GoBD-konforme Archivierung

E-Rechnung in Deutschland: So setzen Sie die Pflicht mit SAP Business One um

Die GoBD-konforme Archivierung bezeichnet die Ablage und Sicherung steuerrelevanter Belege und Dokumente nach den fünf Grundsätzen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit und Unveränderbarkeit. Diese Grundsätze sichern die Beweiskraft der Unterlagen gegenüber dem Finanzamt und setzen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im digitalen Umfeld um.

Kontext

Im SAP-Business-One- und KMU-Umfeld betrifft die GoBD-konforme Archivierung alle Dokumente, die in die Buchhaltung einfließen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belege der Anlagenbuchhaltung sowie die begleitende Korrespondenz. Daher müssen Unternehmen jeden Beleg so ablegen, dass er lückenlos auffindbar, inhaltlich unverändert und jederzeit prüfbar bleibt. Darüber hinaus gelten die Grundsätze auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner in abgeschwächter Form, denn auch dort dürfen Belege nicht nur gesammelt, sondern müssen strukturiert und zeitnah gesichert werden. Geschäftsführer tragen die Verantwortung dafür, dass die eingesetzten Systeme diese Anforderungen technisch und organisatorisch tatsächlich durchsetzen.

Abgrenzung

GoBD-konforme Archivierung beschränkt sich nicht auf das reine Speichern von Dateien auf einem Laufwerk. Im Gegensatz zu einer einfachen Belegablage verlangt sie nachweisbare Unveränderbarkeit und eine zeitgerechte Erfassung. Sie ist außerdem nicht mit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gleichzusetzen: Die Aufbewahrungsfrist regelt, wie lange Unterlagen vorliegen müssen, während die GoBD regeln, in welcher Qualität dies zu geschehen hat.

SAP B1 Blog