Die Frage ist eigentlich nicht ob, sondern wann man sich auf die ERP Suche. Steht ein Unternehmen noch am Anfang seiner Firmengeschichte, mögen Aufträge, Kundendaten und Bestandslisten noch mit Excel und co. zu bewältigen sein. Jedoch werden die Daten dieser Art nicht weniger. Ebenso wächst die Anzahl der Personen. Aus einzelnen Arbeitsplätzen werden Abteilungen. Die Ansprüche an das Firmen-Management wachsen. Die Entscheidungen werden größer, risikoreicher. Dazu muss die Buchhaltung stets verlässliche Zahlen liefern. Kurz und gut: die Arbeit wächst.
Wenn Daten ihr Eigenleben führen
Das Problem ist, selbst wenn die einzelnen Abteilungen mit guten Software-Lösungen ausgestattet sind und in ihrer eigenen Verwaltung funktionieren, fehlt doch die Korrespondenz unter ihnen. Diese ist zwar vorhanden, aber nicht einheitlich. Oft läuft die Kommunikation der Systeme über Schnittstellen. Das Daten bei der Übertragung verloren gehen ist die eine Gefahr. Häufiger werden jedoch durch doppeltes Bearbeiten, redundante Daten geschaffen. Ebenso werden Daten im einem System bearbeitet. Dies wird aber nicht in das andere System übertragen. Plötzlich liefern verschiedene Datensätze, die eigentlich die gleiche Information enthalten sollten, unterschiedliche Ergebnisse. Für das Unternehmen entsteht dadurch ein hoher Zeit- und Kostenaufwand, um die Daten auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Dieser Aufwand wächst mit der Größe des Unternehmens. Für die Richtigkeit der Daten kann nie 100% garantiert werden.
Die Skepsis überwinden
Viele Unternehmen zögern dennoch die ERP Suche hinaus. Die Skepsis vor dem neuen System und die Furcht das System-Konstrukt, mit dem das Unternehmen gewachsen ist, zu verlassen ist groß. Allerdings geht es bei ERP-Software nicht nur um einen Ersatz, es geht um Verbesserung. Durch eine geeignete Lösung können Daten und Prozesse integriert und Arbeitsabläufe beschleunigt werden. Die IT-Infrastruktur wird standardisiert und durch ein verlässliches Datenmanagement, wird die Grundlage für ein gesundes Unternehmens-Wachstum geschaffen. Das ist nur ein kurzer Einblick in die Vorteile eines ERP-Systems.
Viele Standard-Lösungen wie z.B. SAP Business One, bilden alle Funktionen in einem System ab. Jedoch können sie (branchen)spezifisch angepasst und erweitert werden. Ein breites Sortiment an Add-Ons steht hier bereits zur Verfügung. Dennoch bleibt die ERP-Lösung updatefähig. Man sieht, die Entscheidung für ein System, muss keineswegs bedeuten sich auf dieses festzulegen.
Wann ist der richtige Einstieg in die ERP Suche
Der Gedanke ob es bei all dem nicht klüger ist, von Anfang an eine ERP-Lösung zu nutzen ist mit Vorsicht zu bedenken. Denn besonders bei Start-Up Unternehmen kristallisieren sich erst nach einer gewissen Zeit die Prozesse heraus, die durch ein ERP-System zu optimieren sind. Ein zu schnelles Urteil, was das passende ERP-System alles haben sollte, kann das Unternehmen viel Zeit und Geld kosten. Besser ist es in der Regel – auch bei der Implementierung – auf kleinerem Niveau zu beginnen und die Lösung mit der Zeit zu erweitern. Systeme wie SAP Business One können dabei stets um weitere Nutzer-Lizenzen und Funktionen ergänzt werden.
Damit ist die Frage ob und wann ein ERP-System für ein Unternehmen sinnvoll ist (beinahe) geklärt. Denn eine ERP-Software gehört in diesen Tagen zur (beinahe) Grundausstattung eines jeden Unternehmens. Für Start-Ups kommt es auf den richtigen Moment an und für ältere Unternehmen ist es nicht zu spät. In beiden Fällen wird die Suche nach der richtigen Lösung kein einfacher Schritt.
Die Suche nach dem Richtigen Teil 3: Die ERP-Auswahl
Die Suche nach dem Richtigen. Teil 2: Fehler bei der ERP-Auswahl