Abwesenheitsbericht bezeichnet einen Standardbericht im Modul Personalwesen von ERP-Systemen, der eine strukturierte Übersicht über sämtliche Mitarbeiterfehlzeiten wie Krankheitstage, Urlaubstage oder sonstige Abwesenheiten auf Basis definierter Auswahlkriterien liefert und primär der operativen Personalplanung sowie der Dokumentation dient.
Kontext und Einsatzbereich
Der Abwesenheitsbericht findet hauptsächlich in Personalabteilungen mittelständischer Unternehmen Anwendung. Personalverantwortliche nutzen diese Funktion, um einen schnellen Überblick über die Fehlzeitensituation zu erhalten. Außerdem greifen Führungskräfte auf den Bericht zurück, wenn sie die Verfügbarkeit ihrer Teammitglieder für anstehende Projekte prüfen müssen.
In SAP Business One können Anwender verschiedene Auswahlkriterien definieren, beispielsweise einen bestimmten Zeitraum, einzelne Abteilungen oder spezifische Abwesenheitsgründe. Das System generiert daraufhin eine übersichtliche Darstellung, die entweder am Bildschirm betrachtet oder zur Dokumentation ausgedruckt werden kann. Darüber hinaus unterstützt der Bericht die Einhaltung gesetzlicher Dokumentationspflichten bei Betriebsprüfungen oder Audits.
Abgrenzung zu verwandten Begriffen
Obwohl der Abwesenheitsbericht eng mit der Abwesenheitsverwaltung zusammenhängt, erfüllt er eine andere Funktion. Während die Abwesenheitsverwaltung die Erfassung und Pflege der Fehlzeitendaten bezeichnet, stellt der Abwesenheitsbericht das Auswertungsinstrument dar.
Ferner unterscheidet sich der Abwesenheitsbericht vom Arbeitszeitblatt. Das Arbeitszeitblatt dokumentiert sowohl die geleisteten Arbeitsstunden als auch die Fehlzeiten auf individueller Mitarbeiterebene, während der Abwesenheitsbericht eine aggregierte Übersicht über mehrere Mitarbeiter hinweg bietet.
Praktische Anwendung und Beispiele
Personalverantwortliche nutzen den Abwesenheitsbericht beispielsweise am Monatsende, um die Fehlzeitenquote zu ermitteln. Dabei wählen sie den entsprechenden Zeitraum aus und lassen sich alle Abwesenheiten anzeigen. Das System zeigt übersichtlich, welche Mitarbeiter wie viele Tage abwesend waren und aus welchen Gründen.
In der Kapazitätsplanung prüft ein Projektleiter anhand des Berichts, welche Teammitglieder in den kommenden Wochen Urlaub geplant haben. Diese Information ermöglicht realistische Meilensteine und optimale Ressourcenverteilung. Außerdem verwenden Controlling-Abteilungen den Bericht zur Trendanalyse – wenn Krankheitstage in einer Abteilung kontinuierlich ansteigen, kann dies auf Probleme mit der Arbeitsbelastung hinweisen.
Human Ressource Management in der Projektplanung
Generative KI im ERP: Wie LLMs die Rolle von ERP-Systemen verändern
KI-ERP-Transformation Grundlagen und KI-Governance
KI im Unternehmen: 4 Mythen über die DSGVO
Fachbuch: Business User Guide 2
