Die Preispolitik beim Kauf eines ERP-Systems ist eine sehr undurchsichtige Angelegenheit. Allein das Wort „Kauf“ ist an dieser Stelle falsch, da es sich doch mehr um einen Kaufprozess handelt. Um Über- und Unterschätzungen zu vermeiden, wird hier veranschaulicht woraus sich die Kosten für ein ERP-System wie SAP Business One zusammensetzen. Die verschiedenen Faktoren, die den Preis einer ERP-Lösung letztendlich beeinflussen, sind allerdings so variabel, dass es unmöglich ist einen einzig „wahren“ Preis festzulegen.
Generell wird zwischen internen und externen Kostenfaktoren unterschieden, die für das Unternehmen beim Kauf eines ERP-Systems anfallen.
Interne Kostenfaktoren beim Kauf eines ERP-Systems
Damit sind die Kosten gemeint, die bei einer ERP-Einführung im Unternehmen selbst anfallen. Diese Kosten werden oft vergessen und sind auch schwer zu kalkulieren. Zum einen muss bei dem gesamten ERP-Projekt ein Teil der Mitarbeiter neben (oder anstatt) ihres Tagesgeschäfts die Projektleitung übernehmen. Zum anderen müssen die zukünftigen Anwender in dem System geschult werden. Das senkt natürlich die Produktivität im Unternehmen selbst. Das sind die Kosten, die schwer vorauszusehen und auch nicht in den Preisen der ERP-Anbieter erfasst sind.
Externe Kostenfaktoren beim Kauf eines ERP-Systems
Die externen Faktoren beziehen sich auf die ERP-Anbieter. Wichtige Kostenpunkte sind hier beispielsweise der etwaige Kauf von Hardware, User-Lizenzen, Datenmigration und die System-Anpassung. Oft kommt es vor, dass in dieser Preisrechnung Wartung- und Support noch nicht vom Anbieter mit einberechnet sind. Allerdings sind die besonders wichtig, da dadurch die Folgekosten des ERP-Projekts für die nächsten Jahre geschätzt werden können. Hier eine Übersicht über die drei externen Hauptkosten:
1. Userzahl
Die Kosten für einen User fallen pro Anwender der Software an. Der Preis pro User varriert je nach ERP-System. Oft beeinflussen die Größe und Bekanntheit des Systems den Preis. So kann der User-Preis für eine kleine Branchen Lösung sehr viel geringer ausfallen, als eine Lizenz bei einem Software-Riesen. Auch werden die Lizenzkosten durch die Anzahl der von Unternehmen verwendeten Module beeinflusst.
2. Modul-Umfang
Viele Geschäftsprozesse können mit den einfachen Standard-Modulen der Software abgebildet werden. Allerdings sind für einige, komplexere Arbeitsschritte andere Module vonnöten, die zusätzliche Kosten auslösen. Bei kleineren Unternehmen reicht meist ein Funktionsumfang von ca. 30 Applikationen, bei größeren Firmen sind es oft mehrere Hundert.
3. Anpassungen
Fast immer ist es notwendig, dass man das gewählte ERP-System den Strukturen des Unternehmens angepasst. Zwar gibt es viele spezifische Add-Ons, aber dennoch müssen diese häufig individualisiert werden. Oft wird dieser Anpassungsbedarf erst im Verlauf der Einführung klar. Deshalb sind die Kosten nur schwer einzuschätzen.
Aufgrund dessen ist es manchmal ratsam, die ohnehin nicht optimalen Prozesse zurückzulassen und sich einfach dem System anzupassen. Für viele Arbeitsschritte haben die Anbieter häufig gute, in der Praxis bewährte Vorschläge. Natürlich bedeutet das anfangs auch Umgewöhnung und den entsprechenden Zeitaufwand. Aber neue Prozesse bewirken dennoch meist das effiziente Arbeiten, dass sich das Unternehmen von der Einführung eines ERP-Systems erhofft. Das ist am Ende auch kostentechnisch günstiger, als die – häufig preislich intensiven Anpassungen.
Aus diesen drei Hauptkosten-Faktoren ergeben sich folgende empfehlenswerte Schritte für die Unternehmen:
- Kalkulieren Sie durch eine genaue Analyse die Useranzahl.
- Eine Projektplanung, inklusive Lastenheft grenzen den Funktionsumfang im ERP-System auf das Wichtigste ein.
- Nennen Sie von Anfang an den vom Unternehmen angestrebten Kostenrahmen. Dadurch kann gleich zu Beginn die Möglichkeiten kalkuliert und kostentechnische Ausreißer erkannt und abgewogen werden.
Drei Tipps, wie Sie die internen Kosten besser einschätzen können:
1. Beziehen Sie Referenzen in Ihre Auswahl mit ein
Die Erfahrungen anderer Unternehmen derselben oder ähnlichen Branche, können sehr nützlich für Sie beim Kauf eines ERP-Systems sein. So können Sie sich zum einen erste Ideen zur Anbieter-Auswahl einholen und zum anderen abschätzen, wie lange so ein ERP-Projekt gehen kann. Außerdem haben diese Unternehmen vielleicht noch Tipps, wie Sie ein Projektteam zusammenstellen oder wie lang die Eingewöhnungsphase der Anwender andauert.
2. Holen Sie sich einen Rat beim Anbieter
Wenn Sie schon einen ERP-Anbieter in die engere Auswahl gezogen haben, fragen Sie was er für Einschätzungen zur Einführung und Mitarbeiter-Schulungen hat. Auch hier können Sie sich die Meinungen seiner Referenzen einholen.
3. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein
Durch das Auswahlverfahren und die ERP-Einführung sind Sie, wenn das ERP-System den Anwendern vorgestellt wird, längst mit dessen Abläufen bekannt. Unterschätzen Sie deshalb nicht die Zeit, die es braucht sich im System neu zurechtzufinden. Ab besten Sie ziehen schon während des Projekts teilweise Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen dazu.
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