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Zahlungsmoral verschlechtert sich

2023 nähert sich das Zahlungsverhalten deutscher Unternehmen dem Niveau vor der Pandemie, doch die Zahlungsmoral verschlechtert sich weiter. 79% der Unternehmen bieten Zahlungsziele an, doch sie fordern schneller ihr Geld, oft innerhalb von 30 Tagen. Die Zahl der Unternehmen, die auf verspätete Zahlungen warten, stieg auf 76%. Branchen wie Automobil und Transport sind am meisten betroffen.

Die Auswirkungen offener Posten auf die Liquidität

Pünktliche Zahlungen sind entscheidend für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens. Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht rechtzeitig begleichen, kann dies schwerwiegende Auswirkungen auf die Liquidität haben. Besonders mittelständische Unternehmen, die oft weniger finanzielle Puffer haben, sind davon betroffen. Zahlungsverzögerungen können kurzfristige Engpässe und langfristige finanzielle Schwierigkeiten verursachen. Im Folgenden werden die Auswirkungen offener Posten auf die Liquidität genauer betrachtet.

Kurzfristige Liquiditätsengpässe durch ausstehende Zahlung

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen, kann dies zu kurzfristigen Liquiditätsengpässen führen. In solchen Fällen fehlen die notwendigen Barmittel, um laufende Kosten und Verbindlichkeiten zu decken.

Gefährdung der Zahlungsfähigkeit

Bei anhaltenden oder gehäuften Zahlungsverzögerungen kann die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens gefährdet werden. Dies kann zu ernsthaften finanziellen Schwierigkeiten und im Extremfall zur Insolvenz führen.

Erhöhter Finanzierungsbedarf durch offene Posten

Um diese Engpässe auszugleichen, müssen Unternehmen möglicherweise auf kurzfristige Finanzierungsinstrumente wie Kontokorrentkredite zurückgreifen. Diese verursachen zusätzliche Kosten durch Zinsen.

Beeinträchtigung des Working Capitals

Zahlungsverzögerungen binden Kapital in offenen Forderungen, was das verfügbare Working Capital reduziert und die finanzielle Flexibilität Ihres Unternehmens einschränkt.

Domino-Effekt durch ausstehende Zahlung

Wenn Ihr Unternehmen selbst in Zahlungsverzug gerät, kann dies zu einer Kettenreaktion führen und Ihre Geschäftsbeziehungen belasten.

Erhöhter Verwaltungsaufwand

Die Notwendigkeit, säumige Zahler zu mahnen und Forderungen nachzuverfolgen, verursacht zusätzlichen Zeit- und Ressourcenaufwand.

Best Practices für das Management offener Posten

Regelmäßige Überwachung

Ein regelmäßiges Monitoring der offenen Posten hilft, potenzielle Zahlungsverzögerungen frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Einsatz geeigneter Software

Moderne Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Verwaltung offener Posten ausgerichtet ist, automatisiert viele Prozesse wie die Verbuchung von Zahlungseingängen und die Erstellung von Mahnungen. Dies spart Zeit und Aufwand.

Effektives Mahnwesen

Ein strukturiertes Mahnwesen, das mit freundlichen Zahlungserinnerungen beginnt, kann die Zahlungsmoral verbessern. Dabei sollten Unternehmen jedoch darauf achten, die Kundenbeziehungen nicht zu gefährden.

Zahlungsziele und Skonti

Klare Zahlungsziele und die Möglichkeit von Skonti für frühzeitige Zahlungen können den Zahlungseingang beschleunigen und die Liquidität verbessern.

Interne Kommunikation

Eine gute Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Vertrieb ist essenziell. Eine zentrale Plattform für alle Beteiligten hilft, Informationsasymmetrien zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Regelmäßige Saldenabstimmungen

Regelmäßige Abstimmungen der Kontensalden mit den Bankbewegungen helfen, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Fälligkeitsanalyse (Aging-Report)

Aging-Reports ermöglichen die Überwachung der Fälligkeitsstruktur offener Posten und helfen bei der Priorisierung von Mahnmaßnahmen sowie der Einschätzung des Liquiditätsbedarfs.

Digitalisierung zum Management von durch ausstehende Zahlung nutzen

Digitale Lösungen für die Belegverarbeitung und -verwaltung steigern die Effizienz und reduzieren manuelle Fehler.

Schulung der Mitarbeiter

Sicherstellen, dass die Mitarbeiter sowohl fachlich als auch technisch geschult sind, um mit modernen Buchhaltungssystemen effektiv umgehen zu können.

Liquiditätsplanung

Die Informationen aus der Verwaltung offener Posten sollten für eine präzise Liquiditätsplanung und Investitionssteuerung genutzt werden.

Offene Posten in SAP Business One

SAP Business One bietet eine effiziente Möglichkeit, offene Posten zu verwalten. Mit dem Bericht „Offene Posten“ können Unternehmen ihre offenen Posten nach verschiedenen Kriterien filtern und analysieren. Dieser Bericht kann in verschiedenen Formaten wie Excel, PDF oder CSV exportiert werden, um die Daten weiterzuverarbeiten oder zu archivieren.

Die Versino Financial Suite – Mehr Effizienz für offener Posten und Zahlungsmoral

Report „Offene Posten Kunden“

Der Report „Offene Posten Kunden“ der Versino Financial Suite optimiert und ergänzt die Standardfunktionen von SAP Business One. Er bietet eine stichtagsbezogene Übersicht aller relevanten Informationen wie Mahnstufe und Mahndatum sowie farblich markierte gesperrte Kunden. Darüber hinaus liefert der Report wertvolle Einblicke in durchschnittliche Zahlungsverzüge und vereinbarte Zahlungsziele. Diese zusätzlichen Informationen ermöglichen eine effektivere Gestaltung der Zahlungsprozesse.

Report Zahlungsmoral Kunden

Die „Financial Suite“ bietet einen weiteren Bericht, der die Zahlungsmoral von Kunden schnell und unkompliziert analysiert. Diese Funktion ermöglicht eine schnelle Analyse der Zahlungsmoral einzelner oder aller Kunden für ein oder mehrere Geschäftsjahre und bietet stets einen umfassenden Überblick.

Im Modul „Finanzwesen“ unter den Finanzberichten kann die Kategorie „Zahlungsmoral Berichte“ ausgewählt werden. Hier wird das gewünschte Geschäftsjahr eingegeben, beispielsweise vom 1. Januar bis 30. September. Es besteht die Möglichkeit, den Belegstatus – offen oder geschlossen – zu wählen, wobei geschlossene Belege besonders relevant für die Analyse sind.

Der Bericht zeigt Buchungsdatum, Fälligkeit, Rechnungsbetrag, Zahlungsbetrag und Abweichungen zwischen Fälligkeit und Zahlungsdatum. So kann eine Rechnung beispielsweise fünf Tage vor der Fälligkeit bezahlt worden sein, während andere 30 oder 51 Tage danach beglichen wurden.

Die Druckvorschau ermöglicht Drilldowns zu Journalbuchungen, Geschäftspartnern oder einzelnen Rechnungen. Berichte lassen sich als PDF speichern und intern oder extern teilen.

Entscheidend finanzielle Stabilität und Liquidität

Ein effektives Management offener Posten ist entscheidend für die finanzielle Stabilität und Liquidität eines Unternehmens. Mit den richtigen Strategien und Werkzeugen wie der Versino Financial Suite können mittelständische Unternehmen ihre offenen Posten effizient verwalten und so ihre finanzielle Flexibilität und Stabilität sichern.