Warum Zeiterfassung wieder populär sein sollte

Zeiterfassung wird unsexy und Stempeluhren haben ihren endgültigen Gang zu Grabe angetreten. Stattdessen setzt man auf Vertrauen. Dabei wird Flexibilität in Sachen Arbeitszeiten großgeschrieben. Eine erfreuliche Entwicklung verschafft sie einem doch im ersten Moment das Gefühl von Integrität und Vertraulichkeit. Allerdings macht die Dokumentation von Arbeitszeiten in mancher Hinsicht nach wie vor Sinn.

Überstunden gibt es nur mit Stundenerfassung

Ein altes, aber gutes Beispiel sind Überstunden. Denn trotz fehlender Zeiterfassung gibt es in den meisten Unternehmen nach wie vor feste Arbeitszeiten. Natürlich muss man in vielen Büros heute nicht mehr um Punkt Neun einstempeln, aber dennoch gibt es zeitliche Rahmenbedingung. Diese passt sich insofern an, da man den Arbeitsplatz auch mal früher verlassen kann. Jedoch bleibt man dafür auch mal länger, wenn es gerade notwendig ist. Oder es gibt die E-Mail, die man schnell am Wochenende beantwortet. Was kurz noch erledigt wird, sammelt sich am Ende doch an. Diese Überstunden bleiben jedoch ein Gefühl, dass Mitarbeiter*in so empfinden. Denn die Geschäftsführung kann ja davon gar nichts wissen, denn die Zeit nirgends erfasst. Gerade in der Dienstleistung ist das ein großes Thema, da Mitarbeiter*innen oft extern arbeiten und flexibel auf Kunden reagieren müssen.

Zeiterfassung heißt nicht Kontrolle

Zeiterfassung ist in dieser Hinsicht kein Mittel zur Kontrolle – denn man kann Stunden auch untätig absitzen. Vielmehr sollte dem Personal-Management die Möglichkeit geben Überlastungen rechtzeitig zu erkennen. Natürlich gibt es auch Mitarbeiter*innen, die sich im Falle einer Überforderung zu Wort melden. Viele sind aber überfordert mit der Einschätzung, wie viel Arbeit in welcher Zeit zu tun ist. Gerade in flexiblen Arbeitsfeldern, wo jeder eigenständig an unterschiedlichen Aufgaben arbeitet und es wenig Vergleichsmöglichkeiten gibt. Wenn eine zeitliche Überlastung auffällt, kann man das Gespräch suchen. Vielleicht surft derjenige oder diejenige gerne Mal mittags eine Stunde im Netz oder macht länger Mittagspause und bleibt dafür am Abend länger.

Zeiterfassung als Leistungserfassung

Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassung ist die Abrechnung. Hierbei wird die Zeiterfassung zur Leistungserfassung. Relevant für Dienstleistungen oder wenn Projekte nach Aufwand abgerechnet werden, denn Kunden haben gerne Extrawünsche, Aufträge ziehen sich durch nicht kalkulierte Aufwände in die Länge und Projekte verändern sich während ihrer Ausführung. Natürlich werden Mitarbeiter*innen in den meisten Fällen dazu angehalten ihren Arbeitsaufwand auch zeitlich zu dokumentieren. Meist fällt in stressigen Phasen dann doch etwas unter den Tisch. Glück (finanziell) für den Kunden, doof für ihr Unternehmen und alle daran Beteiligten.
Weiter ist die Zeiterfassung in diesem Punkt eine gute Datenquelle für Kalkulationen. Wenn man merkt, dass ein Projekt zu viel Zeit in Anspruch nimmt, man die Konditionen mit dem Kunden neu verhandeln, oder Abläufe neu kalkulieren. Ebenso ist die Erhebung nützlich für künftige Angebote.

Pflicht zur Zeiterfassung

Ein „Mini“-Fakt, der ebenfalls für eine Zeiterfassung spricht, sind 450-Euro-Jobs. Hier sind Unternehmen sogar zu der Dokumentation Arbeitszeiten verpflichtet. Da reicht zwar ein einfacher Stundenzettel aus, wenn man aber viele Minijobber*innen hat, ist es sinnvoll auch ihre Arbeitszeit, als Ressource kalkulieren zu können, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens ganzheitlich zu prüfen.

Zeiterfassung strukturiert Unternehmen

Tatsächlich kann so die heute so verpönte Zeiterfassung wieder zu einem richtig populären Mittel werden. Arbeitszeiten zu erfassen ist schließlich erst mal weder gut noch schlecht. Es ist eine Entscheidung der Geschäftsführung, wie sie diese einsetzten möchte. Als Mittel der Kontrolle oder als Hilfestellung und Entlastung für gesunde Arbeitszeiten, Aufgabenmanagement und Datenquelle für die unternehmerische Kalkulation. Natürlich kann die Zeiterfassung auch erstmal dazu führen, dass man Prozesse neu strukturieren und einigen Mitarbeiter*innen mehr bezahlen muss. Auf lange Sicht ist dies für ein gesundes Wachstum und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens natürlich sinnvoll. Schließlich investieren alle am Ende Zeit in ihre Arbeit – ob dokumentiert oder nicht.

Software-Integration

Eine gute Möglichkeit Zeiterfassung auf moderne Weise zu integrieren, ist eine Software-Integration einzusetzen. In den meisten Unternehmen arbeitet man heute in irgendeiner Form digital und der Datenaustausch findet über Systeme wie z.B. ERP-Lösungen statt. Dies kann auch eine auftragsbezogene Leistungserfassung sein. Die Zeiten die man dabei auf Aufträge oder/und Projekten erfasst ergeben in Summe auch gleich die (produktive) Arbeitszeit. Zudem können Aktivitäten zeitlich nachvollzogen und identifiziert werden.

Auch mobil: Zeit- und Reisekostenerfassung, einschließlich Buchung auf das Projekt

MARIProject gewährt äußerst variable Zeitdokumentation: bestimmte Leistungen können Sie auf ein Projekt vormerken oder pure Anwesenheitsdauer feststellen, ebenso im Office an Ihrem Arbeitsplatzcomputer als auch unterwegs über das Internet, via Smartphone oder Tablet (Android, iOS).

Dasselbe gilt für die Reisekostenerfassung: Sie erheben Ihre Reisekosten beispielsweise unterwegs mit Ihrem Smartphone, fotografieren die Belege (Quittungen, etc.) ab, ordnen beides dem Projekt zu und rechnen alle Kosten zusammen intern ab (Spesenabrechnung).

Durch die Integration der Zeit- und der Reisekostenerfassung in das Gesamtsystem werden die Kosten zeitnah sowohl bei der Abrechnung als auch in der Analyse berücksichtigt.

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