Die EN 16931, veröffentlicht im Jahr 2017, ist eine europäische Norm, die den elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb der EU standardisiert. Ziel ist es, eine einheitliche Basis zu schaffen, die grenzüberschreitenden Handel erleichtert und gleichzeitig die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen vorantreibt. Besonders öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, sich an diese Vorgaben zu halten – eine Anforderung, die weitreichende Auswirkungen auf die Wirtschaft hat.
2. Hauptbestandteile der Norm
Semantisches Datenmodell:
Die EN 16931 definiert klar, welche Daten in einer E-Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören u. a. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Betrag und Mehrwertsteuersätze. Dies sorgt für Konsistenz und erleichtert die Automatisierung.
Technische Spezifikationen:
Für die Datenübermittlung gibt es standardisierte Formate, meist XML-basiert. Diese stellen sicher, dass Rechnungen unabhängig von den verwendeten Systemen verarbeitet werden können.
Syntaktische Bindungen:
Damit das semantische Modell in verschiedenen elektronischen Formaten wie UBL oder UN/CEFACT genutzt werden kann, beschreibt die Norm entsprechende Umsetzungsregeln.
3. Verpflichtungen und Anforderungen
Wer ist betroffen?
Die Norm gilt verpflichtend für öffentliche Auftraggeber, hat jedoch aufgrund des hohen Interaktionsbedarfs zwischen Unternehmen (B2B) eine breite Relevanz für die gesamte Wirtschaft.
Kriterien zur Einhaltung:
- Verwendung strukturierter, elektronischer Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
- Alle relevanten Pflichtangaben müssen korrekt strukturiert enthalten sein.
- Einhaltung technischer Standards zur Interoperabilität.
4. Nutzen der Norm
Interoperabilität:
Durch einheitliche Standards wird die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen IT-Systemen erleichtert – unabhängig von Ländern oder Softwareanbietern.
Effizienz:
Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler. Zudem wird der Verwaltungsaufwand erheblich gesenkt.
Förderung der Digitalisierung:
Die Einführung der Norm ist ein Schritt in Richtung digitaler Transformation und Transparenz in Finanzprozessen.
5. Kritische Überlegungen zur Umsetzung
Trotz der Vorteile gibt es Herausforderungen:
- Komplexität bei der Umstellung: Unternehmen müssen bestehende Systeme oft umfangreich anpassen.
- Unterschiedliche nationale Formate: Während XRechnung für den deutschen Markt optimiert ist, bieten Formate wie ZUGFeRD zusätzliche Optionen für hybride Lösungen. Dies kann zu Verwirrung führen.
- Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen mit neuen Prozessen und Systemen vertraut gemacht werden.
6. Praktische Beispiele und Handlungsempfehlungen
Erfolgreiche Anwendungen:
Unternehmen, die auf Standards wie EN 16931 setzen, berichten von schnelleren Abrechnungsprozessen und weniger Fehlern in der Buchhaltung.
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