Fehler bei der ERP-Auswahl unterlaufen meist aus Unwissenheit. Darum sollte ein ERP-Auswahlverfahren auch auf den Wissensstand des Unternehmens abgestimmt sein. Dementsprechend muss das Unternehmen auf die Auswahl vorbereitet werden bzw. das ERP-Auswahlverfahren auf das Unternehmen.
Ist das Unternehmen ERP-reif?
Dazu müssen zunächst der „ERP-Reifegrad“ des Unternehmens ermittelt und die Zielsetzung des ERP-Projekts bestimmt werden. Diese kann beispielsweise problemorientiert oder Wachstums-basiert sein. Dabei wird festgehalten, welches Prozessverständnis bei dem Unternehmen vorhanden ist. Ebenso müssen natürlich die laufenden oder geplanten IT-Projekte, sowie die bestehende IT-Struktur im Unternehmen mit einbezogen werden.
Um die ERP-Reife ermitteln zu können, muss das Unternehmen genau unter die Lupe genommen werden. Dabei helfen folgende Fragen im ERP-Auswahlverfahren:
- Wird bei der (wenn vorhandenen) Prozessdokumentation den Abläufen zumindest in etwa entsprochen?
- Wird bereits mit einer gewissen Prozessorientierung gearbeitet, also abteilungsübergreifend und mit einer Wertschöpfung für den Kunden?
- Ist man sich der Bedeutung des Stammdatenmanagements bewusst bzw. besteht ein Prozess, der dieses regelt?
- Gibt es Wartungs- sowie Supportmanagement im Anbieterbereich und unternehmensintern?
- Wird/wurde bereits ein ERP-System eingesetzt oder mit Tabellenkalkulationen gearbeitet?
- Gibt es qualifizierte Mitarbeiter für ERP-Systeme?
- Gibt es eine IT-Struktur? Wenn ja, ist diese in die Unternehmensstrategie oder/und das Geschäftsmodell eingebunden?
Jedes Mal, wenn die Antwort auf eine dieser Frage „nein“ lautet, verändert sich das ERP-Auswahlverfahren. Denn auch noch so gut präsentierte Angebote an ERP-Systemen können nicht konkret für das Unternehmen ausgewählt werden, wenn die Auswählenden nicht die nötige Erfahrung mitbringen.
Die richtigen Anforderungen im ERP-Auswahlverfahren
Gerade wenn ein Unternehmen zum erste Mal ein ERP-System auswählt, lassen sich schlecht Kriterien definieren nach denen ERP-Anbieter ausgewählt werden können. Da noch keine bestimmten Datenstrukturen oder Prozesse vorhanden, sind können viele ERP-Systeme im Unternehmen eingesetzt werden. Neben den grundsätzlichen Kriterien an das ERP-System, muss es also weitere Anforderungen geben, nach denen ein Anbieter gewählt werden kann. Diese sind beispielsweise Auszeichnungen, Anwenderberichte in gleichen Brachen oder Auftritt des Anbieters in der Fachöffentlichkeit.
Drei wichtige Schritte im ERP-Auswahlverfahren
Bei dem eigentlichen Auswahlverfahren ist der erste Schritt die Analyse der wichtigsten wertschöpfenden Geschäftsprozesse des Unternehmens. In Abhängigkeit von Unternehmensgröße, sowie der ERP-Reife können diese in einem Workshop ermittelt und dokumentiert werden.
Der zweite Schritt des Auswahlverfahrens besteht aus der Return of Investment- Analyse (ROI), die den betriebswirtschaftlichen Nutzen des ERP-Systems aufzeigen soll. Diese kann auch zu anderen Zeitpunkten durchgeführt werden. Die Analyse der Ist-Prozesse wäre ein möglicher Zeitpunkt, um das Anbieterverfahren auch nach der wirtschaftlichen Bedeutung bewerten zu können.
Dadurch kann -als dritter Schritt– letztendlich die Zieldefinition für das ERP-Projekt bestimmt und angepasst werden. So kann eine Entscheidungsbasis gebildet werden, auf die das Unternehmen während der Auswahl zurückgreifen kann. Außerdem werden dadurch „Moving Targets“, sich verändernde Ziele, im Laufe des Projekts verhindert. Denn diese führen zu einem verzögerten Projektverlauf und damit zu nicht einkalkulierten Kosten.
Schritt vier beschäftigt sich mit der Definition der Auswahl-bestimmenden Kriterien. Dabei geht es um die Anforderungen, die die einzelnen ERP-Systeme für das entsprechende Unternehmen zu bewerten. Dazu müssen nicht gänzlich alle Anforderungen ermittelt werden, sondern nur diese die weniger geeignete von den geeigneten ERP-Lösungen unterscheiden.
Das wesentliche Ziel im ERP-Auswahlverfahren ist es, das richtige, also zum Unternehmen passende System passende zu finden. Auch den passenden Anbieter zu wählen ist ein Zielbestandteil. Dabei sollte immer beachtet werden, dass System Anbieter, deren Angebot auf großen Namen wie SAP basieren, sich im Branchenbereich erheblich unterscheiden.
Wir wünschen ihnen viel Erfolg!
Die Suche nach dem Richtigen Teil 3: Die ERP-Auswahl
Die Suche nach dem Richtigen. Teil 2: Fehler bei der ERP-Auswahl