negativer Bestand (SAP Business One)

Eine Menge von Artikeln im System, die kleiner als Null ist.
Diese Situation kann eintreten, wenn ein Warenausgang erfolgt, bevor der entsprechende Wareneingang erfasst wurde.

Der negative Bestand beschreibt also eine Lagermenge unter Null, die entsteht, wenn mehr Artikel aus dem Lager entnommen werden, als tatsächlich vorhanden sind. In SAP Business One kann diese Situation vielfältige Auswirkungen auf die Lagerverwaltung und Buchhaltung haben.

1. Definition und Ursachen

Ein negativer Bestand entsteht, wenn ein Warenausgang gebucht wird, bevor der zugehörige Wareneingang erfasst wurde.
Häufige Ursachen:

Vorzeitige Warenausgänge ohne vorherige Buchung des Wareneingangs.
Fehlende oder unvollständige Bestandsbuchungen.

2. Verwaltung und Einstellungen

In SAP Business One gibt es mehrere Möglichkeiten, negative Bestände zu verhindern oder zu verwalten:

Option „Negativen Bestand sperren“

Verhindert das Buchen von Belegen, die zu einem Bestand unter Null führen.
Einstellungen:
- Firma: Der negative Bestand wird auf Firmenebene geprüft.
- Lager: Der negative Bestand wird für jedes Lager separat überwacht.
- Artikeleinstellung: Die Sperrung erfolgt entweder auf Lager- oder Firmenebene, abhängig von den Einstellungen im Artikelstamm.

Reaktion auf Mindest- und Höchstbestände

In den Belegeinstellungen kann das System so konfiguriert werden, dass es bei Unterschreiten der Mindestmenge oder Überschreiten der Höchstmenge eine Warnung ausgibt oder die Buchung sperrt.

Negative Mengen in Belegen

In bestimmten Fällen, z. B. bei Produktionsstücklisten, können negative Mengen verwendet werden, etwa bei der Erfassung von Nebenprodukten.

3. Auswirkungen und Handhabung

Bestandskorrektur: Bei Buchungen mit negativen Beständen werden Korrekturkonten belastet oder gutgeschrieben.
Bestandsbewertung: Bei negativen Beständen kann der Belegpreis vom gleitenden Durchschnitts- oder FIFO-Preis abweichen. Diese Abweichungen werden auf einem speziellen Konto verbucht.
Bestandsprüfung: Negative Bestände lassen sich im Bestandsstatusbericht identifizieren oder über Drag & Relate mit einem Filter (z. B. „Auf Lager < 0“) anzeigen.

4. Wichtige Hinweise

Rechnungslegungsvorschriften: Die Verwendung negativer Bestände kann gegen Buchhaltungsrichtlinien verstoßen. Die Sperrung negativer Bestände ist daher empfohlen.
Inventur: Vor der Inventur sollte sichergestellt sein, dass keine negativen Bestände vorhanden sind, da dies auf fehlende Buchungen hindeutet.
Korrekturbuchungen: Fehlende Wareneingänge oder Bestandszugänge sollten nachträglich gebucht werden, um negative Bestände zu vermeiden.
Ausgleichskonto: Das Ausgleichskonto für negative Bestände sollte stets überprüft und ausgeglichen sein.
Bestandskontowährung: Bei Transaktionen in verschiedenen Währungen sollte die Bestandskontowährung auf „Alle Währungen“ eingestellt sein.

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