Rechnungen schreiben ist ein leidiges Thema. Im Grunde genommen schreiben wir sie genauso gerne, wie wir sie bekommen: gar nicht. Dennoch bedeutet jeder Auftrag für ein Unternehmen auch eine Rechnung. Dass Sie am Anfang nicht die falschen Daten in Excel oder Word tippen, hier eine Checkliste, was im Rechnungsschreiben (gem. § 14 Abs. 4 i.V. m. § 14a Abs. 5 UStG) stehen muss:
- Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Rechnungsbeträge, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeteilt und darauf entfallender Steuerbetrag
- Im Voraus vereinbarte Nachlässe wie z.B. Boni, Rabatte oder Skonti
- Anzuwendender Steuersatz (19% oder 7%) oder im Fall einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis
- Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (das bedeutet, dass im Falle einer Schuldumkehr ein Hinweis hierauf erforderlich ist, seit 30. Juni 2013 sogar mit der vorgeschriebenen Formulierung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)
Manuelles Rechnungswesen und seine Risiken
Des Weiteren sollte beachtet werden, dass eine Rechnung nie gelöscht werden darf. Stattdessen müssen Stornierungen ausgestellt werden. Außerdem sind Rechnungsnummern nur einmal zu vergeben. Zudem müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Eine regelmäßige Sicherheitskopie ist hier vonnöten.
Der manuelle Aufwand birgt ein hohes Fehlerrisiko. Am Anfang kann man sich durch gezielte Buchhaltung vielleicht noch einen Überblick verschaffen. Allerdings müssen auch hierzu alle Daten korrekt übertragen werden.
Das Unternehmen wächst, die Rechnungen mit
Mit wachsendem Erfolg des Unternehmens jedoch werden die Aufwände für die Rechnungsverwaltung zu groß. Nicht nur das Erstellen, auch die offenen Posten und das Mahnwesen sind Teil des Arbeitsalltags. Da es keine Vorlage und kein eindeutiges Ablagesystem gibt, finden sich oft nur die bearbeitenden Mitarbeiter mit den Rechnungs-Dateien zurecht. Bevor wichtige Rechnungen im Ordnerlabyrinth mir Excel- und Word-Chaos verloren gehen, suchen Sie doch lieber nach einer anderen Lösung.
Mit ERP-Software Rechnungen schreiben
Wir kennen die Antwort: eine Software-Lösung. Neben Übersicht, validen Daten und automatisierten Prozessen, können Sie so auch viel Zeit, Aufwand und einiges an Fehlern sparen.
Hier die 9 größten Vorteile einer ERP-Software für das Rechnungswesen Ihres Unternehmens:
- Automatische Anpassung der rechtlichen Vorgaben für Rechnungserstellung und Buchhaltung
- Immer den Überblick: effiziente Suchfunktionen nach Kunden und Zeiträumen
- Transparenz und Kontrolle der Finanzen und Kapazitäten – fördert Wachstum und Liquidität
- Fehlerfreie Eingaben durch Kontrollfunktionen
- Direkte Übergabe von Rechnungen in die Buchhaltung
- Übersichtliche Darstellung der offenen Posten
- Einlesen der Kontoauszüge und Abgleich mit den offenen Posten
- Automatisiertes Mahnwesen
- Auswertungen schnell und einfach
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