Die Verknüpfung in SAP Business One beschreibt die strukturelle Beziehung zwischen verschiedenen Business-Objekten wie Belegen, Stammdaten und Analyseelementen und sorgt folglich für durchgängige Prozesstransparenz sowie die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen im KMU-Umfeld.
In SAP Business One bildet die Verknüpfung das fundamentale Konzept für den Beleg- und Wertefluss. Dadurch lassen sich zusammengehörige Dokumente systematisch verbinden, sodass Anwender jederzeit erkennen, wie sich ein Vorgang von der ersten Erfassung bis zum letzten Folgebeleg entwickelt. Außerdem stellt der Verknüpfungsplan als primäres Werkzeug diese Beziehungen grafisch dar und zeigt den gesamten Belegfluss oder Wertegang einer Transaktion an.
Im Verknüpfungsplan signalisiert die Farbgebung den Status der Dokumente. So kennzeichnet ein grünes Symbol, dass ein Beleg geschlossen oder abgeschlossen ist. Dagegen markieren orange oder gelbe Umrandungen offene Belege, insbesondere wenn deren Fälligkeit in Kürze bevorsteht. Ferner hebt das System den aktuell geöffneten Beleg in Blau hervor, während eine hellblaue Umrandung eine Belegreferenz kenntlich macht. Deshalb können Anwender bereits über die Visualisierung schnell den Bearbeitungsstand der verknüpften Dokumente erfassen.
Anwender rufen den Verknüpfungsplan direkt aus dem jeweiligen Dokument auf. Dadurch lassen sich Historie und Folgebelege eines Vorgangs unmittelbar identifizieren. Somit wird zum Beispiel klar, ob eine Bestellung vollständig geliefert und fakturiert wurde. Außerdem unterstützt diese Sichtweise die Kontrolle von Prozessketten in nahezu allen Verkaufs- und Einkaufsbelegen.
Verknüpfungen entstehen in der Praxis auf unterschiedlichen Ebenen. Die häufigste Form basiert auf den Kopierfunktionen Kopieren von und Kopieren nach. Wenn ein Basisbeleg wie ein Angebot oder Kundenauftrag in einen Zielbeleg wie eine Lieferung oder Ausgangsrechnung kopiert wird, etabliert sich die Prozesskette automatisch. Folglich bleibt diese Kette erhalten und wird im Verknüpfungsplan anschaulich visualisiert.
Zusätzlich können Anwender Belege, die außerhalb des direkten logischen Flusses liegen, manuell verknüpfen. Hierzu dient das Feld Bezugsbeleg, über das beispielsweise eine Gutschrift aus Kulanz mit der ursprünglichen Ausgangsrechnung referenziert wird. Außerdem besteht beim Duplizieren eines Datensatzes häufig die Möglichkeit, eine Referenz zum Originaldokument automatisch zu hinterlegen. Dadurch wird auch bei Sonderfällen der Zusammenhang der Belege transparent dokumentiert.
Des Weiteren spielen Verknüpfungen eine wichtige Rolle in Analysefunktionen und Finanzbuchhaltung. Über Sichten (Views) lässt sich die Detailansicht eines Stammdatensatzes mit einer gefilterten Listenansicht eines anderen Objekts verbinden. Konkret zeigt das System automatisch alle Ausgangsrechnungen an, die zu dem Geschäftspartner gehören, dessen Stammsatz gerade geöffnet ist. Somit erhalten Anwender eine kontextbezogene Sicht auf alle relevanten Dokumente, ohne zusätzliche Selektionen durchführen zu müssen.
In der Finanzbuchhaltung nutzt das System das Feld Ursprung, um den zugrundeliegenden Beleg einer automatischen Journalbuchung zu identifizieren. Dort wird ein Kürzel der Belegart gespeichert, die die Buchung verursacht hat (z. B. „RE“ für Ausgangsrechnung). Mittels Navigationspfeil gelangen Anwender direkt vom Journalbuchungssatz zum verursachenden Beleg. Dadurch bleibt der Zusammenhang zwischen Finanzbuchung und operativem Geschäftsvorfall jederzeit nachvollziehbar.
Abgrenzung:
Der bereitgestellte Kontext beschreibt die Verknüpfung als übergreifenden Mechanismus zur Verbindung von Business-Objekten und grenzt sie intern durch verschiedene Ausprägungen wie Kopierfunktionen, Referenzierung über Bezugsbeleg, Sichten und das Feld Ursprung ab, ohne andere eigenständige Begriffe oder Konzepte außerhalb dieses Zusammenhangs zu definieren.
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