Auch wenn Stempeluhren langsam out sind: Arbeitszeiterfassung ist in vielen Unternehmen immer noch populär. Was die Zeiterfassung überhaupt bringt, wo sie gemacht werden muss und wie das am besten geht:
Warum Arbeitszeiterfassung in Unternehmen notwendig ist
In vielen Branchen wird die Arbeitszeiterfassung immer komplexer. Statt einer Stundenliste zum Eintragen oder Stempelkarten geht es auch häufig darum, externen Stellen wie z.B. dem Kunden oder der Finanzbehörde Arbeitszeiten nachzuweisen.
Auch im Controlling spielt die Arbeitszeiterfassung eine große Rolle – besonders bei Unternehmen, die in Projekten arbeiten. Um effizient kalkulieren zu können, müssen z.B. die nach außen fakturierten Stundenlöhne mit den internen Verrechnungssätzen abgeglichen werden. Die sich daraus ergebende Differenz sind die zu verrechnenden Arbeitsstunden.
Zudem ist die Zeiterfassung auch für die Mitarbeiter ein wichtiges Tool, um die Effizienz ihrer Arbeitszeit zu überprüfen. Denn letzten Endes hinterlässt es auch auf deren Seite ein besseres Gefühl, wenn die Arbeitszeit gut genutzt werden kann. Aufgaben, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen, können durch eine strukturierte Arbeitszeiterfassung „entlarvt“ und in der Personaleinsatzplanung anschließen optimiert werden. Auch bieten diese Daten eine wichtige Grundlage für die Urlaubsplanung, Kalkulation von Stellen und Leistungsvergleiche.
Auch der gesetzlichen Dokumentationspflicht kann durch eine gute Arbeitszeiterfassung einfach nachgegangen werden. So muss z.B. bei 450-Euro-Gehältern ein Nachweis erbracht werden, dass die gesetzlich vorgesehene Arbeitszeit (Mindestlohngesetz; 50,9 Stunden pro Monat bei 8,84 Euro pro Stunde) eingehalten wird. Als Arbeitgeber wird die Prüfbarkeit um einiges leichter, wenn es ein klar strukturiertes Zeiterfassung-System gibt, dass die Mitarbeiter jeder Anstellung selbst pflegen können. Hier ist Genauigkeit zu empfehlen, da ansonsten ein Bußgeld bis zu 30.000 Euro droht ( § 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3 MiLoG).
Pro und Contra
Pro
Ein klarer Vorteil der Arbeitszeiterfassung ist es, Aufträge bis zuletzt genau abrechnen zu können. Gerade in Dienstleistungsunternehmen oder in Unternehmen, die in Projekten arbeiten, gehen da schnell ein paar zusätzliche Stunden verloren, wenn diese nicht genau dokumentiert werden. Für das Unternehmen und für dessen Mitarbeiter ist es deshalb wichtig, dass ihre Arbeit auch korrekt dokumentiert wird, dass diese richtig in Rechnung gestellt werden kann. Eine Sicherheit, die vor allem für die Mitarbeiter durchaus relevant werden kann, da niemand umsonst Mehrarbeit leisten möchte (Überstundenkonten). Aber auch für Selbstständige ist die Arbeitszeiterfassung ein gutes Mittel, ihre Zeit richtig einzuteilen und abzurechnen. Zudem ermöglicht die Arbeitszeitplanung eine genaue Planung und Kalkulation von Aufträgen und Ressourcen.
Contra
Schwierig wird es mit der Arbeitszeiterfassung in Unternehmensbereichen, wo eigentlich nicht unbedingt eine notwendig wäre. Die Vollzeitaufschreibung, wie sie in manchen Unternehmen praktiziert wird, kann schon mal ungute Folgen für das Betriebsklima haben, da die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihnen misstraut wird. Außerdem entwickelt sich aus einer solchen Stimmung oft ein Kontrolldenken. Es wird nach links und rechts geschaut, ob sich auch jeder an die „Arbeitszeit“ hält, wodurch eine gewisse Rivalität entsteht. Für das Unternehmen bedeutet eine genaue Zeiterfassung auch, dass Überstunden nicht mehr „unter den Tisch fallen“. Dadurch können höhere Personalkosten entstehen.
Info am Rande:
Hat das Unternehmen einen Betriebsrat, darf dieser bei der Einführung von einem System zur Arbeitszeiterfassung mitbestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Allerdings darf der Betriebsrat nicht entscheiden, welches System genutzt wird. Dafür aber, wie das System genau eingesetzt wird.
Welche Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung werden heute eingesetzt
Elektronische Erfassung
Gerade in Produktionsunternehmen wird die Arbeitszeit mittlerweile in „Hardware-Terminals“ erfasst. Ähnlich wie bei der Stechuhr erfasst der Mitarbeiter sein Kommen und Gehen. Statt einer Karte jedoch mit einem Chip oder einer Magnetkarte. Manchmal werden sogar schon Kennwörter oder der Fingerabdruck genutzt. Damit wird die Zeiterfassung „fälschungssicher“. Auch an weiteren biometrischen Methoden, wie der Gesichtserkennung wird jüngst immer weiter gebastelt
Erfassung durch Software
In der Arbeitszeiterfassung wird auch noch viel mit Excel gearbeitet. Allerdings gilt eine Excel Tabelle nicht als fälschungssicher und wird daher nicht als Nachweisdokument für Arbeitszeit anerkannt. Hierfür gibt es allerdings eine einfache Lösung: Einfach als PDF speichern.
Professioneller ist es heute eine Spezialsoftware für die Arbeitszeiterfassung zu verwenden, die häufig über Online-Anbieter läuft. In diesen Online-Zeiterfassungen gibt es häufig auch verschiedene Projekt- und Abrechnungsfunktionen, die auf die Betriebe angepasst werden können. Außerdem können online Zeiterfassungen auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Dienstleister profitieren hiervon, da die Arbeitszeit auch außerhalb des Unternehmens dokumentiert werden kann.
Die Arbeitszeiterfassung mittels Software basiert eigentlich immer auf Vertrauen, da die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst erfassen.
Ein Unternehmen kann sich außerdem entscheiden, ob es ein Standard-System zur Zeiterfassung nutzen möchte oder lieber auch eine individualisierte Branchenlösung setzen will. In Standardsystemen wie SAP Business One ist häufig bereits eine Zeiterfassung integriert, was spannende Möglichkeiten bietet, die Arbeitszeiten mit den anderen Unternehmensdaten abzugleichen und auszuwerten. Gerade für Unternehmen, die viel in Projekten arbeiten, ist eine solche Software für das Controlling hilfreich, da alle Daten stets zur Hand sind und schnell abgeglichen werden können. Es gibt aber auch viele Systeme, die extern integriert werden können und sich auf Branchen wie Handwerksbetriebe, Handel, Pflegeberufe etc. spezialisiert haben.
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