Ein Shared Folder (gemeinsamer Ordner) ist ein zentral definierter Verzeichnispfad in SAP Business One, der es mehreren Benutzern oder Systemkomponenten ermöglicht, auf Dateien gemeinsam zuzugreifen, diese zu speichern oder zu exportieren.
In SAP Business One dienen Shared Folders dazu, Dateianhänge, Exportdateien und Systemdateien zentral zu verwalten. Diese gemeinsam genutzten Verzeichnisse sorgen für Konsistenz, Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit – sowohl im täglichen Arbeiten als auch bei systemtechnischen Abläufen.
Einsatzbereich:
Shared Folders werden in verschiedenen Bereichen von SAP Business One verwendet:
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Dateianhänge:
- Standardmäßig werden Anhänge in einem lokalen Windows-Verzeichnis abgelegt.
- Der Pfad wird unter Administration → Systeminitialisierung → Allgemeine Einstellungen → Registerkarte Pfad konfiguriert.
- Alternativ können Netzlaufwerke als gemeinsamer Speicherort genutzt werden, sodass mehrere Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Dateien erhalten.
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Service Layer (Linux-Umgebung):
- Zur Einbindung von Anhängen im SAP Service Layer muss ein Windows-Ordner auf einem Linux-Server eingebunden (gemountet) werden.
- Dazu ist eine Konfiguration in der Datei /etc/fstab sowie eine Anmeldedatei mit Zugangsdaten erforderlich.
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System Landscape Directory (SLD) Control Center:
- Für zentrale Deployment-Prozesse werden Shared Folders für das CD-Repository und das Protokollverzeichnis benötigt.
- Netzwerkpfad, Benutzername und Passwort müssen explizit hinterlegt werden.
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Dateiexport:
- Für jeden Exporttyp (z. B. Excel, Word) kann ein separater Ordnerpfad definiert werden.
- Diese Einstellungen erfolgen ebenfalls über die Registerkarte Pfad in den Allgemeinen Einstellungen.
- Bei Pfadänderungen sind auch Zusatzdateien wie z. B. AutoOpen.xls in den neuen Ordner zu übertragen.
- Optional ist der direkte Export in Cloudverzeichnisse wie Microsoft OneDrive möglich.
Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen:
Im Unterschied zu lokalen Pfaden bezieht sich ein Shared Folder auf ein netzwerkweit zugängliches Verzeichnis mit zentralem Zugriffspunkt. Es handelt sich also um eine technische Infrastrukturkomponente – kein betriebswirtschaftliches Dokumentenarchiv.
Beispiel:
Ein Unternehmen nutzt einen Netzlaufwerk-Ordner \\Server01\Anhänge, um Kundenauftragsdokumente systemweit zugänglich zu speichern. Der Pfad wird im System gepflegt, sodass alle Mitarbeiter automatisch ihre Dateianhänge dort ablegen. Gleichzeitig nutzt das Unternehmen denselben Ordner für automatisierte Exporte im Excel-Format.
Zusätzliche Hinweise zur Systemlogik:
- Pfade müssen für alle Benutzer verfügbar sein, insbesondere bei Terminalserver-Umgebungen.
- Bei Deployment-Operationen sind korrekte Zugriffsrechte (lesen/schreiben) essenziell.
- In Linux-Systemen ist das Einbinden von Windows-Ordnern technisch anspruchsvoll, aber notwendig für eine vollständige Integration.
Verwandte Begriffe im SAP-Kontext:
- System Landscape Directory (SLD)
- Service Layer
- Dateianhänge
- Dateiexport
- Netzlaufwerk / Mount Point
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