Integrierte Zeiterfassung – wenn das ERP-System mitschreibt
1 Jun

Integrierte Zeiterfassung – wenn das ERP-System mitschreibt

Zeiterfassung klingt immer ein bisschen nach Stempelkarten für Raucherpausen. Dass dieses Bild gerade im Dienstleistungsgewerbe veraltet ist, wissen alle die oft die ein oder andere Stunde mehr in ihre Arbeit investieren als auf dem Blatt steht. Gerade für Unternehmen die in Projekten arbeiten, ist die erfasste Arbeitszeit die essenzielle Basis zur Rechnungsstellung. Wie Sie und Ihr Unternehmen von einer im ERP-System integrierten Zeiterfassung profitieren können? Ganz einfach:

1. Machen Sie ihre Mitarbeiter mit Zeiterfassung zufrieden

Jeder möchte qualifizierte Mitarbeiter. Um deren Qualifikationen aber optimal auszuschöpfen und zu fördern, sollten Sie auch in deren Zufriedenheit investieren. Ein flexibler Arbeitsplatz ist für viele heute das A und O – denn jeder muss mal zum Zahnarzt. Dennoch wünschen sich Arbeitgeber Transparenz über deren Arbeitszeit. Eine integrierte Zeiterfassung schafft eine Basis für beides.

2. Machen Sie ihre Kunden mit Zeiterfassung zufrieden

Mit einem Kunden über (nicht) erbrachte Leistungen zu streiten macht keinen Spaß. Schwarz auf Weiß ist unserer Erfahrung nach immer die bessere Argumentationsgrundlage. Auch hier sind vor allem die Dienstleister und Projekt-Unternehmen betroffen. Allerdings kann es auch für produzierende Firmen von Nutzen sein, wenn die Arbeitszeiten Software-technisch erfasst werden, da die Tätigkeiten ihr getrennt aufgezeichnet werden können. So kann der Workflow an „verlangsamten“ stellten durch die Zeiterfassung gezielt identifiziert und verbessert werden.

3. Machen Sie sich selbst mit Zeiterfassung zufrieden

Mal ehrlich – Lohnabrechnung anhand von Excellisten oder sogar handschriftlichen Stundenzetteln machen keinen Spaß und ist, wenn wir ehrlich sind auch ganz schön Fehleranfällig. Eine Integration der Arbeitszeiterfassung in ein System ist deshalb nicht nur „zeitlich“ effizient, sondern auch verlässlich und einfach. So werden Arbeitsbeginn, Ende, Pausen und Dienstreisen einfach erfasst, der Abrechnungsaufwand reduziert und Urlaubsansprüche geregelt. Die dadurch entstehende Transparenz schafft zudem einen Überblick über die veranschlagten Zeiten für einzelne Aufgaben. Unproduktive Aufgaben werden so sichtbar und können optimiert werden.

Zeiterfassung an- oder eingebunden ?

Die Qual der Wahl ist die Devise. Zeiterfassungssysteme gibt es viele. Von einfachen Eingabeoberflächen und Erfassungsterminals bis hin zu mobilen Lösungen. Für die An- oder Einbindung in eine ERP-Software wird die Auswahl schon etwas eingeschränkt. Entweder Sie nutzen die Arbeitszeiterfassung  über einer Schnittstelle oder Sie suchen sich eine ERP-Software, die eine Zeiterfassung bereits enthält. Letzteres hat den Vorteil, dass weder Verzögerungen noch Fehler bei der Datenübermittlung entstehen und die erfassen Zeiten jederzeit z.B. Projekten zugeordnet und so die Rechnungserstellung vereinfacht werden kann.

Von Vorteil sind ebenfalls die Cloud-ERP im Hinblick auf die mobile Zeiterfassung. Mitarbeiter im Außendienst haben so die Möglichkeit von überall ihre Arbeitszeiten erfassen. Für diesen Fall gibt es auch schon speziell „Zeiterfassungshardware“ die über Terminals mittels UMTS/GPRS an das System angebunden werden können.

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