Usability in ERP heute / Standard-System vs Eigenentwicklung

Das ERP System einem eine Menge Arbeit ab – wenn die Usability stimmt.

Es gibt Dinge, die muss man nicht erklären. Papier gehört dazu. Briefumschläge. Ordner. Stifte. Papierkörbe. Wir sind uns deren Symbolik im Büro-Alltag gänzlich bewusst. Wir nutzen sie, wie man diese Dinge eben benutzt. Diese Intuition machen sich die Gestalter von Benutzeroberflächen täglich zunutze. Man spricht dann von Usability – oder warum denken Sie, haben Sie das Bedürfnis ihren Papierkorb auf dem Desktop zu leeren? Eben.

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Bei Papierkörben ist diese Intuition noch leicht abrufbar. Auch noch bei Schreibprogrammen. Oder E-Mails. Werden die Prozesse hinter einer Anwendung aber komplexer, sitzt der Nutzer schon mal ratlos vor seinem Bildschirm. Und klickt am Ende frustriert auf das X. Denn das kennt er.

Versucht man sich nur “privat” in eine Software einzulernen – weil der Bruder der Frau gesagt hat, seit er seine Ausgaben in Excel erfasst, hat er wirklich, was sparen können – ist es nicht schlimm, wenn der Geduldsfaden reißt. Im beruflichen Alltag, der in den allermeisten Branchen zunehmen digitalisiert wird, ist es aber wichtig, sich in Sachen Software lernfähig zu zeigen. Zwar nimmt das System einem eine Menge Arbeit ab – es zu bedienen will aber trotzdem gelernt sein. Je nach Branche müssen die komplexen Prozesse in Betrieb trotzdem nachvollzogen werden können.

Usability in ERP-Systemen

Zwar lassen sich Nutzer durch diese Prozesse mittels der standardisierten Symbolik leiten, jedoch sind mit Pfeilen und Lupen bestimmte Abläufe ab einem gewissen Punkt nicht mehr automatisch nachvollziehbar. Dennoch ist es wichtig, dass diese Abläufe so nutzerfreundlich wie möglich abgebildet sind. Gerade bei komplexer ERP-Software, in der viele Prozesse fast identisch in einem System dargestellt werden, ist das eine besondere Herausforderung. Einerseits bietet sich zwar an, den User bei ähnlichen Prozessen auf ähnliche Weise durchs System zu führen, allerdings muss er genau dort abgefangen werden, wo Besonderheiten unterschiedliche Bedienung verlangen.

ERP Usability – Eigenentwicklung vs. Standardisiert

Bei Software, die gezielt für ein Unternehmen programmiert wird, ist die interne IT oder Keyuser soweit in die Entwicklung der Prozesse integriert, dass Schulungen auch intern abgewickelt werden können. Bei standardisierten Systemen wie SAP Business One allerdings sind die Prozesse bereits abgebildet und werden „nur“ auf das Unternehmen angepasst. Hier ist es ratsam, die Mitarbeiter von jemandem mit System-Erfahrung einarbeiten zu lassen. Besonders da standardisierte Software, wie SAP Business One davon profitiert, dass die Abläufe von vielen Unternehmen erprobt und effizient zum Optimum verbessert wurden. Dieses Optimum kann man aber nur ausschöpfen, wenn die Prozesse verstanden und entsprechend angewandt werden.

ERP Usability als wachsender Prozess

Gleichermaßen können künftig einfacher Schwachstellen in den einzelnen Abläufen erkannt und verbessert werden. Wer seine Prozesse kennt, weiß auch, wo diese fehleranfällig sind. Usability ist demnach mehr als nur das stupide Ablaufen eines Prozess-Pfades. Sind die Wege entsprechend klar dargestellt und ist einem als Nutzer auch das Ziel klar, kann man diese Abläufe stetig effizient ausbauen.

Hier mehr zur Usability in Standardsystemen.