ERP-Projekt: wenn's aufwändig werden soll

Schlägt man im Duden die Bedeutung des Wortes „Projekt“ nach, stößt man auf folgende Erklärung: ein Projekt ist eine (groß angelegte) geplante oder bereits begonnene Unternehmung. Auch in Sachen ERP-Projekt trifft diese Bezeichnung wie die Faust aufs Auge – nur das man das „groß angelegt“ doppelt unterstreichen, statt ausklammern sollte.

Vielleicht sind diese Klammern Schuld, dass viele Unternehmen nach wie vor den Aufwand für die eigenen Aufwände in einem Projekt dieser Größenordnung unterschätzen. Deshalb hier noch einmal erklärt, was da auf Sie zukommt.

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Viele Faktoren, eine Regel

Grundsätzlich ist es erst mal so: Das Ausmaß eines ERP-Projekts ist natürlich immer abhängig von der Unternehmensgröße und ob mehrere Standorte miteinbezogen sind. Außerdem sollte immer die softwaretechnische Ausgangslage in einem Unternehmen miteinbezogen werden, z.B. wenn die Prozesse schon ausreichend gut abgebildet sind, die Software aber nicht ausreicht, um den Herausforderungen z.B. im E-Commerce zu bestehen. In diesem Fall ist es natürlich immer hilfreich, über ein System wie SAP Business One mit vielen flexiblen Ausbaumöglichkeiten zu verfügen. Wie aufwendig ein ERP-Projekt wird, hängt obendrein von der Vorgehensweise und von der Erfahrung des Unternehmens in Sachen Projekt ab. Daher lässt sich der tatsächliche Aufwand schwer verallgemeinern.

Eine oberste Regel sollte es aber geben: das Projekt steht für sich und geht nicht irgendwie nebenher. Das heißt, idealerweise gibt es ein Projektteam, dass sich der ERP-Einführung annimmt und auch nur dieser.

Das richtige Team im ERP-Projekt

Am Anfang jedes ERP-Projekts wird zunächst viel analysiert und geworkshopt – am besten steht am Ende dieses Prozesses ein Konzept zur Realisierung des Ganzen. Hier arbeitet eigentlich immer der ERP-Anbieter mit dem Projektteam des Kunden zusammen. Dabei zeigt sich schon die Relevanz des Projektteams. Denn jegliche Erfahrung und Kompetenz des Anbieters reicht nicht aus, wenn das Projektteam nicht genau über die Prozesse im Unternehmen Bescheid weiß. So wird viel an Aufwand und Zeit gespart, wenn geeignete Leute zur Verfügung stehen. Außerdem verkleinert es den Aufwand, wenn die Prozesse schon wie bestehend im System abgebildet werden sollen – eine Prüfung dieser ist dennoch unerlässlich. Und das ist kein kleiner Schritt.

Mehr als nur Software

Ein häufig gänzlich vergessene, aber nicht unwesentliche Aufgabe im ERP-Projekt: die eventuell notwendige Beschaffung von neuer Hardware oder andere infrastrukturellen Maßnahmen. Um heute die ganze Leistungskraft von ERP-Systemen ausschöpfen zu können, braucht es z.B. Maschinen zur Zeiterfassung oder Barcodescanner. Der hierdurch entstehende Aufwand sollte ebenfalls nicht unterschätzt werden.

Stolperfalle für Sparfüchse

Da so manches ERP-Projekt groß ausfallen kann (ich glaube, wir hatten das erwähnt), versuchen Unternehmen an möglichen Stellen zu sparen. Eine solche Stelle sind oft die Schulungen der Mitarbeiter, also künftigen Anwender. Da selbst den größten Sparfüchsen klar ist, dass sie ihre Belegschaft schlecht ungeschult an das System lassen können, weichen sie meist auf den Keyuser aus. Heißt, der mehr oder minder offizielle Projektleiter wird vom Anbieter so weit instruiert, dass er seine Kollegen schulen kann. Allerdings ist, um die Bandbreite eines großen Systems zu erfassen, schon einiges an Erfahrung notwendig. Hier wird einerseits wieder die Bedeutung eine guten, fokussierten Projektteams klar und andererseits der Aufwand, denn es bedeuteten kann auch nur einen einzigen Mitarbeiter an den Punkt einer flüssigen Anwendung zu bringen.

Testen ist gut, geplantes testen ist besser

Ob ein integrierter Prozess letzten Endes so funktioniert wie vorgestellt, liegt meist im Ermessen des Kunden. Deshalb sollte in der Test-Phase das System genau von Unternehmensseite unter die Lupe genommen und verschiedene Szenarien erprobt werden. Dass dies nicht im reinen Chaos mündet, ist ein Testplan ratsam. Der muss von Unternehmensseite kommen. Ebenso wie etwaige Datensätze oder das Testing der zukünftigen Anwender.

Duden hält, was er verspricht

Die Datensätze geben schon das Stichwort. Allerdings eines, dass eine wahre Sisyphos-Arbeit beschreibt. Denn der Export aus den alten Systemen, die „Reinigung“ und das neue Verordnen der Daten braucht sehr viel Zeit. Den Upload in die neue Software kann der ERP-Anbieter übernehmen. Allerdings müssen auch im System die Daten erneut geprüft werden. Je nach Größe und des übernommenen Datensatzes eine – nun ja – „Heidenarbeit“.
Laut Duden: eine mit sehr viel Mühe und großem Zeitaufwand verbundene Tätigkeit. Ganz ohne Klammern.

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