Warum Dienstleistung ein anderes ERP braucht
24 Aug

Warum Dienstleistung ein anderes ERP braucht

Der ERP-Einsatz ist heute Alltag in den meisten Firmen. Für Unternehmen aller Art ist es nahezu unmöglich, ihre Arbeit ohne eine entsprechend helfende Software zu bewältigen. Im Zuge dessen wurden ERP-Lösungen entwickelt, die zum einen all diese Bedürfnisse abdecken sollten, ohne ein stetiges Anpassen der Software notwendig zu machen. Zum anderen wurden viele Branchen-Anwendungen geschaffen, die die Anforderungen und Prozesse der jeweiligen Spezialisierung abdecken sollten: Auch für Unternehmen, die sich hauptsächlich mit Dienstleistung beschäftigen.

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Der kleine (große) Unterschied

ERP-Systeme wurden zunächst primär für produzierende Unternehmen und den Großhandel entwickelt. Alle Ressourcen werden über die Software geplant und gesteuert. Dabei wird der Kostenträger immer über das einzelne Produkt definiert. Ergo, ein Unternehmen das Autos produziert und verkauft sieht das Auto als Kostenträger.

Jedoch kann heute mehr gekauft werden, als nur ein Produkt. Genauso wird mit Leistungen angeboten und gehandelt. Verkauft ein Unternehmen z.B Software, gehört oft auch eine Implementierung oder Anpassung dazu. Hier spricht man von einem Projekt. Ein Projekt lässt sich aber über ein ERP-System, dass es gewohnt ist den Kostenträger auf ein Produkt festzulegen, nur schwer steuern. Denn Projekte sind im Gegensatz zu “Produktionen” zeitlich eingegrenzt. Sie finden einmalig in einem festen Rahmen statt.

Dienstleister arbeiten in Projekten

Ist der Kostenträger nun das Projekt, lassen sich zwar bestimmte (Dienst-)Leistungen als Produkt erfassen -z.B. Projektmanagement. Jedoch stimmt im Alltag eines Dienstleisters die beauftragte Menge, mit der gelieferten und berechneten Menge nicht überein. Ein ERP-System, das Projekt-basiert funktioniert, setzt voraus, dass die Software flexibel sein muss und dem Dienstleister ermöglicht, schnell auf Änderungen des Projektumfangs zu reagieren. Dazu gehört, immer alle Projektdaten im Überblick zu behalten, um Ressourcen richtig kalkulieren zu können. Nur so besteht die Möglichkeit für den Dienstleister den Erfolg planbar zu machen und zu wiederholen.

Aus diesem Grund, brauchen Unternehmen, die in Projekten denken und arbeiten ERP-Software, die auf dem Gebiet funktioniert, wo sie gebraucht wird. Neben Standardfunktionen wie die Auftragsbearbeitung muss das System die Besonderheiten Projekt-basierter Prozesse wie die Leistungserfassung  abbilden können.

Flexibel auf Kundenwünsche reagieren können, gehört zur Dienstleistung

Bei einer Einführung einer ERP-Software ist die Standardisierung der Prozesse, Stammdaten und Konditionen eine Voraussetzung. Allerdings sollte gerade für Dienstleister eine Unternehmenssoftware so flexibel sein, dass sie sich auf die unterschiedlichsten Kundenwünsche und Konditionen anpassen kann. Der Aufwand, der bei der Erfassung und Abrechnung der Dienstleistungen zu verschiedensten Vertrags-Konditionen entsteht ist einer der haupt Kosten-Treiber, der in einem Dienstleistungs-Unternehmen entsteht. Hier ist ein Vertragsmanagement gefragt, indem sich hinter jeder Position, die Konditionen hinterlegen lassen, die bei der Abrechnung vom System automatisch gezogen werden.

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Der Mitarbeiter als Kernressource

Der Leistungs-Erbringer ist zumeist die Ressource Mensch, sprich Mitarbeiter. Dieser sollte mit all seinen Daten, die aus seiner Person und seinem Handeln entstehen, im System hinterlegt sein. Dazu gehört seine zeitliche Planung, inklusive Urlaub, seine Belastbarkeit im Projekt und für administrative Aufgaben, seine Position innerhalb der Unternehmens-Struktur und seine Skills. Weiterhin müssen die Kosten und Erlöse des Mitarbeiters ableitbar sein.  Zudem sollte die Möglichkeit bestehen,  Verrechnungssätze für Kunden und Projekte in unterschiedlichen Höhen hinterlegbar zu machen. Last but not least, muss das System grundsätzlich zwischen freien und festen Mitarbeitern unterscheiden können. Mit dem Außeneinsatz ist meistens eine starke Reisetätigkeit verbunden. Die Software muss diese anfallenden Aufwände und das Handling der Reisekosten-Abrechnung gegenüber Kunden und Mitarbeitern integriert abwickeln können.

Mobil und in Echtzeit

In den seltensten Fällen wird die Dienstleistung nur in den Räumen des eigenen Unternehmens erbracht. Vielmehr sind die Mitarbeiter beim Kunden tätig und kommen oft nur sporadisch in die heimatliche Firma. Damit eine zeitnahe Verarbeitung und letztlich Berechnung von Leistungsdaten gewährleistet wird, müssen diese vor Ort mobil erfasst werden können. Im besten Falle bestätigt der Kunde auf gleichem Wege sofort getane Leistung und gibt sie zur Abrechnung frei.

Ohne Excel echtes Controlling

Neben der Automatisierung ist die Auswertbarkeit und das Controlling rund um jeder Dienstleistung Hauptgegenstand einer ERP-Einführung für Dienstleister. Bei der Gegenüberstellung von zeitlicher, sowie Budget-Planung und tagesaktuellen Ist-Werten, sollen die aus dem System kommenden Berichte auch Daten liefern, die zur Projekt-, Unternehmens- und Finanz-Planung alle wesentlichen Inhalte liefern. Klares Ziel muss sein, im Sinne einer validen Datenbasis den Einsatz von Excel und ähnlichen Tools einzuschränken.

 

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