SAP B1 Blog

1. Automatisierte Warnmeldungen für die One-Stop-Shop-Regelung

Die One-Stop-Shop (OSS)-Regelung betrifft Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU verkaufen. Die neue Automatisierungsfunktion löst zwei zentrale Probleme:

1. Fehlende Wechselkursdaten
   • Bisher mussten Buchhalter manuell sicherstellen, dass die tagesaktuellen Wechselkurse in SAP Business One hinterlegt sind.
   • Jetzt erkennt das System fehlende Daten und informiert die verantwortlichen Personen proaktiv.
   • Unternehmen, die viele Auslandstransaktionen verarbeiten, können so Fehlbuchungen vermeiden.
2. Erreichen der 10.000-Euro-Umsatzgrenze
   • Unternehmen, die innerhalb der EU verkaufen, unterliegen nach Erreichen dieser Grenze der OSS-Meldepflicht.
   • Die automatische Benachrichtigung stellt sicher, dass das Finanzteam direkt die richtigen steuerlichen Maßnahmen einleitet.
   • Dies reduziert Strafzahlungen und Steuerfehler, da Buchhalter oft erst nachträglich von der Überschreitung erfahren haben.

Optimierungspotenzial: Durch die Kombination dieser Warnmeldungen mit einem Workflow-Management-System kann das Finanzteam direkt in den Buchungsprozess eingreifen und Korrekturmaßnahmen einleiten.

2. Verbesserter elektronischer Dokumentenimport

Was wurde verbessert?

• SAP Business One kann nun XML-Dateien direkt aus PDFs extrahieren.
• Die Daten werden automatisch in das System übernommen, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
• Ein neues Mapping-Tool sorgt für eine präzise Zuordnung der Felder.

Welchen Nutzen hat das für Unternehmen?

Bessere Nachverfolgbarkeit: Die importierten Dokumente werden als Entwürfe gespeichert, sodass eine finale Prüfung erfolgen kann..

Zeitersparnis: Rechnungen müssen nicht mehr händisch ins System eingegeben werden.

Weniger Fehler: Durch die automatische Datenübernahme reduziert sich das Risiko von Tippfehlern.

3. Erweiterte Benutzerdefinierte Werte in der Web-Oberfläche

B3. Benutzerdefinierte Werte im Web-Client: Mehr Flexibilität für Vertrieb und Einkauf

SAP Business One bietet nun verbesserte benutzerdefinierte Werte (User-Defined Values, UDV). Diese Funktion erlaubt es, Werte automatisch basierend auf Regeln oder Formeln zu berechnen.

Zwei große Neuerungen:

1. Gefilterte Listen:
   • Dropdown-Menüs können auf bestimmte Werte beschränkt werden.
   • Anwendungsfall: Wenn ein Händler diese Woche nur blaue Produkte verkauft, können alle anderen Farben aus dem Auswahlmenü entfernt werden.
2. Formelbasierte Werte:
   • Felder können automatisch ausgefüllt werden, basierend auf arithmetischen oder logischen Bedingungen.
   • Beispiel: Beim Wechsel eines Kundencodes kann das System automatisch die offene Saldenhöhe des Kunden in das Bemerkungsfeld eintragen.

Optimierungspotenzial: Unternehmen können sich wiederholende manuelle Eingaben vermeiden und durch automatisierte Feldberechnungen die Geschwindigkeit der Angebotserstellung um bis zu 30 % erhöhen.

4. Neue Funktionen für Bestandsmanagement und Lagerverwaltung

SAP Business One verbessert die Lagerprozesse durch neue Apps und Erweiterungen:

• Bestandsumlagerungen: Erleichterte Verwaltung von Lagerbewegungen inklusive Unterstützung für Seriennummern und Chargen.
• Bestandszählung: Entwürfe, Genehmigungsprozesse und Entscheidungen können nun systemseitig unterstützt werden.
• Erweiterte Bestandsverfolgung: Unterstützung für alternative Artikel und neue Felder zur Verwaltung von Lagerartikeln.

Diese Verbesserungen helfen Unternehmen, Lagerbestände effizienter zu verwalten und Engpässe zu vermeiden.

5. Verbesserte Analysefunktionen und verknüpfte Listenansichten

Die Analysefunktionen in SAP Business One wurden erweitert, um eine bessere Datenvisualisierung zu ermöglichen:

• Detaillierte Datenanalyse direkt aus Diagrammen: Einzelne Datenpunkte lassen sich auswählen und in einer neuen Listenansicht detaillierter auswerten.
• Optimierte Verknüpfungen in Listenansichten:
  • Listenansichten verknüpfen: Beispielsweise lassen sich Verkaufsdaten für eine bestimmte Produktgruppe direkt in einer zusammenfassenden Übersicht vergleichen.
  • Detailansicht-Tabellenzeilen verknüpfen: Historische Rechnungen für bestimmte Artikel lassen sich direkt aus dem Kundenauftrag abrufen.

Diese Funktionen ermöglichen tiefere Einblicke und eine effizientere Steuerung der Geschäftsprozesse.

6. Finanzmanagement: Neue Apps und erweiterte Buchhaltungsfunktionen

SAP Business One 10.0 FP 2502 bringt zahlreiche Verbesserungen im Bereich Finanzbuchhaltung:

• Neue Apps für Buchhaltung:
  • „Kontenplan“ zur hierarchischen Organisation von Hauptbuchkonten.
  • „Vorerfasste Belege“ für eine bessere Übersicht über Buchungsvorgänge.
  • „Dauerbuchungsbelege“ zur einfacheren Verwaltung wiederkehrender Buchungen.
• Automatische Integration von Steuerkennzeichen in Rahmenverträge: Steuerliche Informationen können direkt in den Belegzeilen übernommen werden.
• Elektronische Steuererklärungen: Länder wie Italien, Tschechien, Spanien und die Niederlande können Steuererklärungen nun direkt über den Web-Client erstellen.

Diese neuen Funktionen reduzieren manuellen Aufwand und verbessern die Finanzübersicht.

7. Verbesserte Integration und Automatisierung in SAP Business One 10.0 FP 2502

• SAP Business One & Microsoft 365: Unterstützung für OneDrive- und SharePoint-Integration.
• Buchungsbelege aus Excel importieren: Einzelne Buchungsbelege lassen sich nun direkt aus einer Excel-Datei ins System übertragen.
• Web-Client API-Erweiterungen: Neue UI-Elemente und erweiterte Schnittstellen ermöglichen flexiblere Anpassungen.

Diese Integrationen helfen, Workflows zu automatisieren und Daten effizienter zu nutzen.

8. Weitere Optimierungen für Benutzerfreundlichkeit und Systemverwaltung

SAP Business One FP 2502 bringt eine Vielzahl kleinerer, aber wirkungsvoller Verbesserungen:

• Neue Schaltfläche für Seriennummernauswahl: Wechsel zwischen der Anzeige aller verfügbaren oder nur ausgewählter Seriennummern in Lieferungen.
• Flexible Bestellanforderungen: Bestellungen lassen sich jetzt in unterschiedlichen Währungen anzeigen.
• E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungsprozesse: Automatische E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungsprozesse können aktiviert werden.
• Erweiterte Einstellungen für Geschäftspartner: Validierung inaktiver Geschäftspartner bei der Belegerstellung.

Diese Verbesserungen erhöhen die Benutzerfreundlichkeit und optimieren den täglichen Betrieb.