Erfolgreich durchs ERP-Projekt: Datenimport

Es ist soweit: Ihr ERP-System befindet sich quasi in den Startlöchern. Um mit der neuen Lösung aber letztendlich arbeiten zu können, müssen Sie die Daten aus dem Vorgängersystem übernehmen. Der Datenimport – der letzte Schritt einer erfolgreichen ERP Einführung in drei Schritten:

Step 1 – Das richtige Format für den Datenimport

Versino Financial Suite für SAP Business One Finanzwesen

Für den Datenimport gibt es verschiedene gängige Formate wie z.B. xml, txt und csv. Außerdem werden Formate aus Microsoft Office Programmen wie Microsoft EXCEL oder Microsoft ACCESS häufig verwendet. Öfter kommt auch das ASCII-Format vor, dass für den Import bzw. Export mit DATEV-Programmen notwendig ist.

Step 2 – Datenbereinigung für den Datenimport

Der Aufwand einer Datenbereinigung wird häufig unterschätzt ist vor dem Datenimport aber unbedingt notwendig! Sobald sich eine Dublette oder ein fehlerhafter sowie unvollständiger Datensatz im neuen ERP befindet, können diese dort zu Störungen führen und die Effizienz des Systems mindern.

Step 3 – Daten anpassen für den Datenimport

Häufig lassen sich nur Stammdaten, also z.B. Kundendaten und Artikelinformationen in das ERP einlesen. Bewegungsdaten wie Belege können oft nicht übernommen werden, da es oft zu Systemstörungen führen kann. Außerdem müssen bei der Datenübertragung, die Felder der Importtabelle mit denen der Software einheitlich sein. Auch sollten Datenformate passen (Step 1) und keine Sonderzeichen verwendet werden, denn all das kann zu Störungen im neuen System führen.

Es kann auch abseits von einer ERP Einführung zu einer Änderung von mehreren tausend Daten im ERP System kommen. In diesem Fall ist ein automatisierter Datenimport oder mehr Datenabgleich genauso von Nutzen wie beim ursprünglichen Einlesen. Hier werden im ERP die Felder, die nicht mit der Importliste übereinstimmen angeglichen.

Vorsicht beim Datenimport

Ob Sie jetzt Ihre Daten in ein neues ERP einlesen oder einen großen Datensatz ändern möchten: Vorsicht und Sorgfalt beim Import von wichtigen Daten ist stets geboten! Dringend ist angeraten mit separatem Testsystemen zu fahren, um dort zunächst das Ergebnis der Importe zu begutachten. Wenden Sie sich dabei im Zweifel zunächst am besten an ihren jeweiligen Anbieter.