Egal wie gut man plant – irgendwas ist immer. Dieser Eindruck entsteht schnell. Eine gute Ressourcenplanung kann das auch nicht verhindern, Eventualitäten jedoch kalkulierbar machen. Eine Software kann helfen.
Was gehört zu den Ressourcen eines Unternehmens?
Um eine Ressourcenplanung richtig durchzuführen, braucht es vorwiegend eines: Ressourcen. Als Ressource wird jeder Faktor bezeichnet, was dazu beiträgt, einen Auftrag zu erfüllen. Dazu gehören Arbeitsplatz, Maschinen und Material. Wesentlicher für eine gute Kalkulation der Ressourcen sind aber Mitarbeiter und Arbeitszeiten. Auch Software kann zu den Ressourcen eines Unternehmens gezählt werden.
Was bedeutet Ressourcenplanung?
Die Ressourcenplanung soll die Frage beantworten, was benötigt wird, um einen Auftrag zu erfüllen. In der Regel gibt dieser den zeitlichen Rahmen vor. Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, benötigen eine langfristige Kalkulation, von der eine erfolgreiche Umsetzung abhängen kann.
Wie funktioniert Ressourcenplanung?
Die Funktion einer Ressourcenplanung hängt von ihrer Darstellungsweise ab. Je nach Bedarf können Ressourcen mit unterschiedlichen Tools kalkuliert werden, die verschiedene Darstellungen ermöglichen.
Abhängig von den Kennzahlen können diese beispielsweise grafisch oder in einer Tabelle dargestellt werden. Berücksichtigen muss ein Unternehmen bei der Ressourcenplanung ebenfalls Risiko-Faktoren wie Ausfälle von Maschinen oder Mitarbeiter. Auch Urlaubs- oder Arbeitszeiten, Feiertage und Überstunden sind relevant. In die Ressourcenplanung fallen ebenfalls die Definition der einzelnen Aufgabenfelder und die Verteilung der Aufgaben, abhängig von den Ressourcen. Je nach Größe und Aufwand des Auftrags ist eine solche Kalkulation sehr komplex.
Aus der Darstellung der Kennzahlen sollte man schnell und einfach die Information erhalten, wann und wo eine Ressource eingeplant wurde bzw. verfügbar ist. Eine Übersicht sollte demnach auch alle Aufträge übersichtlich darstellen und zeitliche Komponenten einbeziehen. So kann schnell entschieden werden, ob ein Unternehmen noch Kapazitäten hat weitere Aufträge anzunehmen oder zusätzliche Ressourcen für diese zu schaffen.
Eine Ressourcenplanung ist dabei immer nur zu einem bestimmten Punkt festgelegt. Gerade für Unternehmen, die in langfristigen Projekten arbeiten, braucht es eine gewisse Flexibilität im Hinblick auf Ressourcenplanung. Auch hier ist eine gute Übersicht vonnöten. Durch diese kann eine Optimierung erzielt werden, die die Bearbeitung von künftigen Aufträgen erleichtert.
Warum ist Ressourcenplanung wichtig?
Bei Vertragsverhandlungen oder Verkaufsgesprächen hört es sich oft so an, als wäre das Endprodukt für den Erfolg eines Auftrags verantwortlich. Jedoch ist der Weg zum Ziel viel ausschlaggebender für das Ergebnis. Dabei geht es nicht nur um die Erfüllung von Deadlines, sondern auch um die Qualität einer Leistung. Ressourcenplanung ist wesentlicher Bestandteil von einem guten Projektmanagement. Dabei ist die Kalkulation der Ressourcen die Basis dafür, dass Absprachen getroffen und Gefahrenzonen rechtzeitig erkannt werden können.
Wann braucht man Software zur Ressourcenplanung?
Um sich einen Überblick über die unterschiedlichen Faktoren zu verschaffen, gibt es viele Möglichkeiten, zur Visualisierung und Planung. Natürlich lassen sich solche Prozesse auch in einer Tabelle, wie z.B. Excel, darstellen.
Bis zu einem bestimmten Punkt können Ressourcen gut mit Excel kalkuliert werden. Wenn sich die Aufträge häufen und sich dadurch oder darüber hinaus Aufgaben verschieben, wird es jedoch schnell unübersichtlich. Eine Ressourcenplanung in diesem Stadium ist fehleranfällig und führt neben der erhöhten Belastung dazu, dass Deadlines nicht eingehalten werden können oder die Qualität der Leistung leidet, da nicht genügend Ressourcen vorhanden sind. Dies kann auch bei großer Excel-Kompetenz vorkommen, da das Programm nicht zu diesem Zweck entwickelt wurde und allein schon durch mangelnde Synchronisation Fehler verursachen kann, wenn viele Mitarbeiter beteiligt sind.
Eine Software für Ressourcenplanung oder mit einer Integration für diese ist speziell auf diesem Prozesse ausgelegt. Neben Transparenz über die Verfügbarkeit der einzelnen Ressourcen bildet ein solches System einen Zeitplan ab, der alle Deadlines im Kontext der Kapazitäten kalkuliert. Auch lassen sich Aufgaben einfach erstellen, abgleichen oder verschieben und den Ausführenden zuweisen. Im Falle von einem Mitarbeiter-Ausfall bleibt so nichts liegen, sondern kann verfügbaren Kräften zugewiesen werden. Dabei sieht man auch, welcher Mitarbeiter noch zeitliche Kapazitäten hat.
Was macht eine gute Software für Ressourcenplanung aus?
Softwarelösungen funktionieren nie für alle gleich. Ressourcenplanung braucht jedoch fast jedes Unternehmen. In vielen Fällen macht es darüber, hinaus Sinn eine Lösung zu wählen, die in die Systembasis integriert ist, da sich Ressourcenplanung und Projektmanagement z.B. bedingen.
Außerdem sind gute Systeme heute auf dem Stand eine gute grafische Darstellung zu ermöglichen, die eine schnelles Verständnis vereinfacht und verschiedene Komponenten zusammenführt, wie z.B. Projekte und Arbeitszeiten. Diverse Software beinhaltet darüber eine integrierte Zeiterfassung. Diese ermöglicht vorwiegend, Kapazitäten langfristig auszuwerten und eine Ressourcenverteilung sinnvoll einzusetzen.
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