartner Stammdaten in SAP Business One lassen sich eine Anzahl von Aktionen mit Bezug auf denselben auslösen. Dazu gehören:

• Zugehörige Serviceabrufe anzeigen
• Zugehörige Aktivitäten anzeigen
• Zugehörige Opportunities anzeigen
• Zugehörige wiederkehrende Transaktionen anzeigen
• Zugehörige Rahmenverträge für Verkauf anzeigen
• Zugehörige Serviceverträge anzeigen
• Aktivität anlegen
• Serviceabruf anlegen
• Opportunity anlegen
• Angebot anlegen
• Kundenauftrag anlegen
• Ausgangsrechnung anlegen
• Ausgangsgutschrift anlegen
• Retourenanfrage anlegen

---

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen werden im gleichnamigen Objekt der Stammdaten gemanagt. Sie setzen sich aus der eigentlichen Zahlungsfrist und der Skontofrist zusammen. Diese werden dann zu der kompletten Zahlungsbedingung zusammengesetzt. Ferner können Sie eine Reihe weiterer Bedingungen definiert werden, die dann dem Geschäftspartner zugewiesen werden:

• Basis des Fälligkeitsdatums (Beleg- oder Buchungsdatum)
• Zeitpunkt, ab dem die Zahlungsfrist beginnt
• Toleranztage
• Ratenzahlung – Anzahl der Raten
• Eingangszahlung automatisch anlegen
• Skonto definieren
• Skontofristen

Prinzipiell müssen alle Zahlungsbedingungen, die man Kunden einräumt oder von Lieferanten zugestanden werden, angelegt werden. Dies kann auf drei unterschiedlichen Wegen erfolgen. Die jeweiligen Zahlungsbedingungen können dabei von Ebene zu Ebenen übersteuert werden.:

• Unternehmensstammdaten
  Über die Administration kann man für Kunden oder Lieferanten einen Vorschlagswert für jeden neu anzulegenden Geschäftspartner festlegen.
• Geschäftspartner
• Der Vorschlagswert aus den Stammdaten wird bei der Neuanlage des Geschäftspartners übernommen, um sie dann dort ändern zu können.
• Beleg
  Beim Neuanlegen eines Belegs werden die zum Geschäftspartner zugehörigen Zahlungsbedingungen, in den Beleg kopiert.

---

Aktivitäten in SAP Business One

Man kann jedwede Interaktion mit einem beliebigen Geschäftspartner als Aktivität dokumentieren. Dabei kann es sich um einen Anruf, ein Meeting, eine Aufgabe oder eine Notiz bzw.
eine interne Aktivität handeln. Aktivitäten kann man für oder aus bestimmten Objekten in SAP Business One anlegen. Die Aktivitäten können dann wiederum aus den jeweiligen verknüpften Dokumenten aufgerufen werden oder die umgekehrt die Dokumente aus den Aktivitäten.
Die Aktivität kann dabei einem Mitarbeiter oder aber auch einer Gruppe zugeteilt werden. Aktivitäten können mit je nach Bedarf mit Folgeaktivitäten versehen werden.

Wiederkehrende Aktivitäten

Bei Aktivitäten entsprechenden Typs kann eine Wiederholung festlegen werden. In einer Dropdown-Liste lässt sich hierzu ein Wiederholungsintervall auswählen, sodass die Aktivität täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt wird.

Übersichten und Berichte

Aktivitäten lassen sich in Listen als Übersicht und im Kalender von SAP Business One gefiltert anzeigen.
Überdies können diese Aktivitäten über die Outlookintegration auch an MS Outlook übergeben werden.

---

Artikelstammdaten in SAP Business One

Alle Güter und Leistungen, die man im Zuge des operativen Geschäfts kauft und verkauft, werden in den Artikelstammdaten erfasst. Die Artikelstammdaten werden in einer Fülle von Modulen in SAP Business One genutzt. Dazu gehört der Einkauf, Verkauf, Service, Materialbedarfsplanung und einiges mehr.

Daten im Stammdatum Artikel

Im Artikel werden allen Daten erfasst, die in den unterschiedlichsten Zusammenhängen und Aufgaben des Artikels in SAP Business One genutzt werden. Dazu gehören unter anderem:

• Artikelnummer
  Nummer mit bis zu 50 Stellen, die eindeutig sein muss. . Einmal in einer Transaktion verwendet, kann sie nicht geändert oder gelöscht werden.
• Artikelnummernserie
  Serie für die automatische Nummerierung von Artikeln
• Beschreibung
  Beschreibung des Artikels mit bis zu 100 Zeichen
• Fremdsprachiger Name
  Beschreibung des Artikels in einer anderen Sprache
• Artikelart
  Hat hauptsächlich Relevanz für das Servicemodul in SAP Business One und stellt die Kategorisierung in Artikel, Arbeit und Reise zur Verfügung
• Artikelgruppe
  Grobe Einteilung von Artikeln in Kategorien, zum Zweck der Segmentierung der Artikel, um diese in Auswertung und Statistiken zu verwenden.
• ME-Gruppe
  Mengeneinheiten-Gruppe, die man dazu verwenden kann, um Maßeinheiten für die Artikel zu verwalten
• EAN-Code
  Feld für eine europäische Artikelnummer (EAN). Man kann pro Mengeneinheiten-Gruppe mehrere Barcodes angelegen. Die Formate EAN 13 und Code 39 werden unterstützt.
• Preisliste
  Auswahlfeld für die zuvor angelegten Preislisten, die für den Artikel angewendet werden sollen.
• Artikeltyp
  Auswahlfelder für die Typisierung von Artikeln. Man kann Lagerartikel, Verkaufsartikel und Einkaufsartikel bestimmen.
• Hersteller
  Angaben zum Herstellers des Artikels in SAP Business One
• Versandart
  Auswahlfeld zur Art des Versandes des Artikels in SAP Business One
• Artikel verwalten nach (Serien- oder Chargen)
  Feld zur Bestimmung, ob ein Artikel nach Seriennummern oder Chargennummern verwaltet werden soll.
• Managementmethode (Serien- oder Chargen)
  Es besteht die Möglichkeit, die Verwendung von Serien- bzw. Chargennummer entweder nur bei Ausgabe (bei Verlassen des Lagers) oder bei jeder Buchung des Artikels zu tracken.
• Garantievorlage
  Seriennummernartikel, die im Modul „Service“ Verwendung finden, können mit einer Garantievorlage hinterlegt werden
• Aktiv
  Hier kann angegeben werden, über welchen Zeitraum ein Artikel aktiv sein soll, also zu Verarbeitung zur Verfügung steht.
• Inaktiv
  Hier kann angegeben werden, über welchen Zeitraum ein Artikel aktiv sein soll, also zu Verarbeitung zur Verfügung steht.
• Hier kann angegeben werden, über welchen Zeitraum ein Artikel nicht aktiv sein soll, also dementsprechend nicht zur Verarbeitung zur Verfügung steht.
• Bevorzugter Lieferant
  Auswahlliste des bevorzugten Lieferanten für einen Artikel. Dieser schlägt das System dann bei Bestellungen vor.
• Lieferartenkatalognummer
  Es handelt sich um die Artikelnummer des Lieferanten zum entsprechenden Artikel in SAP Business One
• Name Einkaufs-Mengeneinheit
  Einkaufs-Mengeneinheit und kleinstmögliche Einheit zum Einkauf des Artikels
• Artikel pro Kaufeinheit
  Stück, die eine Einkaufsmengeneinheit enthält
• Name Verpackungseinheit
  wie Box, Paket, Fass, Kiste etc.
• Menge pro Verpackung
  Kaufeinheiten pro Verpackungseinheit
• Zollgruppe
  gilt für den Import des Artikels aus einem Drittland
• »Länge«, »Breite«, »Höhe«, »Volumen« und »Gewicht«
  Abmessungen der Kaufeinheit
• Steuerkennzeichen
  Steuerkennzeichen, das man bei einem Einkauf im Inland verwenden muss.
• Auf Lager
  Anzahl der betreffenden Artikel, die eingelagert sind
• Bestätigt
  Anzahl der betreffenden Artikel, die durch Kundenaufträgen beansprucht werden
• Bestellt
  Anzahl der betreffenden Artikel, die man bei Lieferanten bestellt.
• Verfügbar
  Anzahl der betreffenden Artikel, die man bei Lieferanten bestellt hat und auf Lager liegen
• Artikelkosten
  durchschnittlichen Kosten des Artikels

---

Belegnummerierung in SAP Business One

Die Festlegung der Nummerierung von Belegen ist eine Tätigkeit, die man in der Phase der System-
Initialisierung vornimmt, also bevor man SAP Business One in Betrieb nimmt. Mithilfe von Periodenkennzeichen kann man dabei gleichlautende Belegnummern in unterschiedlichen Geschäftsjahren verwenden.

Zur Nummerierung der Belege sind in SAP Business One zwei Szenarien vorgesehen. Hat man sich für eine dementsprechende Variante entschieden, kann man das allerdings nach Inbetriebnahme nicht mehr wechseln. Dabei ist nur eine oder mehr als eine Belegart je Nummerierungsserie erlaubt.

Weiterhin kann über die Stammdaten eine Nummerierungsserie mit einer Gruppe verbinden, die Stellen jeder Nummer in der Serie bestimmen oder die Verfügbarkeiten annullieren. Bei einem Beleg kann man weiterhin eine Nummerierungsserie mit einer Zeitspanne oder einer Gruppe verbinden.

---

Unternehmensstammdaten

Analog zu den Artikel- oder Geschäftspartnerstammdaten in SAP Business One erfasst man ebenso die da Daten des eigenen Unternehmens. Dabei werden zunächst die eigenen Kontaktdaten sowie Landes – und Fremdsprachen angegeben. Zusätzlich können noch folgende Angaben hinterlegt werden:

• UID-Nummer
  Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens, für das der Mandant in SAP Business One betrieben wird.
• Zusätzliche Steuernummer
  Das Finanzamt kann anhand dieser Nummer das Unternehmen als Teil einer Gruppe identifizieren
• Finanzamtverwaltungsnummer
  Nummer des Finanzamts, das für Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) zuständig ist
• Feiertage
  Auswahlfeld für den entsprechenden Feiertagskalender
• DVR-Nummer
  siebenstellige Registernummer der Datenschutzbehörde
• Erweiterte Steuerberichte
  Checkbox, die nach dem Ankreuzen die Auswahl des Periodentyps (Jahr, Quartal, Monat und Periode) aktiviert.
• SEPA-Gläubiger-ID
  Creditor-ID von der Zentralbank. Benötigt man, wenn man den elektronischen Zahlungsverkehr mittels SEPA-Standard (= Single European Payment Area) über den Zahlungsassistenten in SAP Business One abwickelt