Buchhaltung verstehen: Was ist die BWA?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung – kurz BWA – ist für viele Geschäftsführer entweder notwendiges Übel der Buchhaltung oder manchmal sogar ein bisschen Mysterium. Doch gerade in der Unternehmensführung wird sie zur großen Hilfe, die mit dem passenden System ganz einfach genutzt werden kann.

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Was ist BWA

Die betriebswirtschaftliche Auswertung beschreibt eigentlich nur den Überblick über die Kosten- und Einnahmen eines Unternehmens. Diese Erhebung basiert auf Daten und Zahlen der Finanzbuchhaltung. Diese werden passend aufbereitet und mithilfe verschiedener Kennzahlen ausgewertet. Somit zeigt diese ob und inwiefern ein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich ist und bringt Aussagen über dessen Liquidität und die Kapitalstruktur.

Nutzen der BWA

Hilfreich ist die BWA vor allem für das Unternehmensmanagement. Mit einer monatlichen Auswertung werden die geschäftlichen Entwicklungen aktuell und detailliert prüfbar. Diese Auswertung der Unternehmensdaten wird somit zur wichtigsten Form der Entscheidungsbasis, da sie auf verlässlichen Zahlen basiert. Auch bei Kreditverhandlungen ist es von Vorteil diesen Überblick zu haben, da Banken diese bei Kreditentscheidungen grundsätzlich verlangen.

BWA erstellen

In den meisten Fällen ist die BWA als Funktion direkt im Buchhaltungssystem integriert. Die standardmäßige Gliederung kommt von der DATEV eG. Steuerberater oder Buchhalter greifen zum Beispiel auf diese zurück. Auch diversen Buchhaltungsprogrammen dient die Gliederung als Vorlage. Es gibt aber z.B. auch für Excel Vorlagen, die allerdings meist nur für weiterführende Analysen verwendet werden, um beispielsweise zu prüfen ob die Daten korrekt sind. Außerdem gibt es ein Excel Interface, in dem, wie auch bei SAP Business One, die Daten direkt aus dem System importiert werden.

Neben der Standard-Version und der DATEV BWA gibt es noch weitere Formate. Beispielsweisen die Einnahmen-Ausgaben-BWA (für Freiberufler und Kleinunternehmen), die BWA 02 (für Ärzte) oder die BWA 20 (für Handwerksbetriebe). Für Steuerberater und Controller gibt es ebenfalls eine gesonderte Form der BWA. Außerdem sind Anpassungen der jeweiligen Gliederung an das Unternehmen möglich.

BWA lesen

Die besten Auswertungsfunktionen eines Systems nutzen wenig, wenn man sie nicht lesen kann. Denn die reine Momentaufnahme der Kosten- und Einnahmesituation eines Unternehmens gibt erst mal nicht so viel relevante Information her. Erst wenn man Fragen gezielt formuliert und dadurch verschiedene Größen oder Perioden miteinander vergleicht, sind die Informationen so eindeutig, dass sie für Entscheidungen nutzbar sind. Dabei könnte man z.B. fragen, wie hat sich das Unternehmen im Vergleich zum letzten Monat entwickelt und wie zu dem im Vorjahr? Wurden im letzten Monat Planwerte unter- oder überschritten? Wann ist das sonst passiert? etc.

Für viele Fragestellungen an eine BWA gibt es bereits Vorlagen, wie z.B. die des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Das Formular zeigt eine Vorlage, mit der man beispielsweise Monats- oder Jahres-Vergleiche aufstellen kann.

Diese Fragestellungen sind in Systemen wie SAP Business One bereits integriert. Ganz einfach werden so betriebswirtschaftliche Analysen und Periodenvergleiche direkt im System abgefragt, Geschäftsstellen, Projekte, Produkte etc. können einzeln ausgewertet und nach bestimmten Aspekten gefiltert. Der große Vorteil: Im Gegensatz zu einer „einfachen“ BWA können relevante Ergebnisse jederzeit abgerufen werden, da die aktuellen Zahlen die Ergebnisse selbstverständlich immer wieder neu beeinflussen. Zwar macht es auch Sinn für langfristige Entwicklungen, eine Auswertung jährlich zu erstellen. Allerdings können die kurzfristigere Auswertungen die Steuerung des Unternehmens wesentlich beeinflussen. So können Geschäftsführer rechtzeitig reagieren und an passender Stelle gegensteuern oder unterstützen.